12 ráð til að stjórna Google Meet þátttakendum á skilvirkan hátt

Google Meet er að sækja í sig veðrið þar sem það heldur áfram að birta uppfærslur til að reyna að keppa við stóru myndbandsfundaforrit dagsins. Með nýjustu uppfærslunni getur Google Meet nú tekið allt að 250 notendur (krefst Enterprise áætlun). Google Meet verður líka ókeypis , en við eigum eftir að komast að því hversu margir notendur verða leyfðir í ókeypis útgáfunni og hversu lengi fundir verða.

Google Meet er líka kært mikið í fræðsluskyni, þar sem að hafa góða stjórn á þátttakendum (nemendum, þú veist!) er afar mikilvægt fyrir árangursríkan fund. Með áherslu á þetta, hér eru bestu ráðin til að stjórna Google Meet þátttakendum á fundi.

► Hvernig á að nota Google Meet frá Gmail

Innihald

• 1. Festu þátttakanda
• 2. Þagga og slökkva á hljóði á þátttakanda
• 3. Fjarlægðu þátttakanda
• 4. Spjallaðu við þátttakendur á fundi
• 5. Bættu þátttakendum við viðburð
• 6. Bættu þátttakendum við áframhaldandi fundi
• 7. Vertu í sambandi við þátttakendur meðan þú kynnir
• 8. Búðu til skipulagseiningar (OU)
• 9. Fylgstu með spjallinu þínu á meðan þú kynnir
• 10. Koma í veg fyrir að þátttakendur stofni fund án þín
• 11. Koma í veg fyrir að þátttakendur geti tekið þátt í fundi aftur eftir að þú ferð
• 12. Leyfa samvirkni

Festu þátttakanda

Pinnaaðgerðin í Google Meet gerir notendum kleift að ákveða hver verður áfram í miðju skjásins og tekur mest pláss. Sjálfgefið er að Google Meet byrjar myndfund í „Sjálfvirku“ útliti. Þetta skipulag gerir Google Meet kleift að velja besta valkostinn fyrir myndbandsstraum fundarins þíns, allt eftir kynningum, virkum ræðumönnum o.s.frv.

Hins vegar, ef þú vilt halda tilteknum þátttakanda festum við miðju skjásins, óháð því hvaða útlit er notað, geturðu hnekið sjálfgefnu og „fest“ þá.

Þegar hann er festur verður þessi þátttakandi auðkenndur á miðjum skjánum þar til hann er losaður.

Hvernig á að festa þátttakanda

Á tölvu : Farðu yfir smámynd þátttakanda í myndbandsstraumnum og smelltu á 'Pin' táknið.

Í síma : Snúðu símanum lárétt í landslagsstillingu. Pikkaðu nú á smámynd þátttakanda í myndbandsstraumnum og pikkaðu á 'Pin' táknið.

Hvernig á að losa þátttakanda

Þegar þú festir þátttakanda muntu einnig fá losunartáknið í staðinn fyrir pinnatáknið, sem þú getur notað til að losa þátttakandann.

Slökkva og slökkva á hljóði á þátttakanda

Fundarstjórar geta þaggað aðra þátttakendur á meðan þeir eru að tala, til að skapa betra flæði. Hins vegar, þegar þaggað hefur verið, verða þátttakendur að slökkva á hljóði sjálfir. Þetta þýðir að ef gestgjafi þaggar þig, þá getur hann ekki slökkt á þöggun á þér, nema þú slökktir á sjálfum þér.

Google staðhæfir að þetta sé öryggisaðgerð sem sett er upp til að koma í veg fyrir að aðrir (gestgjafinn) geti slökkt á hljóðnemanum þínum án þíns leyfis. Fylgdu þessari handbók til að læra hvernig á að slökkva á þátttakanda í Google Meet fundi.

Hvernig á að slökkva á þátttakanda (sem gestgjafi)

Ef þú ert gestgjafi og vilt slökkva á þátttakanda eða þátttakendum skaltu fylgja þessum leiðbeiningum.

Skref 1: Smelltu á nafn þátttakandans á kvikmyndaræmunni við hlið myndbandsstraumsins.

Skref 2:  Smelltu á hljóðnemahnappinn sem birtist við hliðina á nafni þeirra. Þegar smellt er á hann verður hljóðneminn grár, sem gefur til kynna að þátttakandinn sé hljóður.

