Pasta sapludināšana no Excel uz Word divos bez piepūles veidos

Ja jums ir grūtības nosūtīt lielapjoma e-pastu vai e-pasta ziņojumus klientiem un klientiem, personalizējot katra dokumenta saturu, pasta sapludināšana var palīdzēt. Pasta sapludināšanai labākā kombinācija ir Excel un Word. Uzziniet šeit, kā divās vienkāršās metodēs pasta sapludināšanu no Excel uz Word.

Pasta sapludināšana ir vispieejamākais biroja darba automatizācijas veids galddatoros un klēpjdatoros. Jums vienkārši jākonfigurē programma Microsoft Word, lai no datu bāzes, piemēram, Excel faila vienam dokumentam, iegūtu datus vietturu tekstiem.

Kad tas ir iestatīts, ar vienu klikšķi varat izveidot personalizētas vēstules, aploksnes, e-pastus, katalogus, adrešu etiķetes utt. Ja uzzināsit, kā veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word, ar dažiem klikšķiem varat izveidot rēķinus, ikmēneša rēķinus, informāciju par abonementu un daudzus citus oficiālus dokumentus simtiem un tūkstošiem klientu.

Apgūstot pasta sapludināšanu programmā Word no Excel, varat izveidot ar datiem bagātus e-pasta ziņojumus un e-pastus un izvairīties no cilvēka kļūdām, kas var rasties, veidojot šādus dokumentus manuāli. Tātad, sāksim ar metodēm pasta sapludināšanai no Excel uz Word.

Pasta sapludināšana no Excel uz Word: manuāla metode

Ir divi veidi, kā veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word. Pirmā ir manuālā metode, kurā vietturu tekstus pievienojat vienam dokumentam, bet Word veic pārējo pārējām vēstulēm vai e-pastiem. Uzziniet, kā veikt manuālu pasta sapludināšanu šeit:

Izveidojiet datu avotu Excel darblapā

Vispirms jums ir jāizveido datu bāze, no kuras MS Word ienes datus pasta sapludināšanas laukos e-pasta veidnē, pastā, rēķinā utt. Excel datu bāze ir jāizveido tā, lai visi ar vienu adresātu saistītie dati būtu pieejams vienā rindā.

Varat atdalīt dažādus datus vienā rindā zem dažādām kolonnu galvenēm. Šīs kolonnu galvenes darbosies kā līdzinieks pasta sapludināšanas laukiem programmā Word. Tagad varat izveidot kolonnas galveni, kā vēlaties. Taču vēlāk kolonnu galvenēs ir jāveic nelieli labojumi, lai tie atbilstu Word laukiem.

Tālāk atrodiet pamata darbības, lai programmā Excel izveidotu pasta sapludināšanas datubāzi. Šajā apmācībā tiks izveidots rēķins mazam vai mājas uzņēmumam, kurā varat izdevīgi nosūtīt lielapjoma rēķinus un ikmēneša rēķinus tūkstošiem klientu, nepaļaujoties uz dārgiem tiešsaistes risinājumiem vai trešo pušu aģentūrām.

• Izveidojiet tukšu Excel failu un pārdēvējiet lapas nosaukumu uz Rēķini .
• Šajā darblapā ir jāaizpilda visi pasta sapludināšanas dati.
• Tagad izveidojiet vienumus, kurus vēlaties iekļaut pasta sapludināšanas dokumentā kā kolonnu galvenes . Programmā Word tie darbosies kā pasta sapludināšanas lauki .
• Ievadiet klienta vārdu un visu pārējo saistīto informāciju zem attiecīgās kolonnas galvenes tajā pašā rindā. Ja maināt rindas vienam un tam pašam klientam, programma Word nevarēs apvienotajā dokumentā aizpildīt pareizo informāciju.

