Takto môžu správcovia IT odstrániť účty a používateľov Office 365

Tu je návod, ako môžu správcovia IT odstrániť staré účty Office 365 a tiež odstrániť licencie, aby sa vyhli plateniu za nepoužívané/odstránené používateľské účty.

Navštívte Centrum spravovania Microsoft 365

Uistite sa, že prepínač Vyskúšať nové centrum spravovania je prepnutý hore

Kliknite na Používatelia na bočnom paneli, vyberte používateľa, ktorého chcete odstrániť, a vyberte možnosť Odstrániť používateľa

Prejdite na stránku Fakturácia Centra spravovania Microsoft 365

Kliknite na stránku Produkty a služby

Vyberte predplatné a potom vyberte Pridať/Odobrať licencie, aby ste odstránili licenciu.

Vždy, keď niekto odíde zo zamestnania alebo už nie je v organizácii, má zmysel vymazať jeho údaje a odstrániť ich z Office 365. Tým sa nielen uvoľní miesto pre budúcich zamestnancov, ale zabráni sa používateľovi vrátiť sa späť a získať prístup k svojim údajom. Eliminuje tiež platenie dodatočného poplatku za predplatné Office 365 za používateľa. V tejto príručke sa pozrieme na to, ako môžu správcovia IT odstrániť staré účty Office 365.

Nejaké informácie

Predtým, ako sa pustíme do čohokoľvek, spomenieme, že toto je príručka len pre správcov IT. Používateľské kontá môžu odstrániť iba ľudia, ktorí majú povolenia globálneho správcu alebo správy používateľov Office 365 pre firmu alebo školu. Za zmienku tiež stojí, že správca IT bude mať na obnovenie účtu iba 30 dní, kým sa údaje používateľa natrvalo odstránia.

Spomenieme tiež, že aj keď odstránite používateľa Office 365, stále budete platiť za jeho licenciu. Aby ste sa vyhli plateniu navyše, budete musieť urobiť ďalší krok – prestať platiť za licenciu alebo ju presunúť na iného používateľa.

Ak sa obávate straty dôležitých informácií spoločnosti, existujú spôsoby, ako zálohovať údaje bývalého používateľa , ak je to potrebné. Nakoniec je stále možné ponechať si e-mail používateľa pred odstránením účtu presunutím e-mailu na iné miesto. Správcovia IT s predplatným Office 365 na podnikovej úrovni môžu tiež zachovať údaje poštovej schránky odstráneného používateľského konta Office 365 tak, že ho premenia na neaktívnu poštovú schránku.

Krok 1: Odstráňte používateľa

Ak odstraňujete používateľský účet, ktorý ste skonvertovali na zdieľanú poštovú schránku, pred odstránením používateľa je potrebné zvážiť zvláštnu pozornosť. Osobitnú pozornosť treba venovať aj tomu, ak ste na účte nastavili preposielanie e-mailov.

Dôvod prečo? Keď osoba odpovie na správu odoslanú do zdieľanej poštovej schránky, bude sa zdať, že e-mail pochádza zo zdieľanej poštovej schránky a nie od jednotlivého používateľa. Preposielanie e-mailov navyše závisí aj od toho, či je aktuálny účet stále aktívny, a ak účet odstránite, poštová schránka sa stane neaktívnou. V týchto situáciách vám spoločnosť Microsoft odporúča prestať platiť za licenciu namiesto odstránenia účtu (čo popisujeme v ďalšej časti.)

Ak chcete začať s odstraňovaním konta alebo používateľa služieb Office 365, budete musieť navštíviť Centrum spravovania služieb Microsoft 365 . Odtiaľto sa budete chcieť uistiť, že prepínač Vyskúšať nové centrum spravovania je prepnutý hore. Potom môžete kliknúť na Používatelia na bočnom paneli, vybrať používateľa, ktorého chcete odstrániť, a vybrať možnosť Odstrániť používateľa.

Správcovia IT s hlbšími skúsenosťami môžu tiež odstrániť veľa používateľov súčasne pomocou cmdlet Remove-MsolUser PowerShell. Nebudeme sa venovať technickým aspektom, ale ak chcete, môžete si o tom prečítať tu .

Krok 2: Prestaňte platiť za licenciu

Opäť platí, že vymazanie účtu Office 365 stále znamená, že budete platiť za licenciu. Za licenciu môžete prestať platiť nasledujúcim spôsobom. Najprv budete chcieť prejsť na stránku Fakturácia Centra spravovania Microsoft 365 . Potom budete chcieť kliknúť na stránku Produkty a služby. Potom môžete vybrať predplatné a potom vybrať Pridať/Odstrániť licencie, aby ste odstránili licenciu. V prípade potreby môžete licenciu prideliť aj niekomu inému z tej istej stránky. Uvedomte si, že nebude, nebude niekomu automaticky priradený.

Ďalšie poznámky

V závislosti od vašej situácie možno nebudete môcť odstrániť príslušnú licenciu po odstránení používateľa služieb Office 365 (v tomto prípade stále môžete znova prideliť uvoľnenú licenciu novému používateľovi). Stane sa tak, ak ste si zakúpili licencie prostredníctvom partnerského alebo hromadného licencovania. Licencie tiež možno nebudete môcť odstrániť, ak platíte za ročný plán alebo ak ste uprostred fakturačného cyklu. V takom prípade nebudete môcť odstrániť licenciu z vášho predplatného, ​​kým nebude váš záväzok dokončený. Viac informácií o odstránení účtov Office 365 od spoločnosti Microsoft sa dozviete tu .