Hur man kommer igång med Microsoft Lists

Microsoft Lists är det senaste tillskottet till Microsoft 365-appstallet. Även om namnet kan fresta dig att skriva av det som ännu en Outlook-uppgifts-, Att-göra- eller Planer-iteration, är Lists i själva verket ett unikt erbjudande som är närmare Excel än något av ovanstående.

Drivs av SharePoint och nås via ett webbgränssnitt, Lists kan ses som ett Microsoft-försök att replikera lågkodslösningar som Airtable . Det är mer "applikt" än ett kalkylblad, samtidigt som det ger användarna mycket mer kontroll än en vanlig listapp som To-Do eller dess föregångare Wunderlist.

Lists makt uppskattas verkligen bara genom att se den i aktion. Förutsatt att du har en giltig prenumeration kommer appen att dyka upp i Office 365-applådan - den har en färgglad ikon med en varm palett.

Klicka på den framträdande knappen "Ny lista" för att komma igång. Det är värt att ta lite tid att förhandsgranska standardmallarna, eftersom de illustrerar hur listor är tänkta att användas.

Ta till exempel standard Issue Tracker. Den använder en rutnätsbaserad layout som är någonstans mellan ett kalkylblad och en konventionell listapp. Sedan finns det Asset Manager, som är ännu mer visuell – den innehåller bilder och ett antal färgade informationschip.

Du kan starta en ny lista från en mall genom att klicka på "Använd mall". Du kan också skapa en lista från början, vilket kräver att du använder ett SharePoint-liknande gränssnitt för att ställa in dina egna fält. Det är möjligt att importera ett Excel-kalkylblad också, vilket ytterligare minskar klyftan mellan listor och konventionella skrivbordsprogram.

Hur du än skapar din lista måste du ge den ett namn, beskrivning, färg och ikon. När du väl har konfigurerat öppnas listan till ett tomt blad.

Du kan lägga till data genom att klicka på knappen "Ny" uppe till vänster. Detta kommer att ta fram ett formulär som låter dig lägga till ett nytt objekt i listan. Fälten i formuläret kommer att matcha de konfigurerade i listan.

När du gör flera tillägg samtidigt kan du växla till rutnätsvy från det övre vänstra hörnet. Detta gör allt på skärmen till ett redigerbart fält, mycket likt ett kalkylblad. Med detta gränssnitt kan du snabbt hantera data i din lista.

Du kan exportera dina data till ett Excel-kalkylblad med knappen i det övre verktygsfältet. Ett annat alternativ är att få en e-post- eller SMS-varning när data ändras i listan - klicka på ikonen med tre prickar ("...") högst upp och sedan på "Varna mig". Dialogrutan som visas ger dig omfattande alternativ för att låta dig välja vad du blir varnad om och när och var aviseringar ska levereras.

Detta avslutar vår första rundtur i listor. I framtida artiklar kommer vi att titta på att skapa och ändra listor, hantera data i listor och utforska de olika visningsalternativen som finns i appen. Det är också värt att notera att Lists kan integreras i många andra Microsoft-verktyg, inklusive Power Apps, Automate och Microsoft Teams, så att du kan använda tjänsten som ett centralt arkiv för din information.