Produktivitetstips: Använd IFTTT för att automatisera en process - skicka Twitter-meddelanden till ett Microsoft Band 2

Microsofts nya och övergripande strategi är att förvandla sig själv till "molnet-först, mobil-först" produktivitetsföretag, en massiv omvandling från att vara övervägande "Windows-företaget" som det hade varit i decennier. Genom att erbjuda ett brett utbud av produktivitetslösningar som körs på alla viktiga plattformar är Microsoft på god väg att bli en verkligt överallt förekommande leverantör av produkter och tjänster som kan hjälpa dig att få saker gjorda.

Företagets lösningar fungerar dock inte i ett vakuum. Det finns ett antal tredjepartsalternativ som kan hjälpa till att göra Microsofts olika produkter ännu mer effektiva. Och eftersom Microsoft arbetar hårt för att se till att saker körs på iOS och Android tillsammans med deras egen Windows 10-plattform, finns det en god chans att du kan använda alla dessa olika verktyg med dina favoritprodukter från Microsoft oavsett vilken smartphone du har valt.

Ett sådant verktyg är IFTTT (som står för IF This Then That), som arbetar i bakgrunden för att ta olika ingångar, eller "triggers", bearbeta dem och sedan mata ut dem på ett eller annat sätt till en annan enhet eller sensor. Medan IFTTT har appar som körs på iOS och Android, och inte Windows 10 (PC eller mobil), är det i första hand en tjänst som stöder ett antal viktiga Microsoft-produkter på backend.

Här är en lista över Microsoft-produkter som för närvarande stöds av IFTTT:

• En anteckning
• OneDrive
• OneDrive för företag
• Office 365 Business and Education (alltså icke-konsumentversioner)
  • Office 365-kalender
  • Office 365-kontakter
  • Office 365 Mail

Även om IFTTT:s stöd för Microsofts produktlinje kan verka begränsat, finns det fortfarande en hel del som kan åstadkommas. IFTTT kan stödja så många andra tjänster (totalt 305 kanaler är tillgängliga när det här inlägget skrivs) att du kanske blir förvånad över vad du kan få gjort. För mig sticker OneNote ut som en oerhört viktig del av min produktivitetsverktygsuppsättning--OneNote är där jag så småningom sparar allt--och så IFTTT passar in i mitt arbetsflöde extremt bra.

Fallet med den överraskande versionen av Windows Insider

I går kväll blev jag påmind om en användning för IFTTT som är oerhört användbar för mig som WinBeta-redigerare. Microsoft släppte oavsiktligt Windows 10 Insider Preview build 13432 , och det började skickas ut till Insiders runt 19:30 eller så PST. Förmodligen var det ingen som förväntade sig att konstruktionen skulle släppas och så jag höll inte ett öga efter det.

Som redaktör på den här webbplatsen ansvarar jag tillsammans med alla andra redaktörer i tjänst för att se till att vi tillkännager den här typen av uppdateringar när de kommer. Ibland släpps builds när jag är den enda redaktören på sajten, och ibland betyder det att jag har klivit bort från mitt skrivbord i det exakta ögonblicket som Gabe Aul trycker på den stora röda knappen (med avsikt eller inte). I det här fallet åt jag en sen middag.

På WinBeta gillar vi att få upp våra första tillkännagivanden så snart som möjligt efter att versioner har släppts, eftersom vår publik förväntar sig det av oss. Om vi ​​väntar 30 minuter för att meddela er att en ny version är tillgänglig och vad den innehåller (och inte gör det), så förlorar vi värde. Vem som helst kan meddela dig vad som händer timmar senare – vi tycker att en fördröjning på 10 minuter är för lång. Det händer förstås att vi inte är först med nyheterna, och att vi ibland blir försenade, men vi gillar det absolut inte.

