Bli expert på Microsoft Teams möten med dessa fem bästa metoder

Ju mer tid du spenderar i Teams, desto viktigare blir det att försöka få ut det mesta av alla funktioner som är tillgängliga för dig i tjänsten. Här är en titt på några av dessa funktioner och bästa Teams-praxis.

Sudda ut din bakgrund eller använd bakgrundsbilder:  Detta hjälper till att skydda din integritet under möten genom att bara lägga tonvikten på ditt ansikte.

Använd ett headset för en bättre upplevelse: Detta hjälper till att säkerställa att du får den bästa ljud- och mikrofonkvaliteten under ett möte.

Schemalägg dina möten med Schemaläggningsassistent: Detta säkerställer att du och dina kollegor är på samma sida och att det inte finns några schemaläggningskonflikter.

Gör mötesanteckningar med mötesanteckningsfunktionen i Teams: Den här inbyggda Teams-funktionen hjälper dig att undvika att behöva jonglera mellan olika program.

Spela in dina möten: Med tillstånd från din kollega kan du få en kopia av mötet för framtida referens.

Nu mer än någonsin spenderar du sannolikt mer tid på möten i Microsoft Teams. Men ju mer tid du spenderar i Teams, desto viktigare blir det att försöka få ut det mesta av alla funktioner som är tillgängliga för dig, så att du kan få en sömlös upplevelse. Här är en titt på några av dessa funktioner och några bästa praxis att utnyttja så att du kan bli expert på möten i Microsoft Teams.

Övning 1: Gör din bakgrund suddiga eller använd bakgrundsbilder

Den första bästa praxisen på vår lista är den som är den mest uppenbara och mest populära i den aktuella situationen. Det vill säga att använda möjligheten att sudda ut din bakgrund i Team s eller använda bakgrundsbilder.

Med denna bästa praxis kan du ha ditt möte nästan var som helst och dölja vad som än händer i bakgrunden omkring dig. Faktum är att, tack vare funktionen, kommer Teams bara att lägga tonvikten på ditt ansikte och dölja allt annat. Var bara medveten om att den använder artificiell intelligens och fungerar bara med människor. Så du kanske vill vara lite försiktig om dina lurviga vänner är i bakgrunden.

Det finns några sätt att göra din bakgrund suddiga eller använda en bakgrundsbild i Teams. Du kan göra detta före mötet eller under mötet.

Innan mötet, på anslutningsskärmen, vill du klicka på den fyrkantiga rutan till vänster om PC Mic and Speakers under ditt videoflöde. Därifrån ser du ett alternativ för bakgrundsinställningar. Du kan välja den första, som säger Blur. Eller, om du vill ha en annan bakgrund, kan du välja en från listan. Ditt flöde kommer att ändras till önskad bakgrund, och när du är klar kan du stänga fönstret för bakgrundsinställningar med X.

För att sudda ut din bakgrund under mötet, klicka på de tre punkterna ( . . . ) högst upp i mötesfönstret. Sedan, därifrån, klicka på Använd bakgrundseffekter. Du kan sedan välja en från listan och klicka på Verkställ. 

Övning 2: Använd ett headset för en bättre upplevelse

Nästa steg är en praxis som dina kollegor kanske kommer att uppskatta: att använda ett headset . Med denna övning kommer du att få ett samtal av högre kvalitet i Teams. Du behöver inte oroa dig för att kollegor inte hör dig eller att du inte hör dem. Så här kan du ställa in en i Teams.

För att använda ett headset med Teams, se bara till att det är anslutet eller anslutet till din enhet, antingen via Bluetooth eller hörlursuttag. När du är ansluten vill du se till att Teams är korrekt konfigurerat för headsetet. Återigen, det finns två sätt du kan göra detta, antingen före mötet på anslutningsskärmen eller under mötet från menyn.

Innan mötet kan du konfigurera inställningarna genom att klicka på knappen PC Mic and Speakers under ditt videoflöde. När du har gjort det kommer du att se Enhetsinställningar popup. Se till att titta på avsnitten för högtalare och mikrofon. Klicka på nedåtpilen och välj dina hörlurar från listan för både högtalare och mikrofon. Stäng sedan fönstret med X.

Under mötet kan du byta till ditt headset genom att klicka på de tre punkterna ( . . . ) längst upp på skärmen och välja Enhetsinställningar. Därifrån kommer du att kunna välja samma inställningar som vi beskriver ovan. När du är klar, stäng fönstret med X.

