NetSuite vs. QuickBooks

Redovisningsprocesser blir mer komplexa när ett företag växer. Ett sätt som företag kan förbättra noggrannheten och efterlevnaden av regulatoriska krav är genom att förlita sig på bokföringsprogram. Även om många bokföringsprogram finns på marknaden, är NetSuite och QuickBooks bland de ledande.

Men NetSuite och QuickBooks har anmärkningsvärda skillnader som gör dem lämpliga för specifika affärsbehov. Hur jämför de två? Denna artikel kommer att ge svaret.

En översikt över NetSuite

NetSuite är inte ditt vanliga bokföringsprogram. Det är en Enterprise Resource Planning (ERP) molnprogramvara som förenar alla affärsaktiviteter. Det betyder att den integreras med en mängd applikationer som täcker de flesta affärsfunktioner, inklusive redovisning, mänskliga resurser, Customer Relationship Management (CRM), Inventory and Warehouse Management, supply chain och tillverkning.

En av de viktigaste fördelarna med att använda denna programvara är att du inte behöver underhålla olika tredjepartsprogram för varje avdelning. Du kan mata in information i och hämta den från en central databas i realtid.

Eftersom NetSuite är en mjukvara som en tjänst (SaaS) behöver du bara betala ett abonnemang för att komma åt plattformen. Företaget ansvarar för att underhålla och uppgradera den underliggande infrastrukturen, ställa in servern och installera programvara för din räkning.

NetSuite riktar sig till medelstora till stora organisationer från olika branscher, inklusive tillverkning, detaljhandel, hälsovård och professionella tjänster.

En översikt över QuickBooks

Till skillnad från NetSuite fokuserar QuickBooks främst på behoven för ekonomisk förvaltning hos nystartade företag och småföretag. I allmänhet finns QuickBooks i två versioner - online och desktop.

QuickBooks Online är molnbaserat. Det låter dig komma åt din företags finansiella data på distans så länge du har en internetanslutning. Vanligtvis kommer QuickBooks Online i olika prenumerationsplaner som är skräddarsydda för att möta olika affärsbehov.

Omvänt installeras QuickBooks Desktop lokalt på en dator. Som sådan kan du bara komma åt dina ekonomiska uppgifter i lokalerna. Den finns i olika utgåvor, inklusive Pro, Premier och Enterprise, som var och en har en fast årlig prenumerationsavgift.

Jämförelse mellan NetSuite och QuickBooks

Som nämnts matchar QuickBooks behoven hos nystartade företag och småföretag, medan Netsuite fokuserar på de med 50 till 200+ anställda. Det faktum att var och en riktar sig till en specifik målgrupp förklarar varför deras egenskaper är så olika.

Assisterad bokföring

QuickBooks har en supportfunktion som heter QuickBooks Live. Den kopplar användare till virtuella bokhållare som kan hjälpa till med installationsprocessen och utarbetandet av finansiella rapporter. Efteråt kan du ha ett videosamtal och ställa dina frågor till den virtuella bokföraren.

Den virtuella bokföraren kanske inte hjälper till med de dagliga bokföringsaktiviteterna som att registrera kundfordringar och skulder, fakturering och lagerhantering.

NetSuite, å andra sidan, har ingen dedikerad assisterad bokföringsfunktion. Användare hittar stöd från tredjepartsföretag som Cogneesol. Förutom att hjälpa till med finansiella rapporter erbjuder sådana företag dagliga bokföringstjänster.

Antal användare

QuickBooks har begränsningar vad gäller antal användare. Till exempel rymmer QuickBooks Online Advanced tre revisorer och 25 fakturerbara användare. Detta är fördelaktigt eftersom det hjälper ett företag att ge åtkomst till flera användare utan extra kostnader. Men det kanske inte räcker i organisationer med stora redovisningsteam.

Omvänt har NetSuite, eftersom det är en företagslösning, ingen gräns för antalet användare. Du kan lägga till så många användare du vill. Prenumerationskostnaden kommer dock att öka när du lägger till fler användare.

Skalbarhet

Även om QuickBooks erbjuder flera versioner, är dess skalbarhet begränsad jämfört med NetSuite. Om ett företag expanderar snabbt kan det vara svårt att anpassa det för komplexa operationer som lagerspårning utan att förlita sig på verktyg från tredje part.

NetSuites design har skalbarhet i åtanke. Oavsett hur stort ditt företag växer kan du anpassa modulerna för att möta det ökade antalet användare, transaktionsvolymer och datakomplexitet som är förknippade med större företag.

Användargränssnitt

QuickBooks har ett relativt enkelt användargränssnitt lämpligt för nystartade företag utan mycket erfarenhet av bokföringsprogram. Med minimal träning ger dess förenklade navigeringsmenyer och layout användare snabbt tillgång till viktiga funktioner. Det användarvänliga gränssnittet hjälper också till att korrekt förbereda och presentera finansiella rapporter.

