Hur man synkroniserar SharePoint-bibliotek med OneDrive för företag

Om du använder SharePoint på Office 365 eller en lokal server, har du förmodligen haft tillfällen då du har velat komma åt dina filer från ditt Windows-skrivbord. Du kan göra detta med OneDrive for Business-synkroniseringsklienten, även om det inte är en funktion i den vanliga moderna OneDrive-appen.

Microsofts huvudsakliga OneDrive-app som kommer förinstallerad med Windows 10 kan synkronisera filer från personliga, jobb- och skolkonton. Detta inkluderar OneDrive for Business-filer och SharePoint-webbplatser som ingår i Office 365 Business-prenumerationer. Den nya appen kan dock ännu inte synkronisera SharePoint-dokumentbibliotek, en viktig och mycket populär SharePoint-funktion som låter dig lagra, organisera och dela filer.

För att synkronisera ett dokumentbibliotek måste du först öppna det i SharePoint-appen online. Med OneDrive for Business-appen installerad och öppen på din PC klickar du på knappen "Synkronisera" i SharePoint-verktygsfältet. I uppmaningen som visas klickar du på knappen "Synkronisera nu" och godkänner uppmaningen att öppna OneDrive för företag.

När OneDrive för företag lanseras kommer du att se namnet på biblioteket och SharePoint-webbplatsen som du försöker synkronisera. Välj en mapp att spara biblioteket i på din dator genom att klicka på länken "Ändra". När du är klar trycker du på "Synkronisera nu" för att börja ladda ner filerna i biblioteket. Du kan behöva logga in med dina Office 365- eller SharePoint-uppgifter om du aldrig har synkat från webbplatsen tidigare.

OneDrive for Business kommer att hålla dig informerad om framstegen när den börjar synkroniseras. När det är klart kommer du att kunna komma åt dina filer från File Explorer, som om du använder OneDrive med ett vanligt personligt eller företagskonto. Om du behöver ta bort biblioteket i framtiden, högerklicka på OneDrive för företag-ikonen i systemfältet och klicka på "Sluta synkronisera en mapp." Du kan också pausa synkronisering eller lägga till ett nytt bibliotek direkt från en URL.

Det finns några begränsningar kring synkronisering av dokumentbibliotek som du bör vara bekant med. Till skillnad från den moderna OneDrive-klienten kan du inte selektivt synkronisera mappar i ett bibliotek. Om du har många filer men bara vill komma åt ett fåtal offline, kan du försöka sortera dem i två olika "offline"- och "online"-bibliotek.

Dessutom kommer OneDrive for Business-klienten endast att synkronisera upp till 5 000 objekt i ett enda bibliotek och 20 000 objekt totalt. I kombination med filstorlekstaket på 2 GB kan dessa begränsningar vara problematiska om du har mycket data lagrad online. Det finns inget enkelt sätt att komma runt problemen så du måste planera hur du lagrar filer för att se till att du inte träffar dem.

Att synkronisera ett SharePoint-dokumentbibliotek till din PC tar lite ansträngning men låter dig komma åt alla dina filer på ett naturligt sätt utan att använda en webbläsare. Synkronisering av dokumentbibliotek är den enda återstående unika funktionen i den senaste generationens OneDrive for Business-klientapp. Det förväntas att Microsoft så småningom kommer att vika in funktionen i den moderna OneDrive-appen, vilket förenklar proceduren.

Under tiden måste du ha båda synkklienterna installerade om du vill ladda ner dokumentbibliotek. Microsofts supportsidor ger en fullständig genomgång av vilken OneDrive-version som ska användas för de vanligaste användningsfallen.