Hur man skapar en databas i Notion

Databaser i Notion är i huvudsak samlingar av sidor som du kan anpassa för att passa dig eller din organisations behov. Du kan infoga information för att skapa dina planer, hantera dina data eller samarbeta med andra människor.

Men Notion kan vara överväldigande för en nybörjare. Den här artikeln kommer att försöka hjälpa dig att övervinna striderna för en Notion-nybörjare och skapa din första databas.

Skapa en idédatabas

Begreppsdatabaser kan beskrivas som intelligenta arkivskåp som kan innehålla tusentals sidor. I likhet med Excel och OneNote är Notion annorlunda i följande aspekter:

• Varje objekt i databasen kan öppnas som en ny sida och redigeras därefter.
• Du kan anpassa varje databasobjekt genom att lägga till mer sammanhang till dem, som datum, deadlines, länkar, deltagare, etc.
• Databaser kan ses på olika sätt, inte bara som en tabell.

För att skapa din första databas måste du skapa ett konto. Du kan logga in med en e-post, ett Google-konto eller ett Apple-konto. Sedan är det bara att välja vad du ska använda Notion till (personligt bruk, ditt team eller skolan), så är du igång.

Direkt kommer du att få färdiga mallar för att komma igång. Du kommer också att introduceras till grunderna som hjälper dig att skapa din första databas. 

Du kan skapa en databas i Notion på två sätt:

• Klicka på "Lägg till en sida"
• Börja skriva "/database" och välj en databas från rullgardinsmenyn

Hur du anpassar din databas

Nu kan du börja anpassa din databas hur du vill.

1. Välj ett av de sex databaslayoutalternativen: tabell, tavla, lista, galleri, kalender eller tidslinje.
   
2. På den högra panelen kan du välja en datakälla för att länka innehåll från en befintlig databas i din arbetsyta eller klicka på "+ Ny databas" för att börja om.
   
3. Överst på sidan kan du namnge din nya databas.
   
4. Varje databaslayout har redan vissa riktlinjer och en struktur som du kan fylla i. Observera att en tabell har ett namn, taggar och datum som standard, men du kan ändra dem och lägga till så många rader och kolumner (kallade "egenskaper" i Notion) som du behöver för ditt projekt.
   
5. När du har lagt till ett nytt objekt (som ett namn på en projektdeltagare) kan du öppna objektet som en ny sida genom att hålla muspekaren ovanför den och klicka på "Öppna".
   
6. Där kan du skriva vilken annan detalj du inte tycker är nödvändig i huvuddatabassektionen.
   
7. Lägg till taggar, kommentarer eller egenskaper.
   
8. När du är klar med att skapa din databas kan du flytta den runt din arbetsyta eller lägga till den på befintliga sidor.

Hur man lägger till egenskaper till en idédatabas

Egenskaper hänvisar till information som visas för varje sida du lagrar i en enda databas. De används främst för datasortering och filtrering. Du kan avmarkera vilka du vill visa och vilka du inte vill. Det ger dig en bättre överblick över databasen.

Som nämnts kan du lägga till så många fastigheter du behöver. De finns i olika former och former, såsom datum, kryssrutor, formler, webbadresser, etc. Du kan ändra och lägga till egenskaper som kolumner eller lägga till en egenskap för varje radpost.

Så här lägger du till en egenskap i en tabell i Notion:

1. Klicka på "+"-ikonen i den sista kolumnen i tabellen.
   
2. Välj en egenskapstyp.
   
3. Anpassa egenskapen genom att redigera dess namn, välja eller ta bort dess ikon, etc.
   

Om du väljer en egenskap som "Status" kommer du att kunna lägga till så många statusalternativ som du behöver, som "Inte startat", "Pågår" och "Klar", ändra färgen på varje statusalternativ, eller visa dem som kryssrutor.

Du kan dölja varje egendom genom att klicka på den och välja "Göm i vy." I samma sammanhangsmeny kan du duplicera, ta bort eller visa dem i stigande eller fallande ordning. 

När du har anpassat en egenskap behöver du inte trycka på "Spara" eller en liknande knapp. Det kommer att sparas i tabellen när du gör det.

Hur man lägger till fler databasvyer

Med vyer i Notion-databaser kan du se samma information i olika arrangemang. Du kommer att märka att detta är en användbar funktion när du skapar dina egna databaser och matar in mer och mer information med tiden. 

Vissa layouter gör helt enkelt inte rättvisa åt din information efter ett tag. Om du till exempel har börjat med en tabelllayout och lagt till mer datumorienterad information, vill du förmodligen byta till en kalenderlayout. 

Lyckligtvis behöver du inte skapa en helt ny databas och lägga till samma information om igen. Du kan bara lägga till en annan vy med en annan layout samtidigt som den ursprungliga vyn behålls intakt. 

Så här lägger du till en vy i en befintlig databas:

1. Klicka på "+"-ikonen bredvid namnet på din befintliga vy.
   
2. Skriv in ett vynamn och välj vylayout.
   
3. Anpassa den nya vyn. 
   

Varje vy har sin egen meny som låter dig filtrera bort all information som inte passar dess layout. Du kan dölja, sortera eller filtrera vissa egenskaper för den ultimata dataorganisationen. Det du ändrar i en vy kommer också att ändras i andra vyer i samma databas. Men hur du anpassar en vy kommer inte att påverka andra vyer.

Vanliga frågor

Vad gör databaslåsning i Notion?

Genom att låsa en vy i en Notion-databas förhindras andra från att ändra vyerna och egenskaperna i din databas. Men de kan fortfarande ändra innehållet i databasen som de vill. Dessutom kan alla som har tillgång till ditt konto låsa upp vyn.

Vem kan redigera min Notion-databas?

Du hittar Notions samarbetsalternativ genom att klicka på knappen "Dela" högst upp på sidan. Där kan du redigera vem som kan visa, kommentera, redigera eller duplicera din databas. Sedan behöver du bara kopiera databaslänken och vidarebefordra den till vem du vill.

Organisera din arbetsyta med Notion

Begreppsdatabaser är en perfekt lösning för att organisera din arbetsyta och hänga med i dina dagliga uppgifter. Du kan till och med använda den för ditt personliga liv för att göra resplaner, organisera evenemang eller hålla koll på din ekonomi. Notion erbjuder massor av funktioner som du kan använda för att hantera alla aspekter av ditt liv på ett ställe.

Har du redan testat att skapa en databas i Notion? Om så är fallet, vad var databasen till för? Berätta för oss i kommentarsfältet nedan.