Så här ser du vem som har tittat på ditt Google-dokument

Google Dokument är ett utmärkt verktyg för samarbete eftersom det tillåter flera personer att redigera och arbeta på ett enda dokument samtidigt utan att tappa reda på ändringar som gjorts av olika teammedlemmar. När allt kommer omkring kan det vara bra att veta vem som har tittat på vilket dokument och när om du eller din organisation använder Google Dokument. Från att se till att alla läser ett utkast, tittar på villkoren, din senaste inlämning, policyer och procedurer, eller något annat viktigt dokument, är det viktigt att kunna se vem som gjorde vad och när.

Obs! Google Activity Dashboard är endast tillgänglig för Google Workspace-konton eller personer med åtkomst till en fil i kontot. Det är inte ett alternativ för personliga konton.

Tills nyligen kunde du inte se vem som tittade på dina Google Dokument. Du kunde se vem som redigerade den men inte vem som nyss läste den. Om de inte sparade, redigerade eller lämnade en kommentar hade du ingen aning om om en viss person läste ett dokuments senaste version. Dessutom, eftersom du kan dela Google Dokument med skrivskyddad behörighet, kan du dela dokumentet med vissa personer med avsikten att de ska granska det men inte göra några ändringar.

Aktuella versioner av Google Dokument låter dig konfigurera inställningar för att se vem som har tittat på dina Google Dokument. Låt oss ta en titt på hur du kan göra detta själv.

G Suite Activity Monitor

G Suite används vanligtvis av organisationer där samarbete är viktigt. Om du använder G Suite för att samarbeta med andra regelbundet kan du använda Activity Monitor för att se visningshistoriken för alla Google Dokument-filer.

Följ dessa steg för att göra det:

1. Öppna en Google Kalkylark-fil
   
2. Klicka på den uppåtriktade pilikonen i det övre högra avsnittet eller gå till rullgardinsmenyn Verktyg .
   
3. Öppna aktivitetsöversikten .
   
4. Klicka på Alla tittare för din organisationsflik.
   

Denna process gör det möjligt för dig att spåra alla vyer i dokumentet, inklusive datum och tid för den senaste av varje gruppmedlem.

Om du inte ser alternativet Aktivitetsövervakning i ditt Google-dokument är du troligen inloggad på ett personligt Google-dokument snarare än en G Suite-version.

Tittare och kommentarer Trender

Förutom att se vem som har tittat på dina Google Dokument, låter Activity Monitor dig också se trender om när människor tittade på eller kommenterade ditt dokument.

Tittartrend: Detta visar ett stapeldiagram över antalet unika tittare under en viss tid, från sju dagar till hela tiden.

Kommentarstrend: Detta visar stapeldiagram över kommentarstrenden från sju dagar till alla tider.

Stäng av Visa historik i Google Dokument

Om du, av någon anledning, vill stänga av ett dokuments visningshistorik kan du också göra det genom att följa dessa snabba steg:

1. Öppna Google Sheet.
   
2. Klicka på den uppåtriktade pilen i den övre högra sidan av ditt dokument eller gå till Verktyg från rullgardinsmenyn.
   
3. Öppna  aktivitetsöversikten .
   
4. Välj Sekretessinställningar .
   
5. Under Dokumentinställning stänger du av Visa min visningshistorik för detta dokument .
   

Det här alternativet är också tillgängligt i den personliga eller gratisversionen av Google Dokument. Du kan stänga av din visningshistorik om du arbetar med ett dokument men inte vill att dina medarbetare ska veta det förrän du är redo att dela dina sista ändringar.

1. Börja med att öppna Google Kalkylark och klicka på Inställningar .
2. Menyn Inställningar låter dig stänga av din visningshistorik med inställningarna för aktivitetspanelen. Klicka på OK för att spara ändringarna när du har växlat detta till Av-läget.

Så här ser du vem som gjorde ändringar i ditt Google-dokument

Versionskontroll är väsentligt, främst om du arbetar i en reglerad bransch. Versionskontroll är något Google Docs har gjort bra ett tag. Dokument visar vem som har redigerat ett dokument, sparat det eller delat det. Detta fungerar inte bara med G Suite utan med personliga Google Dokument.

Om du är intresserad av versionskontroll eller vill försäkra dig om att ingen har gjort ändringar som de inte borde göra utan att låsa filen, kan du ta reda på det genom att följa dessa steg:

1. Öppna ett Google-ark som du vill spåra.
   
2. Välj Fil och versionshistorik .
   
3. Välj Se versionshistorik .
   
4. Ett fönster bör dyka upp till höger på din skärm, som visar varje spara och redigering för dokumentet i fråga.
   

Inom det fönstret bör du också ha möjlighet att se den tidigare versionen av dokumentet innan redigeringarna gjordes.

Detta är viktigt för versionskontroll eftersom du har ett granskningsspår av vilka ändringar som gjordes, när de gjordes och av vem. Det är också användbart om du har gjort ändringar, sovit på det, ändrat dig eller vill återställa dem.

Så här ser du vem som har delat ditt Google-dokument

Du kan också se vem som har delat ditt Google-dokument och när. Dessutom ger delningsinställningarna dig bättre kontroll över dokumentåtkomst.

1. Gå till drive.google.com .
   
2. Klicka på Min enhet till vänster.
   
3. Klicka på den lilla i- knappen i det övre högra hörnet.
   
4. Klicka nu på Aktivitet .
   
5. Klicka på varje fil eller mapp individuellt eller granska allt med hjälp av rullningslisten. Detta kommer att visa dig vem som har delat ditt dokument.
   

Du kan också kontrollera från dokumentet genom att välja Dela. Namnen på vissa personer kommer att visas i popup-fönstret. Om du har delat filen med fler användare än i listan klickar du på ett namn så kommer listan över alla personer att visas.

Slutgiltiga tankar

Din möjlighet att avgöra vem som har sett, delat och redigerat dina dokument är begränsad om du inte kan komma åt ett G Suite-konto. men det finns fortfarande sätt att få lite grundläggande information.

Genom att följa stegen i den här guiden kan du snabbt och enkelt se vem som har visat, redigerat eller ändrat ditt Google Dokument på något sätt. Har du några frågor, erfarenheter eller tips om att se aktivitet på dina Google Dokument? Lämna en kommentar i avsnittet nedan.