Hur man skapar ett flöde i Microsoft Teams och varför du kanske vill hjälpa dig att hålla dig produktiv

Med Power Automate och Microsoft Flow kan du skapa vissa "flöden" för att hjälpa dig hålla reda på din verksamhet och hjälpa dig att öka din produktivitet. Här är hur.

Konfigurera Power Automate-appen på Microsoft Teams genom att installera den från appkatalogen i det vänstra sidofältet i Teams

När du har konfigurerat den kommer du att föras till startsidan i Power Automate. Klicka på knappen Nytt flöde. Välj sedan en som passar med Microsoft Teams.

Se till att koppla dina konton till Flow, så att det lyser grönt

Fortsätt och följ instruktionerna på skärmen och klicka sedan på Skapa flöde

Flödet kommer att fyllas i Teams och det kommer att visas i listan på Power Automate-huvudsidan

Har du någonsin velat få ett meddelande om aktiviteter som händer i Teams angående dokument som laddas upp, formulär som signeras eller till och med uppgifter som slutförs i Planner? Vanligtvis kan du behöva kontrollera var och en av dessa Microsoft 365-appar individuellt för att få fart på saker och ting. Men med Power Automate och Microsoft Flow kan du skapa vissa "flöden" för att hjälpa dig hålla reda på din verksamhet och hjälpa dig att öka din produktivitet. Idag kommer vi att visa dig hur du kan göra det.

Lägger till Power Automate till Teams

Först och främst måste du lägga till Power Automate i Microsoft Teams för att fortsätta. För att göra detta, klicka på avsnittet Appar i Teams sidofält. Därifrån söker du efter Power Automate. Välj sedan Power Automate-appen som öppnas och välj den lila lägg till-knappen. Om du vill ha flöden i en specifik kanal eller ett helt team för alla användare kan du också välja nedåtpilen och välja Lägg till i team, om du har behörighet att lägga till en Automation för alla. När du är klar bör du se Power Automate-appen öppnas i sidofältet i Teams.

Skapa ett förgjort, "populärt" Flow in Teams

Därefter bör du tas till ett filtrerat alternativ som endast visar Microsoft Teams Flows and Templates. Du kan filtrera till andra flöden om du vill genom att klicka på filterknappen bredvid knappen Sök flöden (men mer om det senare.) Hur som helst bör du också lägga märke till några populära mallar för flöden i team. Dessa är förgjorda mallar av Microsoft, som du kan aktivera med bara några få klick, ingen kodning krävs!

Vi kommer att fokusera på dessa först, eftersom dessa är de mest populära och hjälper till att tillgodose några av de vanligaste behoven för aviseringar i Teams. Här är en lista nedan, men kom ihåg att du kan se en lista över alla Teams-flöden genom att välja Se alla Teams-mallar längst ned i Power Automate-appen. Generellt sett kommer alla flöden i teamlistan att vara direkt att ställa in, eftersom det bara behöver några enkla steg.

• Meddela ett team när ett nytt formulärsvar skickas
• När statusen för en uppgift i Planner ändras för att slutföras, meddela en kanal
• Meddela ett team när ett nytt objekt skapas i en SharePoint-lista
• Spara ett meddelande till OneNote
• Skapa ett arbetsobjekt från ett meddelande
• Meddela ett team när en ny uppgift läggs till på en Trello-bräda
• Meddela ett team när statusen för ett arbetsobjekt ändras i Azure DevOps
• Meddela ett team när en varning utlöses i PowerBI.

Om det flöde du vill ha finns i den här listan klickar du på det. Du får ett popup-meddelande som låter dig konfigurera det. Vi använder flödet för uppgiftsändringar i Planner, som ett exempel. Vanligtvis bör du se en ruta som låter dig namnge flödet. Sedan, under det, kommer en lista över inloggningar (eller anslutningar) som du behöver. Se till att du loggar in på var och en och klicka sedan på fortsätt och följ instruktionerna på skärmen. I vårt fall måste vi konfigurera och välja Planner-grupp-ID, Plan-ID, Teams-teamet och sedan kanalen för att fortsätta.

När du är klar kan du välja Skapa flöde. Och du bör då se ett popup-meddelande som säger att ditt arbetsflöde har skapats. Det visas nu i listan över flöden på huvudsidan för Power Automate! Och det kommer att köras automatiskt från och med nu.

Skapa andra och anpassade flöden i team

Tack vare Power Automate är du inte bara begränsad till flödestema mot team. Om du vill kan du också skapa andra flöden. Du kan växla till dessa genom att klicka på knappen Filter längst upp på skärmen, bredvid sökrutan och välja Alla mallar. Titta sedan till vänster för att välja en kategori. Stegen kommer att vara desamma och kräver att du loggar in och kopplar konton, som vi gjorde ovan.

Om du är en mer avancerad användare kan du också skapa ett tomt flöde på egen hand, utan att följa en mall. Klicka på fliken Skapa i Power Automate och välj sedan Skapa från tomt. Därifrån ser du en lista med utlösare och åtgärder. Du kommer också att se några teman under Alla. Välj ditt tema för att filtrera utlösaren och åtgärderna.

Välj sedan en utlösare, följ instruktionerna på skärmen. När utlösaren är klar, ställ in åtgärden genom att följa instruktionerna och guiden på skärmen. Varje flöde har olika instruktioner, men det är ganska enkelt att förstå. Du kan sedan testa flödet genom att klicka på knappen Test på toppen. Du kan också kontrollera flödet för fel genom att välja Flödeskontroll också. När du är klar klickar du på Spara så kommer ditt flöde att sättas igång.

Kontrollera och ta bort flöden

Nu när du har skapat dina flöden kan du enkelt ta bort dem eller redigera dem också. Öppna helt enkelt Power Automate-appen i Teams genom att klicka på ( . . .) i sidofältet och sedan på fliken Hem. Därifrån bör du se en lista över dina flöden. Du kan flytta musen längst till höger och klicka på de tre prickarna i listan och sedan välja Redigera eller Ta bort för att ta bort flödet. Ännu viktigare är att du också kan kontrollera körhistoriken för att se hur den fungerar, om den har blivit oseriös.

Bara början på oändliga möjligheter!

Att skapa flöde i team med power Automate är bara början på möjligheterna. Microsoft har en plattform som kallas PowerApps, som låter dig skapa dina egna anpassade appar för ditt företag med liknande mallar. Du kan lära dig mer om det här . Och kom ihåg, kolla vårt Microsoft 365-nav för mer nyheter och information.