Hvordan forhindre pinlige møteøyeblikk på nett

Muligheten til å ha eksterne nettmøter hjemme kan være veldig praktisk. Men den introduserer også en hel liste med muligheter for svært pinlige øyeblikk.

Hvis du har barn, kjæledyr, babyer eller til og med et vindu bak deg som viser utendørs, har du alle ingrediensene til en oppskrift på katastrofe.

I denne artikkelen vil vi dekke noen av de vanligste problemene som kan føre til pinlige nettmøter, og hvordan du kan forhindre dem.

Nettmøter: Hva kan muligens gå galt?

Et av de mest kjente eksemplene på nettopp et slikt pinlig øyeblikk skjedde med professor Robert Kelly da han ble intervjuet direkte på TV av BBC.

Et av Kellys småbarn i alderen gikk inn på kontoret hans midt i intervjuet, og det samme gjorde babyen hans i en rullator. Til slutt løper hans hektiske kone inn i rommet for å trekke barna ut av rommet.

Ikke bare var dette et pinlig nettmøteøyeblikk, men det var også et øyeblikk som fant sted direkte og ble sendt over hele verden til millioner av seere.

Forhindrer pinlige nettmøteøyeblikk

Det finnes måter du kan sette opp arbeidsområdet, datamaskinen og selve møtet for å redusere sjansene for uheldige hendelser.

Hvis du følger alle disse retningslinjene, kan du være trygg på at alle dine nettmøter vil gå problemfritt og uten noen "minneverdige" øyeblikk.

Blokker kameraet når det ikke er i bruk

Det er mange sikkerhetsgrunner til at du bør holde webkameraet ditt dekket med mindre det er i bruk. Men bortsett fra sikkerheten ønsker du heller ikke å vise videoen din i starten av et nettmøte før du er klar.

Det har vært historier om folk som ble tatt på do under et møte fordi webkameraet deres ble pekt mot en åpen baderomsdør. 

Dette kan skje av flere årsaker.

• Webkameraet slås på automatisk ved møtestart
• Du glemmer at kameraet er slått på under et møte
• Du trodde møtet var avsluttet, men kameraet er fortsatt på mens folk er tilkoblet

Den enkleste måten å forhindre alle disse scenariene på er å bruke skyvedekselet på webkameraet ditt hvis det har en. Hvis den ikke gjør det, så ha litt tape tilgjengelig for å holde over kameraet når det ikke er i bruk.

Bruk gardiner på bakgrunnsvinduer

Windows kan være bra for å slippe lys inn på kontoret, men når du er i et nettmøte kan de forårsake mange problemer.

Det er flere scenarier som kan føre til forlegenhet med windows, så la oss utforske de tre viktigste.

Du ser ut som en skurk

Se for deg at noen dukker opp i et møte og de bare vises som en skygge i et mørklagt rom. Hva ville ditt førsteinntrykk vært om den personen?

De fleste vil bli påminnet om en rekke filmer der en skurk sitter i et fangehull og planlegger sin neste onde plan.

Lys som strømmer inn gjennom et vindu spiller et puss med de fleste webkameraer og tvinger dem til automatisk å filtrere lys, slik at hele rommet ser mye mørkere ut enn det faktisk er.

Den enkleste måten å fikse dette problemet på er å kle alle vinduer bak deg i gardiner, og alltid holde gardinene eller solgardinene lukket under møter.

Kjæledyr elsker Windows

Kjæledyr elsker også vinduer, og kjæledyr og nettmøter kombinerer sjelden veldig godt.

Hvis du legger merke til at folk i møtet ler eller humrer mens du snakker, kan det være lurt å ta en titt bak deg.

Sjansene er ganske gode at katten din ikke er bra.

Hvis du er klar til å starte et nettmøte, få alle kjæledyrene dine ut av rommet slik at de ikke gjemmer seg i vinduskarmen og er klare til å gjøre deg flau under videokonferansen.

Merk: Å lukke kontordøren (og låse den) kan holde uønskede kjæledyr og andre ubudne gjester ute.

Utelivet er ikke alltid herlig

Det andre problemet med vinduer er ting som skjer på den andre siden av disse vinduene.

Vil du virkelig at kollegene eller andre møtedeltakere skal se naboen din klippe plenen ute i pyjamasen? 