Excel datu bāze pasta sapludināšanai Excel programmā Word

• Palielinoties klientu bāzei, varat sākt pievienot jaunus klientu vārdus slejas Klients galvenē .
• Varat arī pievienot jaunus datus par esošajiem vai jauniem klientiem zem konkrētajām sleju galvenēm.
• Katru reizi, kad atjaunināsiet šo datu bāzi, Word pasta sapludināšanas programma automātiski izveidos jaunu klienta dokumentu pievienotajiem klientiem, izlaidīs klientus, ja dažus izdzēsīsit, kā arī atjauninās dokumentā esošos skaitļus atbilstoši informācijai no Excel datu bāzes.
• Word pasta sapludināšana neimportēs numuru formatējumu no programmas Excel. Lai saglabātu skaitļu formatēšanas elementus, piemēram, decimāldaļas, valūtas simbolus utt., konkrētos pasta sapludināšanas laukos ir jāievieto īss kods. Es pieminēšu kodu un viltību, lai to izmantotu vēlāk šajā apmācībā.

Tieši tā! Esat veiksmīgi izveidojis Excel datu bāzi pasta sapludināšanas projektam. Lielisks darbs! Sāksim izveidot pasta sapludināšanas veidni programmā Microsoft Word.

Izveidojiet savam klientam e-pastu vai pastu

Vispirms jums ir jāizveido rēķina e-pasta vai pasta uzmetums, ko vēlaties nosūtīt saviem klientiem un klientiem. Vēstulē ir jāiekļauj pamatinformācija par jums, kā parādīts tālāk. Tie ir statiski visiem e-pastiem un vēstulēm.

Word veidne pasta sapludināšanai programmā Word no Excel

• Tavs vārds
• Jūsu uzņēmuma nosaukums
• Jūsu uzņēmuma adrese
• Uzņēmuma logotips (ja tāds ir)
• Paraksta rinda

Pasta sapludināšana no Excel uz Word

Tagad, kad esat izveidojis Word veidni, kurai pievienosit pasta sapludināšanas laukus, apskatīsim tālāk norādītās darbības.

• Word lentē noklikšķiniet uz cilnes Pasta ziņojumi un pēc tam atlasiet Sākt pasta sapludināšanu .

Izveidojiet e-pasta ziņojumu pasta sapludināšanu programmā Word

• Nolaižamajā  sarakstā izvēlieties dokumenta veidu, kuru vēlaties izveidot. Atlasīsim E-pasta ziņas .
• Tagad vēlreiz noklikšķiniet uz Sūtījumi , bet šoreiz izvēlieties Atlasīt adresātus .
• Tā kā vēlaties veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word, atlasiet opciju Izmantot esošu sarakstu .

Pasta sapludināšanas datu bāzes tabulas atlase programmā Excel

• Tagad atrodiet iepriekš programmā Excel izveidoto pasta sapludināšanas datu bāzi un dialoglodziņā Atlasīt tabulu atlasiet darblapu Rēķini .
• Tagad jums vajadzētu redzēt, ka komandu grupa Rakstīt un ievietot laukus tiek aktivizēta Word lentes izvēlnē > Pasta ziņojumi .

Līdz šim jūs savienojāt Excel pasta sapludināšanas datubāzi ar programmu Word. Tālāk mēs uzzināsim, kā aizpildīt obligātos laukus pasta sapludināšanas veidnes dokumentā:

• Noklikšķiniet uz opcijas Apsveikuma rindiņa cilnē Pasta ziņojumi un izveidojiet sveiciena rindiņu, kuru vēlaties pievienot. Tiks parādīts viettura teksts " GreetingLine" .

Izveidojiet sveiciena rindiņu pasta sapludināšanā programmai Word

• Tagad varat uzrakstīt paziņojumu, kurā minēts rēķina apmaksa. Šis būs statisks paziņojums, kas tiks nosūtīts visiem adresātiem.
• Zem apsveikuma rindas varat pievienot citus pasta sapludināšanas laukus, piemēram, Lietotāja e-pasts «Customer_Email» ; Rēķina numurs: «Rēķina_numurs» ; Rēķina datums: «Rēķina_datums» utt.

