Kaip naudoti „Microsoft Planner“ darbo eigai pagerinti

Projektų valdymo įrankis „Microsoft Planner“ yra panašus į nemokamas arba mokamas paslaugas, tokias kaip „Trello“ ar „Asana“. Įdiegta tiesiai į „Office 365“, „Planner“ gali padėti sumažinti chaosą darbe ir pagerinti darbo eigą. Štai kaip.

• Sukurkite kategorijas skirtingoms užduotims planavimo priemonėje naudodami „kibirus“
• Stebėkite užduotis planavimo priemonėje nustatydami eigą, datas, pridėdami išsamios informacijos kortelėse ir kt
• Naudokite filtrus arba grupuokite pagal funkciją, kad padėtumėte pasirinkti svarbias užduotis
• Išbandykite diagramas, kad analitiškai pažvelgtumėte į savo pažangą

Jei jūsų darbovietė ar įmonė užsiprenumeravo „Microsoft Office 365“ , yra daug puikių įrankių, kuriuos galite panaudoti norėdami pagerinti savo efektyvumą. Kai kuriuos iš jų jau palietėme , įskaitant Teams , Outlook , OneDrive ir OneNote . Tačiau dabar laikas nukreipti mūsų dėmesį į „Microsoft Planner“.

Projektų valdymo įrankis „Planner“ yra panašus į nemokamas arba mokamas paslaugas „Trello“ arba „Asana“. Tai nekainuoja ir yra integruota tiesiai į „Office 365“ ir gali padėti jūsų organizacijai sekti svarbias užduotis ir pagerinti darbo eigą. Štai daugiau apie tai, kaip mes jį naudojame „CloudO3“, ir vadovas, kaip galite jį naudoti savo darbo vietoje.

Sukurkite kategorijas skirtingoms užduotims naudodami „kibirus“

Planuotojo patirties esmė yra kai kurie dalykai, žinomi kaip „planas“, „kibirai“ ir „lentos“. Visų pirma, lenta yra jūsų plano arba užduočių sąrašo vieta. Sukūrę planą planavimo priemonėje naudodami mygtuką (+) šoninėje juostoje, turėsite naują lentą. Tada lentoje galite sukurti skirtingus „kibirus“, skirtus įvairių tipų užduotims organizuoti.

Tai galite padaryti paspausdami lentos viršuje esančią nuorodą „Pridėti naują kibirą“. Čia, Blog.WebTech360, mes naudojame Planner, kad stebėtume mūsų naujienas. Taip pat turime įvairių plokščių, skirtų kitiems mūsų aprėpties tipams, įskaitant „Office 365“ ir „How-Tos“. Paprastai mes taip pat turime kibirus istorijų idėjoms, naujienų istorijomis, DIBS, taip pat specialų kibirą, skirtą redaktoriams pažymėti užbaigtas istorijas.

Kai pridėsite segmentą, po segmento pavadinimu yra atskiras (+) mygtukas. Tai leis jums sukurti naują užduoties kortelę ir nustatyti terminą arba priskirti ją komandos nariui. Žemiau apie tai daugiau.

Pažiūrėkite į pavyzdinę lentą „Microsoft Planner“.

Stebėkite užduotis nustatydami eigą, datas, pridėdami išsamios informacijos kortelėse ir kt

Yra daug būdų, kaip planavimo priemonėje galite panaudoti užduočių korteles, kad padidintumėte našumą. Naudodami išskleidžiamąjį meniu galite perkelti jį į įvairius segmentus, keisti jo eigą ir nustatyti pradžios datą bei terminą. Taip pat galite įvesti aprašą, kad kolegos žinotų, ką dirbate. įjungta. Paprastumo dėlei yra net kontrolinis sąrašas, kuris gali padėti sekti bet kokio priskirto darbo eigą.

Dar geriau, kad yra mygtukas „Pridėti priedą“, kurį galite naudoti norėdami įterpti failus ar nuorodas, kurios bus matomos pačioje kortelėje. Mes dažnai naudojame šią funkciją čia, Blog.WebTech360, norėdami dalytis nuorodomis į bet kokių straipsnių, apie kuriuos rašome, šaltinius.

Be to, kiekvienos užduočių kortelės šone yra skirtingų spalvų „etiketės“. Iš viso yra šeši, ir jūs galite tinkinti kiekvieno pavadinimą. Taip kortelės šone priklijuosite spalvotą etiketę ir padėsite vizualiai suprasti, ką kortelė reiškia. Mes čia, „CloudO3“, naudojame „aukšto prioriteto“ ir „žemo prioriteto“ etiketes.

Kortelės pavyzdys „Microsoft Planner“.

Naudokite filtrus arba sugrupuokite pagal funkciją, kad padėtumėte pasirinkti tai, kas svarbu

Kai į planavimo priemonę pridedate vis daugiau užduočių ir segmentų sąrašų, gali būti sunku sekti, kas vyksta. Laimei, yra filtro funkcija, kuri gali padėti. Viršutinėje dešinėje lango pusėje esanti funkcija leis filtruoti užduotis tik pagal savo vardą arba bendradarbio vardą.

Taip pat galite naudoti funkciją „Grupuoti pagal“, kad pakeistumėte segmentų sąrašų išvaizdą. Tai leis grupuoti pagal asmenį, kuriam priskirta užduotis, eigą arba pagal terminus ir etiketes.

Parinktis „priskirta“ pagal grupę pagal

Išbandykite diagramas, kad analitiškai pažvelgtumėte į savo pažangą

Planuotojas kartais gali būti netvarkingas ir (kaip viršininkas ar vadovas) ne visada galite pamatyti, kas yra dirbama ir kas atlieka kokią konkrečią užduotį. Laimei, „Microsoft“ turi puikią „Planner“ funkciją, kuri gali padėti.

Viršutinėje meniu juostoje, šalia plano pavadinimo, pamatysite piktogramą, kuri atrodo kaip diagrama. Jei spustelėsite tai, persijungsite į diagramos režimą. Galite matyti bendrą planų būseną ir daugiau informacijos apie tai, kokios užduotys buvo pradėtos, vykdomos, pavėluotos ar baigtos. Taip pat galite matyti užduočių skaičių viename segmente ir užduočių skaičių vienam nariui. Sąrašas taip pat matomas šone su visais turimais kibiro elementais.

Panaši funkcija taip pat prieinama visiems komandos nariams, kad galėtų vizualiai matyti savo užduotis visuose planuose ir segmentuose. Tiesiog spustelėkite apskritimo piktogramą kairėje šoninėje juostoje, kad suaktyvintumėte apžvalgos puslapį. Gausite vaizdinį vaizdą, kiek liko užduočių ir daugiau.

Diagramos planavimo priemonėje

Kaip naudosite planavimo priemonę?

Kaip matote, Planner yra labai galingas įrankis. Yra daugiau nei vienas būdas, kuriuo galite jį naudoti norėdami pašalinti chaosą ir geriau valdyti užduotis savo darbo vietoje. Jis integruotas tiesiai į „Office 365“, todėl galite gauti viską, ko reikia komandai valdyti, nesijaudindami, kad nereikės perjungti skirtingų paslaugų ar programų. Ar manote, kad savo įmonėje naudosite Planner? Praneškite mums toliau pateiktuose komentaruose.