Hur man använder Microsoft Lists avancerade listredigerare

Så här öppnar du Microsoft Lists avancerade listredigerare:

Öppna en lista i Microsoft Lists.

Klicka på ikonen Inställningar uppe till höger.

Klicka på "Listinställningar" för att öppna listans inställningar i SharePoint.

Microsoft Lists är ett nytt datalagrings- och organisationssystem som kombinerar kalkylblad, databaser och webbappar. Lists är verkligen ett nytt gränssnitt ovanpå den befintliga SharePoint Lists-infrastrukturen. Vi har tidigare visat hur man skapar en ny lista inom listor själv ; nu kommer vi att gå på djupet om listkonfiguration genom att använda SharePoint-gränssnittet.

Lists gör ett bra jobb med att göra sig så tillgänglig som möjligt. SharePoint-backend avslöjas bara när du letar efter den. När du visar en lista klickar du på ikonen Inställningar uppe till höger och sedan på "Listinställningar" för att öppna konfigurationsalternativen i SharePoint.

Skärmen SharePoint List Settings är mycket tätare än vad du får i Lists-appen. Du har omfattande hanteringsmöjligheter för att anpassa listans fält, validering, behörigheter och metadata.

Allmänna Inställningar

Från toppen innehåller "Allmänna inställningar" globala kontroller som gäller själva listan eller all data i listan. Vi kommer inte att täcka alla alternativ här eftersom många av dem bara används inom SharePoint Lists UI, inte Lists-appen.

Vissa anmärkningsvärda inställningar finns i "Avancerade inställningar". "Behörigheter på objektnivå" låter dig styra vad användare kan se på delade listor, till exempel alla objekt eller bara objekt som de har skapat själva.

Alternativet "Bilagor" kan användas för att inaktivera möjligheten att lägga till bilagor till nya objekt i listor, som är på som standard. Längre ner på skärmen finns inställningar för att styra om listobjekt kan visas i sökresultat och om de kan laddas ner till användarnas enheter.

Kolumner

Tillbaka på huvudlistans inställningsskärm är avsnittet "Kolumner" värt ytterligare uppmärksamhet. Genom att klicka på ett kolumnnamn kan du redigera dess egenskaper. Vilka alternativ som är tillgängliga här beror på kolumnens datatyp. Några exempel du kan se inkluderar möjligheten att ställa in maximala teckenlängder (för textfält), ställa in standardvärdet för nya objekt och växla om fältet är en obligatorisk inmatning.

Interaktiva datatyper, såsom flervalskomponenten, kommer att ha fler inställningar. Dessa kan inkludera möjligheten att ändra typen av ingång som används, så att du kan välja mellan alternativknappar eller en rullgardinsmeny. De flesta - men inte alla - av dessa alternativ är tillgängliga när du redigerar kolumner i huvudappen Lists. Genom att använda SharePoint-inställningsskärmen exponeras alla möjliga inställningar, vilket ger dig mest kontroll över hur data lagras och presenteras.

Du kan skapa en ny kolumn med länken "Skapa kolumn" på sidan Listinställningar. Du måste välja ett kolumnnamn, välja datatyp och fylla i inställningsfälten för den datatypen. Kryssrutan "Lägg till i standardvy" bör vara markerad för att se till att fältet visas som standard i listgränssnittet.

Visningar

När det gäller vyer kan du hantera dessa i avsnittet "Visningar" längst ned på inställningssidan. Du kan skapa nya vyer och redigera befintliga. En "vy" definierar fälten som ska visas i Lists UI. Du börjar med en enda "Alla objekt"-vy som standard. När du lägger till ytterligare vyer kan du komma åt dem i Listor genom att klicka på namnet på den aktuella vyn uppe till höger.

Skärmen Visa inställningar låter dig välja vilka fält som ska visas och i vilken ordning de ska visas. Du kan också ställa in sorteringsordningen för rader med data och konfigurera standardfilter. I kolumnvalssektionen ser du flera fält som inte är standard som vanligtvis är dolda. Aktivera dem för att lägga till standardmetadata till listvyn, till exempel namnet på objektets författare ("Skapad av") eller dess ändringstid ("Ändrad").

Längre ner på skärmen för vyinställningar hittar du sektioner som låter dig konfigurera om totaler ska visas längst ner i kolumner, om data ska grupperas och hur många dataobjekt som ska visas på en enda skärm. Det sista avsnittet, "Mobil", låter dig välja om du vill göra denna vy tillgänglig på mobila enheter. Standardlistorna för stationära och mobila enheter kan ställas in oberoende av varandra, så det är möjligt att tillhandahålla en anpassad vy för mindre enheter.

SharePoint-inställningsskärmarna är mycket mindre tillgängliga än själva listorna. Du kanske inte behöver använda dem ofta, eftersom de mest använda funktionerna stöds inom Lists egna konfigurationspaneler.

Kraften med Lists kommer i dess mångsidighet - du kan komma igång med en grundläggande lista mycket snabbt och sedan lägga till mer avancerade funktioner med tiden. Så småningom kan du nå en punkt där du behöver ett SharePoint-alternativ som inte är exponerat i Lists UI. När den tiden kommer, klicka på "Listinställningar", bryt igenom listfasaden och börja använda funktionerna - och komplexiteten - i SharePoint istället.