Hvernig á að kveikja á þöggun þátttakanda (sem gestgjafi)

Þú getur ekki gert það sjálfur vegna persónuverndarástæðna. Aðeins notandi sjálfur getur slökkt á þöggun á sjálfum sér. Þannig að þú verður að biðja þátttakandann um að slökkva á hljóðinu sjálfur.

Hvernig á að slökkva og slökkva á sjálfum sér

Sem þátttakandi geturðu ákveðið hvort þú vilt að hljóðneminn þinn sé virkur eða ekki.

• Til að slökkva á sjálfum þér skaltu smella á hljóðnemahnappinn neðst á myndbandsstraumnum. Hnappurinn verður rauður til að gefa til kynna að hljóðneminn þinn sé slökktur. Ef hnappurinn er þegar rauður þýðir það að þú hafir verið þaggaður af gestgjafa.
• Til að slökkva á hljóði skaltu einfaldlega smella aftur á rauða hljóðnemahnappinn. Hnappurinn verður nú hvítur.

Athugið: Ef þú ert að nota síma til að hringja inn á fundinn geturðu hringt í *6 á hringitónanum til að slökkva eða slökkva á þöggun (eftir því í hvaða ástandi hljóðneminn er) sjálfur á fundi.

Fjarlægðu þátttakanda

Í apríl 2020 setti Google Meet út uppfærslu sem leyfði AÐEINS gestgjafa/gestgjafa fundarins að fjarlægja aðra þátttakendur ef þeir vildu. Þetta var vegna margra kvartana um að notendur misnotuðu fjarlægja aðgerðina.

Hvernig á að fjarlægja þátttakanda

Í tölvu: Til að fjarlægja þátttakanda af fundi, smelltu fyrst á „Til baka“ hnappinn til að fara aftur á skjá þátttakandans. Hér skaltu fara yfir nafn þátttakanda og smella á 'Fjarlægja' hnappinn. 

Í snjallsíma: Veldu þátttakandann og bankaðu á nafn hans. Bankaðu á 'Fjarlægja' hnappinn.

Þegar þeir hafa verið fjarlægðir geta þátttakendur ekki tekið þátt í símtalinu aftur nema sérstaklega sé boðið frá gestgjafanum/gestgjafanum innan símtalsins.

Spjallaðu við þátttakendur á fundi

Meðan á myndsímtali stendur geta þátttakendur sent skilaboð sem eru sýnileg öllum í símtalinu. Þessi skilaboð verða aðeins áfram meðan símtalið stendur yfir. Þegar símtalinu lýkur er öllum skilaboðum sem send eru í símtalinu sjálfkrafa eytt. Notaðu skilaboðaaðgerðina til að senda tengla, Google skjöl o.s.frv.

Hvernig á að senda spjallskilaboð

Á tölvu:  Farðu yfir myndbandsstrauminn og smelltu á 'Chat' hnappinn efst til hægri á skjánum. Þetta mun opna hliðarstiku þar sem þú getur skoðað og sent spjallskilaboð til hópsins.

Í snjallsíma:  Pikkaðu á 'Spjall' hnappinn fyrir neðan myndstrauminn til að draga upp spjallgluggann.

Athugið: Þátttakendur geta ekki skoðað skilaboð sem voru send áður en þeir tóku þátt í símtalinu.

Bættu þátttakendum við viðburð

Hægt er að bæta nýjum þátttakendum við viðburð jafnvel eftir að hann hefur verið búinn til. Þegar því hefur verið bætt við færðu möguleika á að senda út boð í nýju boðin. Ef þú velur það verða boð aðeins send til þátttakenda sem bætt er við á þeim tíma, ekki allur listann. Til að bæta við nýjum þátttakendum skaltu fylgja leiðbeiningunum hér að neðan.

Skref 1:  Opnaðu viðburðinn í Google dagatalinu þínu. Smelltu á hnappinn 'Breyta viðburði'.

Skref 2:  Undir flipanum 'Gestir' til vinstri, byrjaðu að slá inn nöfn þátttakenda sem þú vilt bæta við. Ef þú vilt bæta við þátttakanda með því að nota tölvupóstauðkenni hans skaltu einfaldlega slá inn fullt tölvupóstauðkenni hans og ýta á 'Enter'.

Skref 3:  Smelltu á 'Vista'. Þú munt nú fá sprettiglugga sem spyr þig hvort þú viljir senda út boð til nýrra þátttakenda.

Bættu þátttakendum við áframhaldandi fundi

Þú getur jafnvel bætt nýjum þátttakendum við áframhaldandi fundi, beint frá fundinum sjálfum. Þessir þátttakendur munu fá boðstengil sem þeir geta smellt á til að verða vísað á fundinn.

