Chcete poslať hromadný email? Tu je návod, ako vytvoriť e-mailové korešpondencie v Publisheri

Odoslanie hromadného e-mailu bývalo časovo náročný proces, ale Microsoft Publisher to uľahčuje. Tu je návod.

Vytvorte si súbor vydavateľa a potom prejdite do ponuky korešpondencie a vyberte možnosť e-mailovej korešpondencie .

Otvorte prvý krok v sprievodcovi a vyberte príjemcov alebo vytvorte nový zoznam príjemcov

Vyberte vlastné polia, ktoré chcete vložiť do súboru vydavateľa

Vyberte, komu posielate hromadný e-mail, a potom pridajte predmet alebo priložte súbory

Ak vlastníte malú firmu, jednou z najužitočnejších vecí je posielanie hromadných e-mailov potenciálnym zákazníkom alebo klientom. Služby ako Mailchimp ponúkajú možnosť hromadných marketingových e-mailov, ale za extra cenu. Môžete tiež zvyčajne odosielať hromadné e-maily a marketingové materiály pomocou funkcií hromadnej korešpondencie v programe Outlook alebo Microsoft Word.

Microsoft Publisher vám však umožňuje vytvárať oveľa profesionálnejšie a štýlovejšie hromadné e-mailové správy alebo bulletiny. Stále sa ponárame do funkcií každej z aplikácií balíka Office a dnes vám ukážeme, ako môžete s predplatným Office 365 vytvoriť profesionálne vyzerajúce e-mailové zlúčenie s Publisherom bez ďalších nákladov.

Spustite Publisher a prejdite do ponuky pošty

Ak chcete začať, môžete si vytvoriť svoj vlastný súbor vydavateľa od začiatku pomocou možnosti Prázdny 8,5 x 11" alebo pomocou jednej zo šablón. Ak si nie ste istí, ako začať, môžete vyhľadať šablóny online z nového súboru Pekným návrhom na začiatok hromadného e-mailu je šablóna „newsletter“, ktorá obsahuje veľa oblastí s textami a fotografiami, ktoré môžete zameniť alebo prispôsobiť svojim vlastným firemným materiálom.

Po prispôsobení súboru alebo šablóny údajom o vašej spoločnosti môžete prejsť do ponuky v hornej časti. Odtiaľ budete chcieť vybrať možnosť Pošty . Potom by ste na ľavej strane mali vidieť možnosť  E-mail Merge. Budete chcieť kliknúť na šípku nadol vedľa nej a vybrať položku  Sprievodca krok za krokom. 

Vyberte si možnosti príjemcu

V sprievodcovi uvidíte zoznam možností a vysvetlenie, ako funguje proces e-mailovej korešpondencie. V tomto prvom kroku budete chcieť venovať pozornosť zoznamu Vytvoriť zoznam príjemcov. Odtiaľ môžete buď použiť existujúci zoznam kontaktov , vyberte kontakty z Outlooku, alebo sa rozhodnete t yp sa nový zoznam . Zvyčajne je najlepšie vybrať kontakty z programu Outlook, ktorý už bude domovom väčšiny ľudí, ktorých chcete kontaktovať. Ak sa pre to rozhodnete, môžete si vybrať vybrať zoznam kontaktov a vybrať svoje kontakty a potom prejsť na ďalší krok.

V opačnom prípade sa môžete rozhodnúť napísať nový zoznam. ako sme tu my. Ak to chcete urobiť, môžete sa vrátiť na kartu Korešpondencia a kliknúť na Vybrať príjemcov a potom zvoliť Zadať nový zoznam. Po zadaní mien a osobných informácií môžete nájsť miesto na uloženie zoznamu adries a kliknúť na tlačidlo OK, potom na tlačidlo  Áno a potom na tlačidlo Áno, aby ste ho mali po ruke pre budúce použitie.

Pripravte dokument na e-mailovú korešpondenciu

Potom sa môžete vrátiť späť do sprievodcu e-mailovou korešpondenciou tak, že naň kliknete na páse s nástrojmi v hornej časti. V sprievodcovi sa budete chcieť uistiť, že je vybratý váš zoznam kontaktov. Ak nie je, môžete sa vrátiť o krok späť a kliknúť na Upraviť zoznam príjemcov.  Odtiaľ môžete kliknúť na položku Vybrať existujúci zoznam a odovzdať zoznam, ktorý ste predtým vytvorili.

Po výbere môžete prejsť na krok 2 kliknutím na sprievodcu. Budete musieť pripraviť dokument na e-mailovú korešpondenciu. V rámci tohto procesu sa v sprievodcovi zobrazí zoznam možností vrátane mien, čísel, e-mailových adries a iných typov informácií. Uistite sa, že ste umiestnili kurzor tam, kde sú v dokumente potrebné, a potom ich kliknutím vložte. V našom prípade ideme len o názov. alebo adresu. Existujú možnosti pre niektoré prispôsobené odkazy, ako aj obrázky, ale tých sa nedotkneme.

Pripravte sa na odoslanie hromadného e-mailu

Po dokončení zadávania polí do poľa Vydavateľ je čas odoslať tento e-mail! Uvidíte možnosť zobraziť ukážku e-mailu, aby ste sa uistili, že je správna. Tiež si všimnete, že ak sa vyskytnú potenciálne problémy, zobrazí sa upozornenie. Kliknutím na toto môžete opraviť. V opačnom prípade stačí kliknúť na tlačidlo Odoslať e-mail a spracovať.

Vo vyskakovacom okne nezabudnite kliknúť na  Komu, prejdite nadol a zo zoznamu vyberte možnosť E-mailová adresa  . Potom môžete zadať svoj vlastný predmet. Ak chcete dosiahnuť dokonalé prispôsobenie, môžete tiež kliknúť na položku Možnosti a vybrať možnosť CC, BCC a nastaviť prioritu e-mailu. Môžete tiež pripojiť súbory.

Keď budete spokojní, môžete správu odoslať stlačením  Odoslať . Vydavateľ vás tiež upozorní na to, komu posielate e-mail, takže potvrďte stlačením tlačidla  OK . Keď tak urobíte, váš hromadný e-mail bude odoslaný.

Ako využijete silu aplikácie Microsoft Publisher?

Aj keď sme vysvetlili, ako môžete použiť Microsoft Publisher na odosielanie hromadných e-mailov alebo bulletinov, existuje mnoho ďalších spôsobov použitia. Táto aplikácia Office 365 je skvelá na vytváranie ďakovných pohľadníc, narodeninových pohľadníc, bannerov, plagátov, štítkov, vizitiek a ďalších. Možnosti sú nekonečné a s aplikáciou Publisher môžete urobiť takmer čokoľvek, aby vaša firma zažiarila! Neváhajte a dajte nám vedieť, ako používate Publisher, v komentári nižšie.