Hur man automatiskt tar bort gamla e-postmeddelanden i Gmail

E-post kan vara en svår sak att hantera. I en arbetsmiljö är det absolut nödvändigt att du håller en organiserad inkorg för att upprätthålla effektiviteten. En rörig inkorg kan vara en ganska stor smärta, speciellt när du tvingas bläddra genom berg av äldre e-postmeddelanden som du kanske inte längre behöver. En gång kan dessa äldre e-postmeddelanden ha tjänat ett syfte men har sedan dess förvandlats till ytterligare hinder när man letar efter ett specifikt e-postmeddelande. En inkorg fylld med skräppost kan verkligen ta bort din förmåga att hantera ditt e-postbibliotek, och även om det finns många sätt att förhindra att din e-post hamnar på ytterligare skräppostlistor – vi rekommenderar att du skickar din e-post anonymt – måste du fortfarande rensa bort gamla skräppostmeddelanden som hittade in i din inkorg från början.

För att undvika mycket tidsåtgång skulle jag inte rekommendera att du försöker radera alla dina äldre e-postmeddelanden manuellt. Istället, tack vare hjälp av filter, kommer du att kunna bli av med dessa e-postmeddelanden mycket snabbare. Genom att skapa ett filter kan du radera gamla meddelanden baserat på en angiven tidsram. Det enda problemet jag kan se med att använda filter är att de bara gäller för nyligen mottagna meddelanden. Du kan använda filter i framtiden för att säkerställa att pileupen inte inträffar för andra gången, men hur är det med de e-postmeddelandena som fyller upp din inkorg nu?

Ta bort gamla e-postmeddelanden automatiskt i Gmail

Det finns några saker att fördjupa sig i när det gäller att bli av med de äldre, inte längre nödvändiga e-postmeddelandena som plågar din Gmail-inkorg. Jag ska gå igenom hur du ställer in dina filter, använder dem för framtida användning och blir av med alla befintliga gamla e-postmeddelanden med Gmail-tillägget Email Studio .

Konfigurera dina filter

Först till kvarn, låt oss ställa in dina filter .

Att börja:

1. Logga in på ditt Gmail-konto med nödvändiga uppgifter.
2. Leta reda på kuggikonen . Det här är menyn för Gmail-inställningar och finns i det övre högra hörnet av fönstret. Klicka på den här ikonen och välj sedan Inställningar från rullgardinsmenyn.
3. Klicka över till fliken Filter och klicka sedan på Skapa ett nytt filter .
4. I inmatningsrutan Har orden skriver du in följande – older_than:x där "x" är tidsramen för de meddelanden du vill ska raderas. Detta kommer att vara en siffra följt av en bokstav. Bokstäverna som följer kommer att avse tidsramen. Du måste använda "d" för dagar, "w" för veckor och "m" för månader. Ett exempel skulle vara older_than:3d om du vill ta bort e-postmeddelanden som är äldre än tre dagar.
5. Klicka sedan på Skapa filter med den här sökknappen .
6. Fyll i rutorna märkta Ta bort och använd även filter på med en bock genom att klicka på dem.
7. Slutligen klickar du på Skapa filter för att se alla dina äldre e-postmeddelanden, baserat på datumet du just har angett, flytta från din inkorg till din papperskorg.

När meddelanden raderas i Gmail försvinner de inte direkt. Istället kan du hitta dem i papperskorgen. Det betyder att dessa e-postmeddelanden fortfarande kommer att räknas mot din totala datakapacitet. För att bli av med dem i sin helhet kan du antingen vänta på att Gmail tar bort dem automatiskt efter 30 dagar eller ta bort dem alla nu själv. För att utföra det senare, klicka på papperskorgen och klicka sedan på länken Töm papperskorgen nu .

Filter för framtida radering (återansökan)

Rubriken på denna artikel handlar om automatisk radering. Tyvärr kan filter inte utlösas automatiskt. Du måste gå tillbaka och återigen tillämpa filtret på din nuvarande inkorg.

Så här använder du ett filter igen:

1. Gå tillbaka till dina inställningar genom att klicka på kuggikonen uppe till höger i Gmail-fönstret och välj Inställningar från rullgardinsmenyn.
2. Klicka på fliken Filter .
3. Eftersom du redan har skapat ett filter tidigare kan du nu klicka på Redigera , som finns bredvid det filtret. Om du tidigare har skapat flera filter kan du enkelt hitta det du önskar eftersom kriterierna för varje filter kommer att visas.
4. Klicka på Fortsätt i avsnittet som visas med dina sökkriterier. Det kommer att vara en skärm som liknar den som visades när du satte upp originalfiltret.
5. Markera rutan bredvid Använd filter också på igen .
6. Den här gången, för att aktivera filtret, klicka på Uppdatera filter . Alla dina äldre e-postmeddelanden, inställda på den angivna tidsramen, kommer nu att föras bort till papperskorgen .

E-posta Studio

Email Studio kommer med en snygg funktion som automatiskt raderar alla dina äldre e-postmeddelanden från en angiven avsändare eller de som finns i en specifik mapp. Den inbyggda Auto-Purge-funktionen hjälper till att hålla din Gmail-postlåda mycket mer organiserad vilket leder till en effektivare arbetsmiljö.

Med Email Studio kan du arkivera och använda "Markera som läst" på alla e-postmeddelanden i din inkorg som har legat där i över tre månader. Det låter dig också permanent ta bort alla e-postmeddelanden från papperskorgen och skräppostmapparna automatiskt efter två dagar. Som en extra bonus inkluderar Auto-Purge en funktion för att avsluta prenumeration via e-post som kan hjälpa dig att enkelt ta bort din e-postadress från någon av dessa irriterande nyhetsbrevslistor. Det finns också mycket mer som tillägget kan, men jag känner att de som redan nämnts lyfter fram exakt vad vi behöver för den här artikeln.

Grundpaketet är gratis att använda men för att få ut det mesta av produkten erbjuds en premiumversion till en årlig prislapp på $29. Uppgraderingen gör att du kan skapa flera uppsättningar av rensningsregler och inkluderar en e-postschemaläggare, vidarebefordrare och en autosvarare.

Konfigurera och aktivera automatisk rensning i Gmail

Självklart är det första du behöver göra att ladda ner och installera tillägget Email Studio . När det har uppnåtts kommer du att kunna se Email Studio-ikonen utanför till höger sidofält när du öppnar något av dina Gmail-e-postmeddelanden.

Så här använder du det:

1. Öppna tillägget Email Studio och logga in med ditt Gmail-konto.
2. Du kommer att se en lista med alternativ. Från dessa alternativ väljer du verktyget Email Cleanup .
3. Klicka sedan på Lägg till ny regel för att ställa in en regel (ungefär som vad du gjorde med filtren ).
4. Det finns två delar för att ställa in en regel – du måste ange ett villkor och sedan en åtgärd. Tänk "orsak och verkan". Åtgärden utlöses när det angivna villkoret är uppfyllt.
5. För att ställa in ett villkor kommer du att kunna använda avancerade sökparametrar i Gmail som newer_than eller has:attachment eller larger_than . Använd dessa för att hjälpa dig hitta den exakta matchningen till de Gmail-e-postmeddelanden du vill arkivera , skicka till papperskorgen eller flytta till en annan mapp.
6. När en regel har skapats klickar du på knappen Spara . Email Studio kommer nu att arbeta i bakgrunden och utföra en körkontroll varje timme och utföra den angivna åtgärden när ett e-postmeddelande uppfyller de villkor som är kopplade till det. Du behöver inte göra något manuellt alls.