In-House Instant Messaging (IM)-klient: Säker organisationskommunikation

Kommunikation och meningsfulla interaktioner är det som gör en organisation mer effektiv. Utan medlemmarnas interaktion kan den berörda arbetsplatsen knappast erbjuda ett gynnsamt företagsresultat. Kommunikation och informationsdelning mellan anställda kräver dock ett medium som kan uppfylla syftet med effektiv organisationskommunikation, såväl som delning av avgörande data och användbara uppdateringar. Flera organisationer använder IM-klienter som WhatsApp och Skype Chat för att hjälpa sina medlemmar att kommunicera individuellt i grupper. Många av dem inser dock inte om farorna som internetbaserade IM-klienter utgör för en organisation och den tillhörande informationen som delas på dessa tredjeparts IM-klientappar som finns på externa servrar.

För att ta itu med dessa problem är det viktigt att organisationerna hittar ett sätt att skydda både sin organisationsdata och personalinformation och andra känsliga filer och information som de delar på sin föredragna IM-klient. Låt oss se hur en intern IM-klient kan vara en bättre och säkrare lösning för att underlätta omedelbar kommunikation mellan medlemmar i ett kontorsutrymme.

Hur skiljer sig In-House Instant Messengers från IM-appar från tredje del?

Bildkälla: Canadian Business

Tredjeparts IM-klienter som Hangouts, WhatsApp och Skype låter dig kommunicera och dela information genom att erbjuda dig ett överföringsmedium mellan avsändaren och mottagaren. Det mediet är den berörda IM-klientens datacenter, där alla data och chattar som du delar på appen lagras. I princip överförs alla filer du delar, organisationsstrategier du diskuterar och all information du förmedlar med den IM-klienten till IM-klientens servrar, och den lagras där i form av en databas.

Det utsätter den informationen för risk för stöld och kapning. En annan oro som tagits upp av många granskare är att data måste passera genom de offentliga nätverken, och på Internet kan ingen med säkerhet säga att denna data inte kommer att fångas upp av hackare och nyfikna regeringar, som kan missbruka den.

Å andra sidan fungerar interna IM-klientappar endast för ditt kontor. Till skillnad från tredjeparts IM-klientappservrar är interna snabbmeddelanden endast anslutna till ditt kontorsnätverk. Detta innebär att data som delas mellan avsändaren och mottagaren på sådana IM-klientappar överförs via servern, som är installerad på din arbetsplats. Detta gör att du kan behålla dina delade data inom din organisation på en betrodd server, som inte är ansluten till ett offentligt nätverk.

Måste läsas:-

Instant Messaging (IM)-klienter: Varför de inte är lämpliga... Instant Messaging-appar finns över hela webben och våra mobiltelefoner, vilket gör kommunikationen enklare. Men hur bra dessa IM...

Hur fungerar in-house IM-klienter?

Processen är nästan densamma som för tredjeparts IM-klientservrar, om än med mindre skillnader. För det första är IM-servern här i ditt eget kontor istället för ägarföretaget för någon annan tredjeparts IM-app. Detta gör dig, eller någon utsedd person inom IT-administrationen i din organisation, till controller-administratör för din interna IM-klient. Nu, för att använda IM-klientappen, skulle den berörda användaren förses med ett specifikt genererat användarnamn och lösenord (som kan ändras senare).

När lösenordet väl har angetts, skulle den interna servern ladda användarens konto direkt med listan över medlemmar som arbetar inom organisationen, vilket skulle bilda din personliga kompislista på kontoret. Resten av processen är exakt densamma. Avsändaren skriver ett meddelande som skickas till den interna servern och sedan överförs till mottagaren. Och allt detta görs på några sekunder, så att du aldrig får tag i hela överföringen, vilket gör att du kan ge och ta emot omedelbara svar.

——————–>

Den interna IM-klientappen som arbetar på en intern server ansluten till ett privat nätverk låter dig hålla dina data inom väggarna på din arbetsplats. Men det är inte allt en intern instant messenger erbjuder dig.
Vilka fördelar erbjuder in-house, värdbaserade IM-klienter mot tredjeparts IM-klientappar

Varför ska en organisation använda en intern IM-klient gentemot en lätt och fritt tillgänglig tredje parts instant messenger? Här är en lista över alla pluspoäng som skulle hjälpa dig att förstå varför tredje parts budbärare, trots de funktioner de erbjuder, inte är lämpliga för organisationer:

1. Informationsdelning blir säkrare

Paketinformationen du delar på en intern IM-klientapp i form av en bild eller ett dokument sänds endast över kontorsnätverket och lagras på en server där innan de överförs till mottagaren. Eftersom de data som delas finns kvar inom ditt ägda nätverk och servrar, och inte tillhör ett tredjepartsföretag, behöver du inte oroa dig för möjligheten av obehörig åtkomst eller informationsmissbruk.

Måste läsas:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp handlar om sms och Snapchat låter dig dela roliga historier med dina vänner. Här är några proffs och...

2. Du, som ägare, har kontroll och övervakning över delad information

Som företagare vill du verkligen inte att någon ska misshandla organisationsdata eller dela obehöriga filer via chatt. Du kan inte anta något i detta avseende på en tredjeparts IM-klient; Men om du använder en intern instant messenger som körs på en kontorsserver kan du regelbundet kontrollera informationen och data som ständigt delas över appen. Detta skulle hjälpa dig att undvika att hatretorik och oetisk kommunikation sprids inom organisationen.