Pasta sapludināšanas e-pasta augšējās daļas izveide rēķiniem

• Pēc tam noklikšķiniet uz opcijas Ievietot sapludināšanas lauku , lai sāktu pasta sapludināšanas projekta dinamisko komponentu pievienošanu.
• Komanda Ievietot sapludināšanas lauku parādīs visas kolonnu galvenes, kas ir pieejamas Excel datubāzē, kuru pievienojāt pasta sapludināšanas dokumentam. Veltiet laiku, lai pievienotu vajadzīgos laukus.

Galvenās rēķina informācijas un noslēguma paziņojuma izveide pasta sapludināšanas e-pastā

• Piemēram, varat pievienot šos sapludināšanas laukus: «Services_Line_1» ; «Datuma_rindiņa_1» ; «Summa_rindiņa_1» ; «Pakalpojumu_līnija_2» ; «Datuma_rindiņa_2» ; «Summa_rindiņa_2» ; "Summa_Kopā_".

Kā manuāli apvienot pasta sapludināšanu no Excel uz Word Visa pasta sapludināšanas veidne

• Tagad, kad esat pievienojis visus dinamiskos laukus, varat aizvērt e-pastu, pievienojot noslēguma piezīmi un paraksta rindiņu. Atkal, tas būtu statisks komponents.
• Tagad cilnē Pasta ziņojumi varat noklikšķināt uz pogas Priekšskatīt rezultātus , lai skatītu pirmo sapludināto dokumentu.

Kā redzat priekšskatījumā, rēķina summā nav norādīta valūta vai decimālzīmes. Lai to atrisinātu, veiciet šeit norādītās darbības:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pasta sapludināšanas lauka "Amount_Line_1" un noklikšķiniet uz Pārslēgt lauku kodus .

Pārslēgt lauku kodus pasta sapludināšanas programmā Word

• Tagad jums vajadzētu redzēt MERGEFIELD un pēc tam lauku.
• Ievadiet šādu kodu, kā parādīts attēlā iepriekš:

#$0.00

• Tagad vēlreiz atlasiet lauku, ar peles labo pogu noklikšķiniet un Pārslēgt lauku kodus .

Pārslēdziet lauku kodus, lai formatētu summu no Excel

• Pēc tam skatiet priekšskatījumu, lai pārbaudītu, vai pasta sapludināšana importē numura formatējumu.
• Tagad varat ievadīt iepriekš minēto kodu citos pasta sapludināšanas laukos ar tādiem cipariem kā «Amount_Line_2» un «Amount_Total_» .

Tagad e-pasta veidnē varat izcelt svarīgus datus. Word pasta sapludināšanai tiks izmantots formatējums visos citos dokumentos, ko izveidojat šajā pasta sapludināšanas projektā.

Apvienošanas pabeigšana programmā Word

Kad esat gatavs, dialoglodziņā Ierakstu sapludināšana noklikšķiniet uz Pabeigt un sapludināt > Rediģēt atsevišķus dokumentus > Visi . Noklikšķiniet uz Labi , lai Excel datubāzē izveidotu visus sapludinātos dokumentus katram klientam.

Uzziniet, kā manuāli izveidot pasta sapludināšanu no Excel uz Word

Word pasta sapludināšana izveidos jaunu dokumentu ar apvienotajiem e-pastiem. Tātad fails ir jāsaglabā atsevišķi vai nekavējoties jānosūta e-pasta ziņojumi.

Pasta sapludināšana no Excel uz Word: Pasta sapludināšanas vednis

Otrs veids, kā veikt pasta sapludināšanu, ir izmantot Microsoft Word pasta sapludināšanas vedni. Tomēr šī ir viltīga metode. Jums ir jāmaina avota datu bāze programmā Excel atbilstoši pieejamajiem pasta sapludināšanas laukiem programmā Word. Lūk, kas jums jādara, lai izmēģinātu automātisko pasta sapludināšanu programmā Word:

• Izveidojiet Word dokumenta veidni un pēc tam noklikšķiniet uz pasta sūtījumi > Sākt pasta sapludināšanu > dokumenta veids, kuru vēlaties izveidot.