NetSuite har avancerade funktioner, så dess användargränssnitt kan vara utmanande att navigera. Även erfarna proffs kommer att kräva utbildning. Men programvaran har utbildningsriktlinjer för att hjälpa användare att lära sig.

Inbyggda integrationer

Integration med appar från tredje part ökar funktionaliteten hos bokföringsprogramvaran. QuickBooks tillåter upp till 750 tredjepartsintegrationer och har en del inbyggd programvara från tredje part. Några exempel på QuickBooks-integrationer inkluderar löner, e-handel, lagerhantering och budgetering.

NetSuite är integrerat från ände till slut, vilket eliminerar behovet av att ansluta tredjepartsmoduler. I vissa fall samarbetar den till och med med tredjepartsleverantörer för att integrera sina tjänster i NetSuite.

Mobil app

Behovet av mobil bokföringsprogram har ökat eftersom de flesta företag går över till distansarbete. För att möta användarnas behov har både NetSuite och QuickBooks mobilappar som är kompatibla med iOS och Android. Även om dessa appar är funktionella och synkroniserade med den primära programvaran, kan de ha begränsade funktioner.

NetSuite mobilapp har ett mer omfattande användargränssnitt jämfört med QuickBooks. Dess funktioner inkluderar alternativ för rapportanpassning, samtalsloggning, tidsspårning och nyckelprestandaindikatorer. Dessutom stöder den en push-notis för åtgärder som kräver omedelbar uppmärksamhet.

QuickBooks mobilapp låter användare registrera transaktioner, skicka fakturor, ange utgifter och skicka rapporter. Dessutom kan du skanna kvitton och appen registrerar dem på lämpligt sätt. Vid eventuella ändringar i posterna kommer du att få ett meddelande.

Prissättning

Både NetSuite och QuickBooks är betalprogram. De har dock en gratis provperiod, som du kan dra nytta av för att testa funktionerna innan du tecknar ett abonnemang.

QuickBooks Online har ett antal prenumerationsnivåer, var och en med olika funktioner och ett förutbestämt antal användare. De inkluderar:

• Enkel start: Den har grundläggande funktioner och stöder en licensierad användare.
• Viktigt: Den här prenumerationen är mer avancerad än den enkla starten och stöder tre licensierade användare. Förutom grundläggande funktioner tillåter det användare att lägga till anställdas tid till fakturor och hantera räkningar.
• Pro: Den erbjuder alla funktioner i den väsentliga nivån plus inventering och projektspårning. Dessutom stöder den fem licensierade användare.
• Avancerat: Detta är den dyraste nivån för upp till 25 användare. Den har alla proffsfunktioner plus batchfakturering, automatisering av arbetsflöden, personalutgiftshantering, avancerad affärsanalys och mer.

Eftersom NetSuite erbjuder ERP-lösningar är det dyrare än QuickBooks. Vanligtvis beror priset du betalar på storleken på din organisation, antalet användare, årliga intäkter och de moduler du väljer. Förutom baskostnaden för programvaran måste du också betala en avgift per användare.

Kundsupport

NetSuite och QuickBooks knyter an till att erbjuda omfattande support till sina användare. Om du stöter på problem med någon av programmen kan du kontakta varumärkena via e-post, telefon eller livechattsupport. Den enda lilla skillnaden i det här fallet är att QuickBooks samtalssupport är tillgänglig under kontorstid, medan NetSuite erbjuder hjälp dygnet runt. Du kan också interagera med andra användare genom communitysupport.

Datasäkerhet

Finansiell information är alltid känslig och konfidentiell för de flesta företag. Därför bör bokföringsprogram, oavsett om det är molnbaserat eller lokalt, kunna skydda uppgifterna från obehöriga personer.

NetSuite erbjuder flera datasäkerhetsfunktioner. Dess säkerhet börjar med stark datakryptering, lösenordsinställningar och rollbaserad åtkomst. För en extra säkerhetsnivå begränsar programvaran åtkomsten till enheter med en annan IP-adress än den angivna.

På samma sätt lägger QuickBooks till säkerhet till alla sina processer med funktioner som kryptering och lösenordsskyddade inloggningar.

Funktioner

Så här skiljer sig NetSuite och QuickBooks bokföringsfunktioner:

Leverantörsskulder

Leverantörsskulder är de varor som ett företag köper från leverantörer på kredit. Utan korrekt kontroll av leverantörsskulder finns det alltid en stor risk för felaktig information eller bedrägliga aktiviteter.

Netsuite förhindrar detta genom att ha en arbetsflödesmotor för godkännande. Det säkerställer åtskillnaden mellan de olika aktiviteterna relaterade till leverantörsskulder, som att göra en beställning, ta emot den och betala den, även om ansvariga parter inte är tillsammans. Detta säkerställer att varje part får tillgång till data relaterade till deras roll. Om ett fel uppstår kommer det att vara möjligt att peka ut var det kommer ifrån.

Däremot har QuickBooks begränsat godkännande av arbetsflödet. Användare kan bara skapa ett fåtal segregerade uppgifter, vilket försvagar kontrollerna.