3. Självföredragen databashantering

Bildkälla: MitchJ

Istället för att lämna din serverdatabas samlad från all aktivitet på IM-klienten till ett tredjepartsföretag, skulle en intern messenger göra det möjligt för dig att hålla databasen inom kontorslokalerna. Du kan sedan låta dina IT-killar organisera databasen enligt ditt val, vilket också skulle göra datahämtning och lagring mer hanterbar. Denna organiserade data kan användas vidare i efterhand för att tjäna organisatoriska intressen för forskningsändamål.

4. Du kan hålla dina data säkra med någon av dina föredragna brandväggsmetoder

Bildkälla: Washington Post

Med IM-applikationer från tredje part måste du vara beroende av klientens utvecklare och företagsägare för servrarnas säkerhet. Ett enda fel från deras sida kan leda till ett intrång och kan lämna dina data oskyddade och sårbara utanför din kontroll. En intern server kan dock skyddas av vilken brandvägg som helst som du väljer som ägare och kan hållas säker på dina egna villkor. Således kan du bestämma hur säker du vill skydda dina servrar från skadlig programvara och spionprogram.

5. Din data är din att använda

Bildkälla: Puter Pros

Tredjeparts IM-klienter kan använda din data och sälja information som erhållits från den till digitala annonsörer och marknadsförare för att hjälpa dem att skaffa konsumenter i utbyte mot provisioner eller direktbetalningar. Även om många sådana aktiviteter är förbjudna enligt lag, ägnar sig IM-klienter åt sådana aktiviteter i en viss utsträckning och det också med ditt tillstånd (vilket du ger genom att acceptera på deras nämnda villkor).

Men genom att ha en intern IM-app, med fullständig administratörskontroll, får du välja dina egna villkor och ta bort alla möjligheter till obehörig och irrelevant användning av din data.

6. Inget problem med utrymme, tills du får slut på det vid din bas

Bildkälla: IBI Times

Varje IM-klientapp har ett begränsat molnutrymme dedikerat till ett specifikt konto. Utöver det måste du antingen välja separata tredjeparts moln- och webbtjänster eller betala för extra utrymme. Men när det gäller interna IM-klienter är utrymmet begränsat endast om du bestämmer dig för att inte utöka det. Servrarna har dedikerade hårddiskar installerade inuti dem. För att tillåta att mer data kan lagras på servern kan du alltid ha fler dedikerade enheter eller enheter med större diskutrymme installerade på servern. På så sätt kan du alltid ha fler och fler chattloggar lagrade på din IM-server utan problem med att betala för extra utrymme.

Måste läsas:-

De 10 bästa teamkommunikationsverktygen - Teamsamarbete... Om du också tror att "Teamwork är viktigt för alla företags framgång", börja då använda gruppkommunikationsverktyg och...

7. Kontroll över ändringar i IM-appen

Tredjepartsföretag kan överväga konsumenternas övergripande intresse när de gör ändringar och uppgraderingar av sina IM-klienter. Men med en intern IM-klientapp kan du ha fullständig auktoritet över dess användarpolicyer, uppdateringar och dess begränsningar. Du kan ställa in allt detta enligt kraven för ditt företag och organisatoriska syften, och därför koda den berörda budbäraren i enlighet med prestationerna för dina affärsintressen. Detta innebär inga onödiga uppgraderingar, oönskade (enligt din verksamhets användning) funktioner och frihet från begränsade användaravtalsvillkor och policyer.

8. Endast för organisatorisk användning

En intern IM-klient skulle vara något som bara skulle fungera på kontorssystem. Eftersom den kommer att anslutas till kontorsservrar och nätverk kan man inte använda den på distans för någon personlig kommunikation. Detta skulle tillåta dig att ha en separat dedikerad IM-klientapp för din affärs- och organisationskommunikation, som också skulle vara obligatoriskt installerad på varje dator som används. Eftersom den är begränsad till kontorssystem och kompislistan som endast består av organisationsmedlemmar, skulle den berörda IM-klientappen vara helt dedikerad till din affärskommunikation och endast informationsdelning, och det skulle inte förekomma någon störning av personliga kontakter och personlig kommunikation på ett företags IM app.

9. Fullständigt deltagande

En intern IM-klientapp skulle etablera ett gemensamt kommunikationsmedium mellan medlemmarna, som skulle vara tillgängligt från de tilldelade systemen. Dessutom skulle den vara skild från de fjärråtkomstbara IM-apparna från tredje part och skulle därför endast vara öppen för kontorskommunikation. Således skulle det användas av alla medlemmar obligatoriskt eftersom det skulle förbli den enda platsen för att samla alla organisatoriska uppdateringar och komma överens med andra kollegor.

Med den snabbt ökande kommunikationshastigheten är snabbmeddelanden ett viktigt sätt att få ett uppkopplat kontor. Det gör att arbetsgruppen kan kommunicera med varandra direkt, dela data och filer, få svar och svar på en nästan omedelbar basis. Med det sagt är det viktigt att komma ihåg att kapplöpningen om hastighet inte innebär att vi kompromissar med säkerheten och renligheten av organisationsdata. Det finns flera följder av att använda en tredjepartstjänst, den viktigaste av dem är det faktum att de ägs och kontrolleras av en tredje part!

Organisationer måste ansluta till offentliga nätverk för att få åtkomst till tredjepartsservrar för sin interna kommunikation. Med ökande integritets- och säkerhetsproblem och den slappa attityden hos dessa tredjepartsleverantörer av kommunikationstjänster, är det absolut nödvändigt att vi väljer rätt medium för intern kommunikation. Prova en snabbmeddelandeklient som är värd för dig själv idag!