Kā kārtot programmā Excel

Lai gan lielākā daļa organizāciju vāc datus, lai palīdzētu pieņemt lēmumus, tie bieži vien programmā Excel nonāk nesakārtotā formātā. Tādējādi var būt grūti saprast datu attiecības, modeļus un tendences.

Par laimi, programmā Excel varat veikt dažādas darbības, piemēram, pievienot tabulas un noapaļot šūnas , bet kā kārtot datus? Jūs esat īstajā vietā, ja šim nolūkam nekad neesat izmantojis programmu Excel. Šajā rakstā ir paskaidrots, kā programmā Excel kārtot datus grupā vai visā izklājlapā. 

Kas jāzina par datu kārtošanu programmā Excel

Lai veiksmīgi kārtotu datus programmā Excel, izklājlapa ir jāsagatavo dažādos veidos. Pirmkārt, jums vajadzētu noņemt tukšās šūnas, jo Excel tās sakārtos, ietekmējot kopsummas un citus formulētos elementus.

Tālāk datiem kolonnās jābūt tāda paša veida. Piemēram, ja kolonnā ir iekļauti datumi, šūnu diapazonā nedrīkst būt cita veida dati, piemēram, teksts vai cipari, pretējā gadījumā kārtošana neizdosies.

Varat arī pārbaudīt un noņemt dublikātus programmā Excel pirms šūnu vai kolonnu kārtošanas, lai pārliecinātos, ka pēc šķirošanas nekas nenotiek.

Visbeidzot, ir ļoti svarīgi izveidot datu dublējumu, ja procesa laikā kaut kas noiet greizi. 

Datu kārtošana alfabēta secībā programmā Excel

Ja jums ir vienkārša kolonna, kas jākārto alfabētiskā secībā, varat atlasīt šūnas un izvēlēties kārtošanas opcijas. Tomēr Excel kārto tikai izvēlētās šūnas, kas var sabojāt visu izklājlapu.

Ja iepriekš minētā opcija jums ir piemērota, tas ir lieliski. Ja tā nav, jums ir divas iespējas:

• Izklājlapām ar pārtraukumiem starp rindām vai vairākām galvenēm vienā kolonnā atlasiet kolonnas šūnas, kuras vēlaties kārtot (izvēlētajā kolonnā), tostarp visas saistītās rindas, un pēc tam izvēlieties kārtošanas opcijas.
  
• Lielām izklājlapām bez atstarpēm starp rindām varat atlasīt visu izklājlapu (noder, ja ir iekļautas galvenes), norādīt kārtojamo kolonnu un pēc tam izvēlēties kārtošanas opcijas.
  

Abas iepriekš minētās Excel kārtošanas opcijas pārvieto visus rindu datus kopā ar kārtoto kolonnu datiem, lai saglabātu visas asociācijas. Lūk, kā veikt abus.

Kā kārtot datu sadaļu alfabēta secībā programmā Excel

1. Lai kārtotu kolonnu sadaļā, iezīmējiet visas rindas un kolonnas, kurās ir kārtojamo kolonnu dati. Neatlasiet nevienu virsrakstu.
2.  Izvēļņu joslā atlasiet cilni Dati , lai zem tās atvērtu saistīto lenti.
3. Izvēlieties Kārtot  , lai atvērtu kārtošanas dialoga izvēlni. Neizmantojiet “AZ” vai “ZA”, jo tie izmanto pašlaik iestatītās opcijas no izvēlnes Kārtot  , kas var visu sajaukt.
4. Noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas Manos datos ir galvenes, ja tas vēl nav izdarīts.
5. Izvēlieties kārtošanas kolonnu nolaižamajā sarakstā Kolonna  .
6. Nolaižamajā sarakstā Kārtot pēc izvēlieties Šūnu vērtības  .
7.  Nolaižamajā sarakstā “Pasūtīt” noklikšķiniet uz A līdz Z vai no Z līdz A kā kārtošanas metodi. Šūnas ar burtiem un cipariem tiks sakārtotas secībā no kreisās uz labo pusi.
8. Noklikšķiniet uz Labi  , lai saglabātu kārtošanas iestatījumus.
9. Excel tagad parādīs alfabētiskā secībā sakārtotos rezultātus. Katras kolonnas datu rinda tiek pārvietota arī līdz ar sakārtotajām šūnām.