Nu, även när jag är på sajten, fokuserar jag inte alltid på Twitter, det är där Gabe först meddelar att en ny version är tillgänglig. Jag kanske skriver originalmaterial, kollar RSS-flöden, eller Reddit, eller PRNews, eller hur många andra källor som helst för aktuella berättelser – eller helt borta från vilket system som helst, som jag var i går kväll. Det sista jag vill är dock att någon ska låta mig veta att Gabe twittrade för fem minuter sedan att en build släpptes - för då måste jag skriva den första historien och få den publicerad, vilket oavsett hur snabb jag kan vara att skriva ett inlägg tar ett par minuter. Om jag börjar omedelbart efter att tweeten har tryckts upp så ligger jag före.

IFTTT och mitt Band 2 kommer till undsättning

Och så, frågade jag mig själv en dag, vad är det bästa sättet att veta när Gabe twittrar nyheterna – särskilt om jag är borta från mitt skrivbord, och speciellt om jag inte har min telefon eller något annat med mig? Svaret visade sig vara enklare än jag trodde. Det enda som nästan alltid är med mig – på mig, faktiskt – är mitt Microsoft Band 2 . Den enda gången jag tar av den, i stort sett, är när jag duschar och när den behöver lite tid i laddaren som sitter på skrivbordet på mitt hemmakontor.

Det var den första delen av pusslet. Om jag kliver bort från mitt skrivbord under arbetstid, då är jag nästan garanterad att ha mitt Band 2 på handleden. Band 2 kan skicka meddelanden så länge min telefon är inom Bluetooth-räckvidden, vilket är i stort sett överallt i mitt hus. Även om jag inte har så många aviseringar som körs på mitt Band 2, har jag aviseringar för telefonsamtal, textmeddelanden och Cortana-påminnelser hela tiden.

Det fick mig att ställa nästa fråga - finns det något sätt att få meddelande via telefonsamtal eller sms när Gabe twittrar om en ny konstruktion? Telefonsamtal kommer inte att hända, åtminstone inte lätt, och de är störande. Men sms, nu finns det ett alternativ som kan fungera för mig.

Hur kan jag då få ett sms när Gave tweets om ett nytt bygge? Det är där IFTTT kommer in, och processen är faktiskt ganska enkel. Så här gjorde jag.

Steg 1: logga in på IFTTT

Det är enkelt nog - jag skapade ett IFTTT-konto för drygt ett år sedan och har använt det produktivt sedan dess. En sak att komma ihåg om IFTTT är att tjänsten kräver att man ansluter till olika andra tjänster (t.ex. se steg 2) och att man beviljar behörighet att göra saker. Om du är orolig för sådana saker av säkerhets- och/eller integritetsskäl, kanske IFTTT inte är något för dig.

Börja skapa en gratis ifttt genom att ange din e-postadress och skapa ett lösenord.

Personligen är jag okej med det för så vitt jag kan säga är riskerna begränsade. OneNote-kanalen, till exempel, verkar bara kunna skapa sidor, inte komma åt dem, och så det verkar inte som om någon skulle kunna hacka sig in i OneNote genom mitt IFTTT-konto och göra något annat än att skapa nya anteckningar. Jag skulle vara mer orolig om IFTTT kunde läsa mina personliga anteckningar och, ännu värre, kopiera eller publicera dem någon annanstans.

Generellt sett är jag inte orolig för vad någon kan göra med de andra kanalerna jag har anslutit, som Facebook eller Twitter. På sin höjd skulle de vara pinsamma om någon hackade sig in och postade något stötande. Och naturligtvis är IFTTT bara en av många hackningsvektorer - om jag tänker för mycket på sådana saker, kommer jag helt enkelt sluta använda tekniken.

Ändå är det något att tänka på

Steg 2: anslut till IFTTT:s Twitter-kanal

Kanaler är backend-tjänsterna som IFTTT kan interagera med för att utföra uppgifter. Att ansluta till Twitter-kanalen krävde inloggning på Twitter och sedan tillåta IFTTT att komma åt mitt Twitter-konto. Notera: återigen, att använda IFTTT kräver åtkomst till konton som du kanske inte vill tillåta. Om du överhuvudtaget är orolig för att aktivera sådan åtkomst kan du sluta läsa, eftersom det krävs för att göra något av det här coola.

Ansluter till ett twitterkonto.

Notera vad du tillåter när du tillåter ifttt att använda ditt twitterkonto.