Det är värt att notera att du också kan använda funktionen Ring ett testsamtal här också för att säkerställa att allt fungerar precis innan du går in i ett möte.

Övning 3: Schemalägg dina möten

En av de värsta sakerna med möten är att dras in i ett i sista minuten eller sekunden. Det är därför vi, som en bästa praxis, föreslår att du schemalägger och finjusterar dina möten. Du kan göra detta med Scheduling Assistant i Microsoft Teams. Här är en titt på hur du använder den.

Klicka först på kalenderikonen i sidofältet i Teams. Därifrån klickar du på fliken Schemaläggningsassistent längst upp. Från den fliken kommer du att kunna schemalägga ett möte baserat på dina kollegors tillgänglighet. Du kan lägga till platser, deltagare och så mycket mer. När du lägger till deltagare kommer dina medarbetare att dyka upp som antingen tillgängliga otillgängliga eller okända. Assistenten hämtar information från din kollegas Outlook-kalender för att fylla i detta. Du kommer att se en schemavy som visar deras redan schemalagda möten i lila. Du kan också bläddra igenom dagar och timmar för att hitta den tid som passar alla.

Relaterat till detta är möjligheten att dela en mötesdagordning. Du kan göra detta så att dina medarbetare och alla i mötet kommer att vara på samma sida. När du skapar ett nätmöte ser du detta i skrivrutan. Du kommer att kunna lägga din agenda här, och den kommer att visas i inbjudningsmailet.

Övning 4: Gör mötesanteckningar

Vad händer om du är mitt i ett viktigt möte, men behöver ett sätt att göra några anteckningar? Du tror att du måste använda Microsoft Word eller ett annat program, men visste du att Teams också har sin egen funktion för mötesanteckningar ?

Det här är en av våra andra bästa metoder för möten i Teams. Anledningen till? Anteckningar sparas som en del av själva mötet och kan följa med dig var som helst och kommer att sparas för senare eller för att dela med dina kollegor.

För att använda funktionen, gå med i mötet som vanligt och klicka sedan på (. . . ) knappen för fler åtgärder, följt av Mötesanteckningar. Du bör då se ett mötesanteckningsfönster som dyker upp. Därifrån vill du klicka på Gör anteckningar. Detta ger dig sedan full tillgång till ett formateringsverktygsfält, med fetstil, kursiv, markering och några andra saker du är van vid i Microsoft Word. Du kan också skapa en ny sektion med (+)-knappen.

När mötet är klart kan du komma åt dina anteckningar från chatten. Det bör finnas ett alternativ som säger Visa anteckningar i helskärm. Klicka på den för att se anteckningarna.

Övning 5: Spela in dina möten (med tillstånd såklart!)

Det sista på vår lista över bästa praxis är att spela in ett möte i Teams. En av de värsta sakerna i möten är när du hela tiden måste be dina medarbetare att upprepa saker om och om igen eftersom du inte kunde få ner det eller göra några anteckningar. Tja, om du har samtycke från alla parter i mötena kan du faktiskt spela in ett möte live, som det händer, för att säkerställa att du kan få en kopia av mötet som referens senare.

För att spela in ett möte kan du klicka på de tre prickarna ( . . . ) längst upp på skärmen, följt av knappen Starta inspelning. Därifrån ser du en ansvarsfriskrivning om att mötet spelas in. Du kan ignorera det, det här är bara för din kollegas säkerhet. När mötet är över och du är redo att stoppa kan du klicka på samma meny och välja Stoppa inspelning.

När inspelningen är klar får du ett e-postmeddelande om att den är tillgänglig i Microsoft Stream. Du kan klicka på den länken i e-postmeddelandet för att komma åt den, och till och med ladda ner en fil, så att du kan se den offline.

Kolla in våra andra tips

Även om fokus i den här artikeln har varit några av de bästa metoderna för Teams-möten, finns det mycket mer att veta om Microsoft Teams. Under de senaste månaderna har vi dykt djupare in i Teams. Ämnen inkluderar hur man kör flera instanser av Teams , hur man använder bots , hanterar aviseringar och mycket mer. Kolla in vår nyhetshub här för mer , och låt oss veta om du har några Teams-trick och egna tips genom att lämna oss en kommentar nedan.