Kā kārtot datu kolonnu alfabēta secībā programmā Excel

Atšķirībā no datu sadaļas kārtošanas, lai kārtotu kolonnu, ir jāatlasa visa izklājlapa. Ja atlasāt kolonnu, tiek pārvietoti tikai šie dati, kas kodē visu izklājlapu. Ja kolonnā ir vairāk nekā viena galvene, izmantojiet iepriekš minēto procesu, kas kārto sadaļas. Kad ir atlasīta visa lapa, varat izvēlēties kārtojamo kolonnu un visas pārējās kārtošanas opcijas, veicot tālāk norādītās darbības.

1. Atveriet izklājlapu un noklikšķiniet uz pogas Atlasīt visu  lapas augšējā kreisajā stūrī tieši zem nosaukuma lodziņa.
   
2.  Izvēļņu joslā noklikšķiniet uz cilnes Dati , lai zem tās atvērtu saistīto opciju lenti.
3. Izvēlieties Kārtot  , lai atvērtu kārtošanas dialoga izvēlni. Neklikšķiniet uz “AZ” vai “ZA” lentē, jo tie reaģē, pamatojoties uz pašreizējiem iestatījumiem, kas atrodami izvēlnē Kārtot  . Tas var visu sajaukt.
   
4. Atzīmējiet lodziņu Maniem datiem ir galvenes  dialoglodziņā Kārtot, jo tika atlasītas visas galvenes. Ņemiet vērā, ka katrā kolonnā var būt tikai viena galvene. Pretējā gadījumā jums būs jākārto, pamatojoties uz sadaļām, izmantojot iepriekš minēto procesu.
5. Nolaižamajā sarakstā Kolonna izvēlieties kārtošanas kolonnu  . Kolonnu burtu vietā ir jāparāda galvenes nosaukumi.
6. Nolaižamajā sarakstā Kārtot pēc atlasiet Šūnu vērtības  .
   
7. Kā kārtošanas opciju nolaižamajā  sarakstā Pasūtījums izvēlieties A līdz Z vai Z līdz A. Šūnas ar cipariem un burtiem tiks kārtotas, izmantojot secību no kreisās uz labo pusi, tāpēc “IN0119” un “IN0118” tiks kārtoti kā “IN0018”, kam seko “IN0019”, izmantojot opciju “A līdz Z”.
8. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi . Izklājlapa tiks sakārtota alfabētiskā secībā, pamatojoties uz atlasīto kolonnu. Ja jums nepatika rezultāti vai jums nepatika, izmantojiet opciju Atsaukt  .

Kas jāzina par datu kārtošanu skaitliski vai hronoloģiski programmā Excel

Datu kārtošana skaitliskā vai hronoloģiskā secībā daudz neatšķiras no alfabēta, taču jums ir dažādas kārtošanas iespējas. Programma Excel identificē datus šūnās un parāda jūsu kārtošanas opcijas, pamatojoties uz šiem kritērijiem. Tāpat kā ar visām kārtošanas opcijām, izdzēsiet tukšās šūnas un rindas savā Excel dokumentā , pretējā gadījumā tas ietekmēs sakārtotos rezultātus.

Datumi dos jums pantus no “vecākā līdz jaunākajam” un “no jaunākā līdz vecākajam” no A līdz Z un no “Z līdz A”. Skaitļi nozīmētu “no mazākā līdz lielākajam” un no “lielākā” līdz mazākajam.

Atkarībā no tā, vai sadaļa ir jākārto skaitliski/hronoloģiski vai visa kolonna, pārbaudiet tālāk norādītos procesus.

Kā kārtot datu sadaļu skaitliski/hronoloģiski programmā Excel

Datu sadaļas kārtošana hronoloģiski (ti, datumi) vai skaitliski (ti, skaitļi) ir līdzīga to kārtošanai alfabētiskā secībā, izņemot kārtošanas opcijas.