Steg 3: anslut till IFTTTs SMS-kanal

Den andra IFTTT-kanalen som jag behövde auktorisera var tjänstens SMS-kanal. Det behövde helt enkelt ange mitt mobilnummer och sedan ange en pinkod som IFTTT skickade via sms som bekräftelse. Sedan behövde jag klicka igenom uppmaningarna som meddelade mig att jag skulle kunna debiteras för alla textmeddelanden som skickats via IFTTT.

Ansluter till sms-kanalen.

Observera varningarna för att ansluta till sms.

Steg 4: skapa ett IFTTT-recept.

Här är där magin händer. Därefter skapade jag ett IFTTT-"recept" som skulle övervaka Twitter efter en tweet från Gabe Auls Twitter-konto och sedan skicka meddelandet till telefonen via textmeddelanden. Den grundläggande processen visas nedan.

Det första steget är att välja skapa ett recept.

Klicka sedan på "detta" och välj sedan en triggerkanal. I det här fallet valde jag twitter.

Välj vilken typ av trigger du vill starta receptet.

Slutför triggern genom att ange kriterierna. I det här fallet skrev jag in gabeaul som twitterkonto.

Klicka sedan på "det" och välj sedan en åtgärdskanal för receptets utdata. Jag valde sms i det här fallet.

Välj en åtgärd som du vill att receptet ska utföra. Jag behöver ifttt för att skicka ett sms till min telefon.

Slutför åtgärden genom att ange vad du vill ha med. I det här fallet vill jag ha ett sms som innehåller Gabes tweet.

Slutligen, bekräfta att receptet är korrekt.

Och så här ser det färdiga receptet ut.

Steg 5: aktivera SMS-avisering på mitt Band 2

Som jag nämnde var den delen redan konfigurerad, så jag var redo att gå. Band 2 ger precis tillräckligt med en vibration på min handled för att få min uppmärksamhet, men inte tillräckligt för att till exempel störa min familj vid middagen.

Jag har aktiverat meddelandepanelen i hälsoappen på min nexus 6p. Resultatet: jag får surr på handleden när Gabe skickar en tweet.

Nu, närhelst Gabe publicerar en tweet när receptet är aktiverat, skickar IFTTT ett textmeddelande till min mobiltelefon. My Band 2 får då det meddelandet och vibrerar. Jag kollar mitt sms, ser att det är en tweet om ett nybygge och skyndar tillbaka till mitt skrivbord för att publicera.

Här är några av texterna som skickades från ifttt när Gabe twittrade om den nya konstruktionen.

Jag slår bara på receptet när det är rimligt att förvänta sig ett bygge (t.ex. Gabe har antytt att ett bygge kan komma), jag är den enda redaktören och jag vet att jag kommer att vara borta från mitt skrivbord, för annars skulle jag kunna bli översvämmad med meddelanden. Jag slog på receptet i måndags på grund av antydningar om att nya byggen kan komma den här veckan, och så var jag redo.

Men det är inte allt

Naturligtvis finns det hur många andra recept du kan skapa. Några andra som jag använder är följande:

• Skapa en anteckning i OneNote närhelst en tweet av mig gillas.
• Skapa en anteckning i OneNote när jag är taggad på Facebook.
• Skapa en anteckning i OneNote när jag skapar ett nytt statusmeddelande på Facebook.
• Skapa en Twitter-hashtag som jag kan lägga till i en tweet för att automatiskt skicka en kopia till OneNote.
• Skapa en anteckning i OneNote när jag gillar en tweet.

Det är klart att jag använder IFTTT med OneNote ganska mycket, och jag har ett antal andra, icke-Microsoft IFTTT-recept som jag har använt. Det finns hundratals (eller tusentals?) recept publicerade på IFTTT-webbplatsen som du kan utnyttja, förutom att skapa dina egna.

Om du letar efter ett bra sätt att automatisera vissa processer, kanske du vill ge IFTTT ett försök. Det hjälpte verkligen igår kväll när build 14342 av misstag släpptes, och även om min middag blev lite kall publicerades nyheten. Och det är sånt som den här tekniken ska göra, eller hur?