Du vet aldri hvem eller hva som kommer forbi vinduet, så dette er enda en grunn til å sørge for at vinduet bak deg har gardiner, og at du bruker dem.

Skru opp belysningen

Når vi snakker om belysning, gir et godt opplyst kontor den beste videoen under en nettkonferanse. Den beste måten å oppnå perfekt belysning på er å plassere skrivebordet slik at det er et vindu (med gardinene åpne) enten bak skjermen du står overfor, eller til siden. 

Naturlig lys fra vinduer på siden gjør det motsatte av et vindu bak deg. I stedet for å tvinge webkameraet til å filtrere lys, kaster det naturlig lys på deg som kameraet kan fange opp.

Hvis du ikke har et vindu plassert riktig på kontoret ditt, er den nest beste løsningen å slå på så mange taklys som du har.

Enda bedre, bruk Philips Hue-lys og sett dem til den lyseste innstillingen.

Rydd før møter

I følge en studie fra 2018 fra University of Michigan fant psykologer at folk utviklet negative meninger om mennesker bare på grunn av kontorets tilstand.

Dette funnet er ikke overraskende. Det er imidlertid uheldig hvis du har jobbet hardt hele uken og bare ikke har hatt tid til å rydde opp i plassen rundt deg før det nettbaserte videomøtet.

Den enkle løsningen er å planlegge minst 15 minutter i kalenderen din før starten av videomøtet. Bruk den tiden på å plukke opp alt rotet bak deg. Rydd i det minste opp alt som kameraet kan se.

Det betyr kanskje ikke at hele rommet er rent, eller at skrivebordet ditt ikke fortsatt er rotete, men hvis folk som deltar på møtet ikke kan se rotet, vet de ikke bedre.

Oh lydene vi lager

Lyd kan være din verste fiende under en videokonferanse. Det er alle slags måter mikrofonen din kan gjøre deg forlegen på. 

Bare vurder å glemme at mikrofonen er slått på og gjør ett av følgende:

• Spise chips eller noe annet knasende og høyt
• Mumler noe negativt om en kollega under pusten som alle kan høre
• Å ha en personlig sidesamtale med din ektefelle eller et annet familiemedlem
• Lage pinlige kroppslyder

Alle disse scenariene kan variere fra mildt humoristiske til smertelig pinlige. 

Hva er løsningen? Sjekk alltid at du er dempet ved starten av møtet med mindre du trenger å snakke, og hold nøye øye med mikrofonstatusen din under møtet. 

Enda bedre, konfigurer innstillingene for videokonferanseprogramvaren slik at mikrofonen automatisk forblir dempet når møtet starter.

I Skype finner du denne innstillingen i Innstillinger - menyen, under Lyd og video . Bare sørg for at Slå på lyden for innkommende anrop er slått av.

De fleste store videokonferanseapplikasjoner har en lignende innstilling for mikrofonen.

Andre nyttige tips

Ved å ha alle rådene ovenfor i bakhodet vil du sikre at videokonferansene dine går jevnt og uten problemer. 

Det er noen andre tips som kan hjelpe med videosamtalene dine:

• Deler skjermer : Når du deler skjermen din, ikke velg deleknappen før du ser riktig skjerm uthevet. Alle store nettkonferanseapper fremhever skjermen du har valgt, slik at du alltid vet hvilken skjerm du skal dele. Deling av feil skjerm kan føre til at folk ser ting du ikke vil at de skal.
• Pinlige varsler : Det er ingenting verre enn at en kollega sender deg en personlig melding mens du deler skjermen din under et møte. Deaktiver Windows-varsler før hver videokonferanse.
• Vinduplassering : En vanlig feil folk gjør er å plassere chattevinduet med alles ansikter på en skjerm vekk fra webkameraet. Plasser den i stedet på samme skjerm slik at det ser ut som om du ser direkte på folk.
• Virtuelle bakgrunner – De fleste apper som Zoom og Skype lar deg nå velge en virtuell bakgrunn. Du kan enten velge noe fra forhåndsinnstillingene eller du kan laste ned ditt eget bilde og bruke det som bakgrunn. Noen apper lar deg også gjøre bakgrunnen uskarp, så hvis du sitter fast med et dårlig bakteppe for samtalen, kan du få en virtuell.

Har du noen gang hatt noen pinlige øyeblikk under videokonferansene dine? Vi vil gjerne høre historien din i kommentarfeltet nedenfor.