1. Lai datu sadaļā kārtotu kolonnas sadaļu skaitliski/hronoloģiski, atlasiet rindas, kurās ir ietverti kārtojamo kolonnu dati, taču neatlasiet nevienu virsrakstu.
   
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati  , kas atrodas izvēļņu joslā. Veicot šo darbību, zem tās tiek atvērta atbilstošā opciju lente.
3. Izvēlieties Kārtot  , lai atvērtu kārtošanas dialoga izvēlni. Neklikšķiniet uz “AZ” vai “ZA” lentē, jo tie reaģē, pamatojoties uz pašreizējiem iestatījumiem, kas atrodami izvēlnē Kārtot  . Tas var visu sajaukt.
   
4. Noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas Manos datos ir galvenes,  ja tas vēl nav izdarīts, jo iepriekšējās darbībās neesat atlasījis nevienu galvenes. Tas ir tīrāks veids, kā šķirot.
5. Izvēlieties kārtošanas kolonnu, kas atrodas nolaižamajā sarakstā Kolonna  .
   
6. Nolaižamajā sarakstā Kārtot pēc atlasiet Šūnu vērtības  .
7. Kā kārtošanas opciju nolaižamajā sarakstā Pasūtījums izvēlieties No vecākā uz jaunāko vai No Jaunākā līdz Vecākajam  .
   
8. Noklikšķiniet uz Labi  , lai saglabātu kārtošanas iestatījumus. Sadaļas kolonna būs sakārtota hronoloģiski vai skaitliski. Visām rindām jāparādās ar attiecīgajām kolonnas šūnām.

Kā kārtot vairākas kolonnas programmā Excel

Dažreiz var būt nepieciešami vairāki kārtošanas kritēriji, lai padarītu datus saprotamākus. Tomēr, kārtojot vairākas kolonnas, dati var tikt nepareizi pārkārtoti atkarībā no izklājlapas izkārtojuma.

Vairākkārtējai šķirošanai ir jābūt balstītai uz primāro kārtošanu, kam seko precīza šķirošanas secība, piemēram, “Pirkšanas datums”, kam seko “Produkta kategorija”, kam seko “Nodaļas sadaļa”.

Iepriekš minētais piemērs nozīmē, ka programma Excel vispirms kārtos, pamatojoties uz pirkuma datumiem un pēc tam pēc produktu kategorijām katrā saistītajā pirkuma datumā. Šajā brīdī jūs redzēsiet visas iegādāto preču produktu kategorijas, kas norādītas hronoloģiskā secībā zem katra datuma.

Būtība ir tāda, ka programma Excel kārto, pamatojoties uz jūsu izveidoto secību, tāpēc vispirms tiek sakārtota kolonna “Pirkšanas datums” un pēc tam katrā datumā – sleja “Produktu kategorijas”.

Jebkurā gadījumā vislabāk ir kopēt izklājlapu, strādāt ar dublikātu salīdzināšanas nolūkos un aizsargāt sākotnējos datus no bojājumiem.

1. Atveriet attiecīgo izklājlapu un atlasiet jebkuru šūnu, pēc tam pārejiet uz izvēlnes joslu augšpusē un noklikšķiniet uz cilnes Dati  .
   
2.  Augšpusē esošajā izvēļņu joslā atlasiet Kārtot , lai atvērtu kārtošanas dialoglodziņu.
3.  Dialoglodziņā atveriet sadaļu Kolonna un noklikšķiniet uz  nolaižamās izvēlnes Kārtot pēc . Izvēlieties primāro kārtošanas kolonnu.
4. Atlasiet nolaižamo izvēlni Kārtot  un izvēlieties Šūnu vērtības.
   
5. Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Pasūtījums  un atlasiet kārtošanas kritērijus, kurus vēlaties izmantot.
6. Pārvietojieties uz augšējo kreiso stūri un atlasiet Pievienot līmeni.  Tādējādi tiek pievienota jauna šķirošanas sadaļa.
   
