Egyszerű, de hatékony tippek e-mailjei kezeléséhez

Mindannyian rengeteg e-mailt kapunk. A vezetőktől a munkatársaikig, kollégáikig, a különféle szolgáltatások hírleveleiig, amelyekre előfizettél, és mit nem!

Az ilyen terjedelmes e-mail adatok átvizsgálása idő- és energiapazarlás. Miért ne értékelné újra, hogyan kezelheti hatékonyan e-mailjeit.

Tudta, hogy néhány egyszerű trükkel ütemezheti e-mailjeit?

• Szabadulj meg a szeméttől

Tegyük fel, hogy naponta átlagosan száz e-mailt kap, amelyek közül csak a fele fontos, a többi pedig „szemét”. Abban az esetben, ha ismétlődő kéretlen levelekkel találkozik, használja a kéretlen fájlokat a levélszemét nagy részének rögzítésére, és naponta kétszer vizsgálja meg, hogy megszabaduljon a nem kívánt e-mailektől. Harminc százalékát csökkenti a postaládájában lévő szemét mennyiségének.

Lásd még:  Az „Out of Office Assistant” használata az Outlook 2016, 2013, 2010 és 365 programban

• Intelligens mappák beállítása

Amikor megnyitja a beérkezett üzeneteket, észreveszi, hogy az e-mailek egynegyede különleges ajánlat, kedvezményes ajánlat, továbbított vicc vagy hirdetési értesítés. Alapvetően e-mail marketing dolgok. Ez egy értékesítési trükk, hogy több vásárlót vonzzon. Ezért a beérkező levelek rendszerezettségének megőrzése érdekében e-mailjeit alkategóriákba sorolja. Könnyű lesz vészhelyzetben megkeresni az e-maileket, vagy együtt törölni a több e-mailt.

• Kapcsolja ki az összes e-mail értesítést

Az e-mail nem azonnali kommunikációs eszköz. Ehhez mobiltelefonokat és azonnali üzenetküldést használunk. Az e-mail olyan vállalkozások számára jó, ahol nincs szükség azonnali válaszra. Tehát ne engedje, hogy mások akadályozzák a munkáját. Az e-mailes figyelmeztetések és a hangjelzések megzavarják a koncentrációt, elterelhetik Önt a találkozók és beszélgetések irányába. Minden új e-mailnél kapcsolja ki a telefon rezgését vagy hangjelzését.

• Leiratkozás a nem kívánt promóciós e-mailekről

Soha nem szeretné elolvasni az összes hirdetési és promóciós e-mailt. Leiratkozni a feleslegesekről. Ez egy egyszerű és gyors folyamat. Ha le szeretne iratkozni azokról a hírlevelekről, amelyeket nem szeretne, jelentkezzen be e-mail fiókjába, és keresse meg a „leiratkozás” elemet azokban a levelekben, amelyekből elege van. Tekintse át a keresési eredményeket, és döntse el, melyik e-mail-címmel szeretné folytatni. Felkeresheti a www.unroll.me oldalt is, és leiratkozhat a kukába helyezni kívánt hírlevelekről. Különböző kategóriákba és mappákba rendezi a beérkező leveleket.

• Tervezze be  az időt az e-mailek elolvasására és megválaszolására

Ha figyelmeztetést vagy értesítést kap, elbizonytalanítja a kötelezettségeit. Bár az e-mailek ütemezett időpontban történő átgondolása segít a sürgős segítségnyújtásban, valamint az ülésekkel kapcsolatos naptár karbantartásában és frissítésében.
Bármilyen vészhelyzet esetére elkészítheti e-mailjét is, ha frissíti telefonszámát, és megfelelő időpontot biztosít az Ön eléréséhez. A nagy munkaterhelés miatt óránként tíz-tizenöt percig, vagy napi 3-4 alkalommal, például reggel délután és este is ellenőrizheti e-mailjeit.

Olvassa el még:  E-mail beállítása az Outlook for Android alkalmazásban

• E-mailek rendezése kategóriák szerint

Ha sok e-mailt kapunk együtt, előfordulhat, hogy elfelejtünk odafigyelni a fontos e-mailekre, vagy előfordulhat, hogy tévedésből olvasás nélkül töröljük őket. Ez akkor fordul elő, ha az összes e-mailt megkapja a beérkező levelek mappájában, és nincsenek olyan mappák és kategóriák, amelyek az e-mailt a megfelelő mappákba helyeznék. Néha, amikor törli a beérkező leveleket, a munkával kapcsolatos e-maileket törli. Azonban visszaállíthatja őket a kukából, de néha nem tudja, hogy megtette-e!

Tetszeni fog még:  Az Outlook használata a Gmaillel

Mindenkinek megvan a maga módja annak, hogy kezelje a dolgait. Ez csak egy javaslat, hogyan kezelje hatékonyan e-mailjeit, és hogyan teheti ezt meg egyszerűen. Azonban megtalálhatja az Ön számára megfelelő rendszert.