Instant Messaging (IM)-klienter: Varför är de inte lämpliga för organisationer?

Appbutiker på både datorer och mobiltelefoner svämmar över med hundratals Instant Messaging (IM)-klienter eller applikationer, av vilka några har förändrat vårt sätt att kommunicera. Direktmeddelanden, gruppchatt, videosamtal , dokument- och fildelning. Användningen av emojis och klistermärken gör din kommunikation mer interaktiv. Men hur pålitliga är dessa appar med?

Lär dig vad snabbmeddelanden är?

Bildkälla: Wired

Instant Messaging eller IM hänvisar till att engagera sig i kommunikation genom att skicka och ta emot meddelanden i realtid i form av texter. Detta utförs genom en fristående applikation, som kan ägas, administreras och hanteras av ett tredjepartsföretag, kallat IM-klienter. IM-appar har vissa grundläggande unika funktioner som håller dem åtskilda från andra kommunikationsmedier som chattrum och e-post. Detta inkluderar "närvaro", som gör att användare kan veta om användaren på den mottagande sidan är online eller inte. Dessutom stöder IM-applikationer direkt fildelning i en live textsession, vilket gör att användare kan granska dokument, bilder och andra filer i realtid och diskutera om det.

Hur skiljer sig dessa applikationer från e-postmeddelanden?

Bildkälla: Tech Spirited

E-postmeddelanden garanterar inte omedelbar realtidskommunikation mellan de två parterna. Den erbjuder inte omedelbara svar från den mottagande användaren trots att den har internetanslutning. Dessutom är e-postmeddelanden avsedda för beskrivande konversationer i långtextform, medan snabbmeddelanden vanligtvis är kortare. Dessutom är snabbmeddelanden avsedda att visa personlig kommunikation och tenderar inte att bilda en serie av överlappande kedjebaserad kommunikation mellan flera användare. Men moderna snabbmeddelandeappar stöder gruppbaserad konversation via gruppchattar.

Hur fungerar IM?

Bildkälla: Medium

En fristående IM-applikation från tredje part har sin egen separata nätverksserver. Alla IM-klienter fungerar på samma sätt oavsett deras plattformar. IM-applikationer upprättar en anslutning mellan deras servrar och användarnas enhet med hjälp av deras internetanslutning. Användaren får igång IM-klienten genom att registrera ett användar-ID och lösenord som sparas på klientens server. Nu, som användare, tillåter du IM-klienten att komma åt din kontaktlista, som den kontrollerar mot sin lista över användare, kallad kompislista. Klienten skickar sedan informationen om vilka av dina kontakter som ingår i kompislistan och är tillgängliga för anslutning.

När din personliga kompislista är klar kan du välja den användare du vill kommunicera med och resten av processen är en bit av en kaka. Medan du chattar, skulle klient-servern fungera som ett överföringsmedium mellan din och mottagarens enhet.

Se även:-

6 Användbara WhatsApp-webbtips och tricks WhatsApp Web är en pålitlig, säker meddelandetjänst som låter dig skicka och ta emot meddelanden från din dator nr...

Varför kan organisationer gå med förlust på grund av dessa IM-klienter?

IM-applikationerna är enkla att använda, har en enkel registreringsprocess och har massor av funktioner för att ge dig en personlig kommunikationsupplevelse. Dessutom tillåter det dig att dela filer och bilder, och vissa av dem tillåter ofta även platsdelning. Så varför kan inte organisationer använda dessa funktioner för att utföra sin dagliga professionella kommunikation och fildelning? Tja, det finns nackdelar som kan utgöra risker för dessa företag:

• Fildelning på tredje parts server kan kosta datasekretess

All information eller filer som delas på den berörda IM-klienten överförs från avsändaren till mottagaren, med hjälp av datapaket, via klientens server. Dessa paket innehåller din överförda information, som för alltid lagras hos klienten. Eftersom dessa IM-klienter inte är interna har du ingen kontroll över att skydda filernas integritet och har ingen kontroll över deras tillgänglighet. Du kommer att vara helt beroende av IM-operatörerna för att säkerställa att data skyddas mot obehörig åtkomst. Även om många IM-klienter säger att informationen alltid är krypterad; men vem kan berätta det på riktigt?

Som ägare eller chef för vilken organisation som helst skulle du absolut inte vilja att någon av din affärsrelaterade information delas på tredjepartsservrar. Medan IM-företag har hävdat att uppgifterna alltid är skyddade, säger de senaste incidenterna med dataintrång och obehörig underrättelseövervakning av IM-klienter något annat.

• Brist på datasäkerhet

Bildkälla: TechCrunch

Även om du kan skydda din enhet från spionprogram och skadlig programvara genom att använda brandväggstjänster, kan du inte bara skydda överföringslinjen mellan din enhet och IM-klientservern bara genom att använda en brandvägg.

Internet är brett och är fullt av skadliga faror som kan skada dina webbaktiviteter, även genom att hindra dina konversationer. IM-klienterna kräver anslutning till offentliga nätverk och därför lagrar och bearbetar deras servrar informationspaket från flera nätverk runt om i världen. Den här servern är mycket benägen att attackera skadlig programvara och att vara tillgänglig på alla offentliga nätverk gör det ännu mer riskabelt att lita på dem för säkerhet. I alla framgångsrika hackningsförsök kommer dina data att äventyras, och senare kan de utsättas för missbruk och olagliga aktiviteter.