7. Sadaļā Kolonna noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Pēc tam  un izvēlieties nākamo kolonnu, kuru vēlaties kārtot. Šī būs sekundārā šķirošanas funkcija, kas tiek kārtota pirmajā.
8. Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Kārtot pēc un Pasūtīt  un izvēlieties vēlamos kritērijus.

Atcerieties, ka kolonna, kuru izvēlaties vispirms, kļūst par primāro kārtošanas atslēgu. Otrā kārtošana filtrē pirmajā, bet trešā filtrē otrajā. Ja otrās vai trešās kolonnas kārtošana traucē pirmajā kolonnā iestatītajiem kritērijiem, tā paliks nešķirota.

Kā kārtot datus pielāgotā secībā programmā Excel

Iespējams, vēlēsities kārtot savus datus, izmantojot opciju, kas pēc noklusējuma nav norādīta programmā Excel, piemēram, kārtošanu pēc Mazs , Vidējs , Liels un X-Liels . Alfabētiskā kārtošana ievieto tos nepareizā secībā, un skaitliskā/hronoloģiskā šķirošana nav piemērojama. Šajā gadījumā varat izveidot pielāgotu šķirošanas secību.

1. Atveriet izklājlapu ar datiem, ko vēlaties kārtot.
2. Virzieties uz rīkjoslu augšpusē un atlasiet Dati.
   
3.  Izvēlņu joslā izvēlieties opciju Kārtot .
4. Atveriet sadaļu “Sleja”, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Kārtot pēc  un izvēlieties galveno kārtošanas sleju.
   
5. Nolaižamajā izvēlnē Kārtot izvēlieties  Šūnu vērtības,  lai kārtotu pēc satura.
   
6. Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Pasūtījums  un pēc  tam kā kārtošanas kritērijus izvēlieties A līdz Z vai Z līdz A.
7. Lai pievienotu sekundāro kārtošanu, noklikšķiniet uz pogas Pievienot līmeni  .
8. Izpildiet iepriekšējās kārtošanas darbības: iestatiet opcijas Kārtot pēc , Kārtot pēc un Kārtot  , pēc tam nospiediet OK.
   

Kā kārtot rindu programmā Excel

Excel primārā struktūra sakārto datus kolonnās. Tomēr dažreiz jūsu datiem var būt horizontāls izkārtojums, kurā katrā rindā ir ietverts cits datu kopas atribūts. Šajā gadījumā loģiskais datu kārtošanas veids ir rindu kārtošana.

Lūk, kā tas tiek darīts:

1. Kad Excel izklājlapā ir atvērti dati, kurus vēlaties kārtot, nospiediet kursoru tās rindas pirmajā šūnā, kuru vēlaties kārtot, un velciet to, lai atlasītu visas šūnas ar datiem. 
   
2. Dodieties uz navigācijas joslu augšpusē un pieskarieties opcijai Dati  . 
   
3. Pieskarieties opcijai Kārtot  , lai atvērtu dialoglodziņu ar kārtošanas opcijām. 
4. Dialoglodziņa augšējā labajā stūrī  atlasiet Opcijas .
5. Uznirstošajā lodziņā Kārtošanas opcijas atlasiet Kārtot no kreisās puses uz labo  un nospiediet Labi .
   
6. Pārejiet uz sadaļu Kārtot pēc  un noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes. 
7. Atlasiet 1. vai 2. rindu vai jebkuru rindu, kuru vēlaties kārtot, un pieskarieties pogai Labi  . Tas automātiski sakārtos datus.
   

Kārtojiet savu izklājlapu

Nešķirotiem datiem nekad nav jēgas. Vēl ļaunāk, tās manuāla organizēšana var aizņemt laiku un izraisīt cilvēciskas kļūdas. Izmantojot programmu Excel, varat kārtot datus jebkurā formātā un izveidot pielāgotus kritērijus. 

Pēc tam, iespējams, vēlēsities arī uzzināt, kā programmā Excel izmantot VLOOKUP, lai atrastu vajadzīgos datus.