Kundfordringar

Kundreskontrafunktionen i QuickBooks och NetSuite fungerar på liknande sätt. Det hjälper dig att hantera din gäldenärslista, spåra fordringsbeloppet och registrera betalningar korrekt. Du kan också generera rapporter relaterade till dina gäldenärer, såsom fakturaanalys, åldringsrapporter och uppskjutna intäkter.

Men de flesta av kundfordringsfunktionerna i NetSuite är mycket automatiserade och kräver inte mycket manuell inmatning som i QuickBooks. Dessutom har NetSuite kundfordringsmodulen över 300 funktioner, vilket innebär att den har fler funktioner. QuickBooks, å andra sidan, utmärker sig genom att ha ett enkelt gränssnitt.

Förvaltning av anläggningstillgångar och leasing

Du kan redovisa anläggningstillgångar och leasingavtal i QuickBooks genom journalanteckningar. Programvaran har dock inte dedikerade funktioner för hantering av anläggningstillgångar eller leasing inbyggda i dess funktionalitet. Detta gör den mindre funktionell jämfört med NetSuite, som har dedikerade funktioner för hantering av anläggningstillgångar och leasing.

Lagerhantering

QuickBooks tillåter användare att utföra grundläggande lagerhanteringsuppgifter som att skapa produktlistor, spåra kvantiteter och hantera ombeställning. Användare måste integrera programvaran med tredjeparts verktyg för lagerhantering för avancerade lagertjänster.

Däremot är NetSuite mer avancerat eftersom det har en mycket automatiserad inbyggd lagerhanteringsmodul. Det tillåter användare att få omedelbar synlighet av lagernivåer, omsättning och beställningar för bättre beslutsfattande. Tillverkningsföretag som lagrar sina råvaror i lager kan också använda NetSuite eftersom det har en lagerhanteringsfunktion.

Rapportering

Oavsett om du använder QuickBooks eller NetSuite kan du skapa finansiella rapporter, inklusive kassaflöde, vinst och förlust och finansiell ställning. QuickBooks förlitar sig på sina avancerade rapporteringsmöjligheter, medan NetSuite använder avancerade analys- och rapporteringsfunktioner.

Faktorer som avgör om QuickBooks eller NetSuite ska användas

Både QuickBooks och NetSuite är pålitliga bokföringsprogram. Men var och en har sina styrkor och svagheter - det finns också specifika situationer när var och en är lämplig. Här är några faktorer som hjälper dig att bestämma om du ska välja QuickBooks eller NetSuite.

Storleken på verksamheten

Vanligtvis har små företag inte komplexa redovisningsbehov. Så det kan räcka med QuickBooks i det här fallet. Stora organisationer med filialer och dotterbolag i olika länder bör välja NetSuite. Förutom att hantera redovisningsbehov kan det hjälpa ditt företag att automatisera andra processer.

Kostnaden

Som nämnts ovan är NetSuite-prenumerationstjänster dyrare. För ett företag som fortfarande är i de tidiga tillväxtstadierna kan tillförsel av utgifter påverka lönsamheten negativt, så innan du väljer NetSuite är det avgörande att utvärdera om ditt företag kan åta sig långsiktiga utgifter utan att stöta på ekonomiska problem. Om kostnaden är för hög, gå till QuickBooks.

Befintliga affärsbehov

Företag måste utvecklas med tillväxt. Om det kommer till en punkt där QuickBooks funktioner kommer till korta kan du byta till NetSuite. Dess höga nivå av anpassning gör det mindre utmanande för ett företag att skala utan att ersätta den befintliga infrastrukturen.

Vanliga frågor

Kan jag använda både QuickBooks och NetSuite i min affärsverksamhet?

Att använda både QuickBooks och NetSuite i ditt företag är inte möjligt eftersom båda fungerar som fristående programvara och inte integreras. Dessutom skulle detta orsaka ineffektivitet eftersom du måste behålla dina data på separata platser.

Är NetSuite bättre än QuickBooks?

NetSuite har mer förfinade funktioner än QuickBooks, vilket kan få det att se bättre ut. Men dessa program möter olika behov. Så var och en är bäst för vad den är designad för att göra.

Hur lång tid tar det att uppnå en avkastning på investeringen efter att ha bytt från QuickBooks till NetSuite?

Det kan ta några månader för ditt företag att uppnå avkastning på investeringen (ROI) efter att ha bytt till NetSuite. Faktorer som valda moduler, anpassning och utbildning påverkar dock tidslinjen.

Välj bokföringsprogram som fungerar för ditt företag

Bara för att NetSuite och QuickBooks båda är bokföringsprogram betyder det inte att de fungerar på samma sätt. Var och en har unika funktioner som möter olika affärsbehov, så innan du väljer någon av dem är det avgörande att göra en grundlig bedömning för att välja den som hjälper ditt företag att hålla effektiva register.

Vilket bokföringsprogram tror du är lämpligt för ditt företag just nu? Vilka faktorer har du övervägt för att komma fram till denna slutsats? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.