Kaip naudoti Microsoft Planner, kad galėtumėte sekti užduotis dirbant nuotoliniu būdu

Kaip naudoti Microsoft Planner, kad galėtumėte stebėti užduotis dirbant nuotoliniu būdu:

Sukurkite planą.

Sukurkite segmentus, kad pavaizduotų proceso etapus.

Kurkite užduotis ir vilkite jas tarp kibirų, kad parodytumėte pažangą.

„Microsoft Planner“ yra „ Kanban“ tipo užduočių valdymo sistema, skirta užimtoms komandoms ir nuotoliniams darbuotojams. Planner gali padėti organizuoti, priskirti ir sekti užduotis, kai negalite jų aptarti asmeniškai.

Planavimo darbas vyksta „planuose“, susietuose su „Office 365“ grupėmis. Kai sukursite naują planą, jis automatiškai sukurs naują grupę (nebent pridėsite planą prie esamos grupės). Grupė egzistuoja kaip ir bet kuri kita Office 365 – ji turės savo SharePoint svetainę, OneNote bloknotą ir kitus išteklius.

Iš pradžių tai gali atrodyti sudėtinga, tačiau tai padeda sustiprinti kai kurias išplėstines „Planner“ integracijas. Kasdien naudojant jums nereikėtų per daug jaudintis dėl pagrindinės grupės modelio. Galite naudoti Planner sąsają, kad sukurtumėte planus ir įtrauktumėte į juos vartotojus, nedalyvaudami „Office 365“ grupės valdyme.

Planai ir užduotys

Prisijunkite prie Planner adresu task.office.com ir kairiajame naršymo meniu spustelėkite „Naujas planas“. Pavadinkite savo planą ir pasirinkite, ar padaryti jį viešą ar privatų. Viešuosius planus automatiškai mato visi jūsų organizacijos nariai.

Užduotys planuose suskirstytos į stulpelinę Kanban struktūrą. Jie pateikiami kaip vertikalūs kortelių sąrašai („kibirai“), kurie ekrane rodomi horizontaliai. Galite pridėti tiek kibirų, kiek jums reikia.

Norėdami sukurti užduotį, spustelėkite bet kurį segmentą ir įveskite užduoties pavadinimą. Pasirinktinai pasirinkite terminą ir priskirkite užduotį vartotojui. Tada ji bus rodoma kaip užduotis, kurią jie turės atlikti.

Sukūrę užduotį galite spustelėti ją, kad būtų parodyta daugiau parinkčių. Tai apima galimybę pridėti pastabų, kontrolinių sąrašų, komentarų ir priedų. Taip pat galite nurodyti užduoties prioritetą ir dabartinę eigą.

Dešinėje srities pusėje galite pasirinkti iš spalvomis pažymėtų etikečių, kurias norite pridėti prie užduoties – jos bus rodomos kortelėje vėl lentos ekrane. Spustelėkite bet kurią etiketę, kad pakeistumėte jos pavadinimą. Etiketės padeda atskirti įvairių rūšių užduotis.

Planavimo priemonės naudojimas

Nėra nustatyto būdo naudoti turimas parinktis. Mažesnėms komandoms gali pakakti paprastos sąrankos su „To do“, „Doing“ ir „Done“ segmentais. Tada galite vilkti užduočių korteles tarp segmentų, kad susidarytumėte aiškią eigos apžvalgą.

Didesnėms komandoms, turinčioms daugiau užduočių, gali būti naudingas labiau struktūrizuotas požiūris. Planuose, kuriuose pateikiamas linijinis procesas, gali būti įtrauktas segmentas kiekvienam proceso etapui (pvz., „Kūrimas“, „Kūrimas“, „Testavimas“ ir „Išleidimas“ programinės įrangos kūrimui arba „Planuoti“, „Rašyti“, „Redaguoti“). , „Peržiūra“ rašymui). Tada kortelėse galite naudoti parinktį „Pažanga“, kad nurodytumėte užbaigimo būseną.

Norėdami gauti daugiau įžvalgų apie užduotis, galite naudoti Planner integruotas analizės galimybes. Ekrano viršuje spustelėkite skirtuką „Diagramos“, kad gautumėte vizualinį plano suskirstymą. Tai praneša apie užduoties būseną, segmentą ir prioritetą, todėl galite aiškiai matyti, kaip vyksta darbas. Skirtuke Tvarkaraštis pateikiamas kalendoriaus rodinys, kuriame galite matyti, kada planuojama užbaigti darbą.

Šiame straipsnyje pateikta aukšto lygio pagrindinių Planner koncepcijų apžvalga. Jei norite sužinoti daugiau, turime išsamesnių vadovų apie konkrečias funkcijas. Planner puikiai sugeba pakeisti biure esančias lentas, padengtas lipnių lapelių stulpeliais. Galite iš karto matyti savo užduotis, todėl visi informuojami net ir paskirstytose nuotolinio darbo komandose.