• För IM-kunder skulle din organisation vara en produkt

Bildkälla: Messenger People

IM-klientapplikationer drivs av företag, och precis som dina organisationer har de också en affärsmodell. Dessa företag använder din användarinformation för olika marknadsföringskampanjer och tjänar pengar i utbyte mot att de delar informationen med relevanta annonsörer. Som företagare skulle man aldrig vilja att hans organisationsinformation offentliggörs för en okänd eller oidentifierad källa.

• Säkerhetskopieringsproblem och överföringsbegränsningar

Bildkälla: Solutions Review

På företagsnivå skulle alla företag vilja föra ett register över dokument som innehåller viktiga organisationsdata. Dessa data används som referens i framtida affärsstrategier. Men inget meddelandeprogram skulle någonsin ge dig stort backuputrymme. Dessutom har varje IM-klientapplikation begränsningar för teckenbegränsning för texter, såväl som för storleken på filer som ska överföras. För ett organisatoriskt syfte kan dessa begränsningar vara kommunikations- och datadelningshinder.

I de flesta fall skulle en företagsorganisation välja en separat molnsäkerhetstjänst förutom IM-klienten. Detta skulle återigen utgöra en risk för att använda tredjepartsservrar. Därför finns din sparade data alltid kvar på en extern molnserver, och du är beroende av serverns ägare för dess säkerhet. Så, oavsett vad du gör, om IM-klienten du använder inte är intern, det vill säga byggd för att uppfylla kontorsintressen, skulle din organisation fortsätta att möta dessa problem.

• Konsumentstöd?

Bildkälla: AnswerFirst

Det borde finnas ett större frågetecken efter det. Som en enskild användare är det ingen stor sak att möta problem som dataförlust eller serverfel. Men att vara i en organisation kan dessa frågor kosta dig en förmögenhet. En organisation har verkligen inte råd att förlora data eller klara av sina dagliga uppgifter om dess kommunikationsklient ger upp det. Tredjepartsservrar kan ofta stöta på problem och ibland stängs de till och med av sina administrerande företag av alla möjliga skäl. Lycka till nu med att jonglera mellan deras konsumenttjänstexperter, samtidigt som du äventyrar ditt arbete och din tid.

• Bredvid Zero Control: Frekventa ändringar och uppdateringar

Bildkälla: Wired

Tredjeparts IM-klientapplikationer har mer än en användare. Därför finns det hundratals andra konsumenter av sådana appar och alla har olika krav. Nu skulle ägarföretaget för den berörda IM-klienten göra ändringar eller uppgraderingar i den appen, enligt behoven hos sin majoritetskonsumentbas. Du som företagare kan inte vara säker på om dessa uppgraderingar eller ändringar uppfyller dina intressen eller inte.

Dessutom ändras ofta avtalsvillkor, integritetspolicyer och användaravtal utan din vetskap. Att driva en organisation utan kontroll över datadelning och organisatorisk kommunikation är en riskfylld uppgift. Är det värt den risken?

• Möjligen låg medlemsdeltagande

Bildkälla: Wired

Varför skulle du behöva en IM-klient för ditt kontor? Att hålla alla inblandade medlemmar uppkopplade via ett gemensamt verktyg, och att säkerställa att organisatoriska beslut och information nås till alla, utan någon diskriminering. Nu finns det hundratals IM-klientapplikationer där ute. Det är inte möjligt att alla medlemmar i organisationen skulle använda samma IM-klientapplikation. Så, några av dem kommer att ladda ner den där snabbmeddelandeappen, som de inte är intresserade av. Eftersom de inte är villigt aktiva där, skulle det påverka användarnas deltagande.

• Det är inte bara för arbete

Vilka är de mest använda IM-klientapplikationerna; WhatsApp, Google Hangouts, Skype etc.?

Höger?

Bildkälla: Android Central

Ingen av dessa applikationer delar sig mellan officiella personer och dina individuella kontakter. Om dina personliga kontakter är tillgängliga i appen som används av din organisation, skulle de inkluderas i din kompislista. Så nu slås dina personliga och professionella samtal samman, vilket gör ditt gränssnitt och din organisatoriska kommunikationshantering till en besvärlig uppgift.

Med allt detta sagt är det helt klart att det inte är ett bra alternativ att använda en global tredjepartsserver och Instant Messaging Client för en komplett organisationsanvändning. Eftersom dessa IM-klientapplikationer drivs av företag, kommer de sannolikt aldrig att uppfylla dina organisatoriska intressen med prioritet. Dessutom kommer de med alla nackdelar som en out-of-premises server skulle orsaka. Det utsätter din information för risk för stöld och missbruk, håller dig borta från kontroll, begränsar dina dataöverföringsprivilegier och viktigast av allt, det är att dela dina data med utomstående för deras kommersiella vinningar.

Tror du att du på så sätt kan driva och utöka en säker verksamhet i framtiden? Med så mycket övervakning av dina organisatoriska aktiviteter skulle dessa IM-klienter knappast hjälpa dig att växa. Så det är viktigt att du som företagare hittar ett alternativ som kan lösa dina problem en gång för alla. 

Interna IM-klienter har potential att ersätta tredjepartsmeddelanden . Eftersom de körs på privata servrar och är fria från tredje parts störningar, kan de vara det bästa alternativet som moderna organisationer kan välja.