Lietotāja saskarne soli pa solim pasta sapludināšanas vednim

• Pēc tam vēlreiz noklikšķiniet uz Sākt pasta sapludināšanu un pēc tam atlasiet Soli pa solim pasta sapludināšanas vednis .

Otrais pasta sapludināšanas solis pasta sapludināšanas vednī

• Norādījumi tiks parādīti sešās darbībās Word labās puses navigācijas rūtī.
• Lai sekotu vedņa norādījumiem, jums ir jāveic uzdevums, kas parādīts pirmajā solī, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk: Sākuma dokuments.

Pasta sapludināšana no Excel uz Word: FAQ

Kā automātiski sapludināt datus no Excel uz Word?

Varat automātiski sapludināt datus programmā Word no Excel, izmantojot Word pasta sapludināšanas līdzekli. Lai to izdarītu, jums līdzi jābūt Excel failam. Pēc tam izveidojiet jaunu Word dokumentu un sāciet rakstīt e-pastu vai pastu. Vietās, kur nepieciešams importēt vērtības no Excel, noklikšķiniet uz lauka Ievietot pasta sapludināšanu un pievienojiet vajadzīgo vērtību.

Pirms to izdarīt, jums jāpievieno Excel datu bāze, atverot sadaļu Pasta ziņojumi > Atlasīt adresātus > Izmantot esošu sarakstu un izvēlieties Excel failu. Kad esat izveidojis veidnes dokumentu manuāli, pabeidziet pasta sapludināšanu, un programma Word automātiski izveidos visus pārējos e-pasta ziņojumus vai e-pastus attiecīgajiem adresātiem.

Kā izveidot pasta sapludināšanu no Excel datiem?

Varat izveidot pasta sapludināšanu no Excel datiem, kā to parasti darāt jaunam kontaktpersonu sarakstam vai kontaktpersonām no programmas Outlook. Bet, lai izmantotu datus no Excel darblapas, rīkojieties šādi:

• Saglabājiet Excel failu un Word pasta sapludināšanas veidni vietējā krātuvē.
• Atveriet Word failu un noklikšķiniet uz Pasta ziņojumi.
• Tagad izvēlieties opciju Atlasīt adresātus un noklikšķiniet uz Lietot esošu sarakstu.
• Tagad pārejiet uz disku, kurā eksistē Excel fails, atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
• Tieši tā! Esat veiksmīgi saistījis Excel failu pasta sapludināšanai.

Kādi ir seši pasta sapludināšanas soļi?

Saskaņā ar pakāpeniskās pasta sapludināšanas vedni programmā Word ir norādītas sešas pasta sapludināšanas darbības:

• Izvēlieties dokumenta veidu, piemēram, vēstules, aploksnes, katalogus utt.
• Atlasiet sākuma dokumentu, piemēram, pašreizējo dokumentu vai esošo dokumentu
• Atlasiet adresātus no esoša saraksta (Excel), Outlook kontaktpersonām vai jauna saraksta
• Uzrakstiet savu vēstuli
• Priekšskatiet savas vēstules
• Pabeidziet sapludināšanu

Secinājums

Tagad jūs zināt, kā pasta sapludināšanu no Excel uz Word, izmantojot manuālo metodi vai Word pasta sapludināšanas vedni. Izmēģiniet jebkuru no metodēm atkarībā no pasta sapludināšanas dokumenta, datu bāzes un nepieciešamās personalizācijas pakāpes.

Neaizmirstiet komentēt tālāk, ja zināt citas vienkāršas metodes pasta sapludināšanai programmā Word no Excel. Varat arī uzzināt,  kā drukāt uzlīmes no Excel, izmantojot MS Word pasta sapludināšanu  un  sapludināt komentārus un izmaiņas no vairākiem dokumentiem .