Fylgdu leiðbeiningunum hér að neðan til að bæta nýjum þátttakendum við fundi.

Skref 1: Smelltu á flipann 'Fólk' efst í hægra horninu á skjánum.

Skref 2:  Smelltu á 'Bæta við fólki' og byrjaðu að slá inn nafn viðkomandi. Ef þú vilt bæta við þátttakanda með því að nota tölvupóstauðkenni hans skaltu einfaldlega slá inn fullt tölvupóstauðkenni hans og ýta á 'Enter'.

Að öðrum kosti, smelltu á 'gælunafn' fundarins neðst til vinstri á skjánum og smelltu á 'Afrita þátttökuupplýsingar'. Límdu afrituðu upplýsingarnar í tölvupósti og sendu þær til notenda sem þú vilt bæta við.

Vertu í sambandi við þátttakendur meðan þú kynnir

Viltu ekki fylgjast með nemendum þínum á meðan þú ert að kynna? Því miður, þegar þú byrjar að deila skjánum, geturðu ekki lengur horft á þátttakendur. Sem betur fer gerir Google Meet þér kleift að skrá þig inn á mörg tæki með sömu skilríkjum. Þannig gætirðu notað eitt tæki til að kynna og annað til að horfa á kennsluna.

Fylgdu þessari einföldu handbók til að setja það upp.

Skref 1:  Skráðu þig inn og stofnaðu fund í tæki 1. Smelltu á 'Sýna núna' neðst á skjánum og veldu flipann/gluggann sem þú vilt kynna.

Skref 2: Notaðu annað tæki (farsíma, fartölvu, spjaldtölvu), skráðu þig inn með eigin skilríkjum. Þú getur nú horft á töfluyfirlit hópsins. Þú getur notað flísalagða útlitið (allt að 16 þátttakendur), eða notað óopinbera Google Grid Chrome viðbótina til að fá yfirsýn yfir alla notendur.

► Hvernig á að leysa Google Meet Grid View sem virkar ekki vandamál

Búa til skipulagseiningar (OU)

Skipulagseiningar hjálpa til við að úthluta mismunandi forréttindum til mismunandi notenda. Þetta kemur sér vel þegar þú vilt takmarka notendur sem geta búið til fundi, slökkt á öðrum o.s.frv.

Að búa til og breyta skipulagsheildum þarf stjórnandaréttindi. Fylgdu þessum skrefum hér að neðan til að búa til nýja skipulagsheild.

Skref 1:  Skráðu þig inn á Google Admin Console með því að nota skilríkin þín.

Skref 2:  Veldu 'Stillingar' hnappinn og smelltu á Directory > Skipulagseining.

Skref 3:  Smelltu á litla + merkið til að bæta við nýrri skipulagseiningu. Gefðu einingunni nafn og smelltu á 'Búa til'.

Hvernig á að útnefna rekstrareiningar fyrir notendur

Nú þegar þú ert með skipulagseiningar þarftu að bæta notendum við eininguna. Allir notendur sem bætt er við ákveðna einingu munu hafa sömu réttindi. Til að bæta notendum við nýju skipulagseininguna skaltu fylgja skrefunum hér að neðan.

Skref 1: Skráðu þig inn á Google Admin Console með því að nota skilríkin þín.

Step 2: Go to the ‘Users’ tab and select the users you would like to add to the new Organizational Unit. Once selected click ‘More’ at the top of the page, and then ‘Change Organizational Unit’.

Step 3: Select the OU you created and hit ‘Change’.

Keep an eye on your chats while presenting

When about to present in a Google Meet meeting you have an option to share the whole screen, a specific browser tab, or a specific window. Once the screen sharing begins, only the selected tab/window is updated on the video feed. This means that if you would like to read the chats tab, you have to keep swapping between tabs. Luckily there is a fix!

Follow this simple guide to keep an eye on your chats while presenting.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Þó að þetta sé enn langt frá því að sérsníða önnur myndfundaforrit eins og Zoom, þá er það kærkomið skref í rétta átt. Google segir að þeir leggi krafta sína í að bæta Gsuite upplifun fyrir Education reikninga. Við vonumst til að sjá miklu meira átak í viðskiptabókhaldinu líka. 

Hefur þú prófað eitthvað af þessum ráðum? Ertu með eigin ráð? Láttu okkur vita í athugasemdunum hér að neðan.