Microsoftovi timovi: Kako organizirati svoje datoteke

Ako pažljivo filtrirate i organizirate svoje datoteke, brzo ćete pronaći dokumente koje tražite. Još jedna prednost je ta što ćete svoje mape držati bez nereda.

Ako ste primili stotine datoteka putem Microsoft Teamsa, a niste imali jasan plan od samog početka, stvari sada mogu izgledati pomalo neorganizirano. Korisnici se često osjećaju preopterećeni zadatkom organiziranja svojih datoteka pa ga radije uvijek iznova odgađaju. Doista, organiziranje vaših datoteka je dugotrajan zadatak, ali prednosti koje donosi vrijedne su truda.

Kako bismo vam olakšali cijeli proces, napravili smo ovaj vodič. Podijelit ćemo niz praktičnih savjeta i trikova koji će vam pomoći da bolje organizirate svoje MS Teams datoteke.

Najbolji primjeri iz prakse za organiziranje vaših datoteka u MS Teams

Odaberite svoju glavnu uslugu pohrane u oblaku

Microsoft Teams koristi različite usluge pohrane za pohranu vaših datoteka i dokumenata. Prema zadanim postavkama, vaše su datoteke pohranjene na OneDrive i SharePoint. Datoteke koje ste podijelili u timskim nitima pohranjene su u SharePointu. Sve datoteke koje razmjenjujete u chatovima pohranjene su u OneDrive.

Ali možete i ručno dodati uslugu pohrane u oblaku s kojom ste već upoznati.

Sinkronizirajte datoteke s OneDriveom

Predlažemo korištenje Microsoftove usluge pohrane u oblaku za pohranu datoteka Teams. Obje usluge razvio je Microsoft i među njima nema problema s integracijom ili kompatibilnošću.

Sinkroniziranjem datoteka Teams s OneDriveom možete im pristupiti izravno iz File Explorera. Drugim riječima, više ne morate otvarati Teams da biste vidjeli te datoteke.

Izradite posebne mape

Bez obzira na uslugu pohrane u oblaku koju koristite za pohranu datoteka Teams, važno je stvoriti određene mape. Zatim dodajte sve svoje datoteke u odgovarajuće mape. Najvažnije je odlučiti se za strukturu i držati je se.

Na primjer, možete stvoriti pojedinačnu mapu za svaku osobu s kojom često komunicirate. I spremite datoteke koje ste od njih primili u odgovarajuću mapu. Ili možete koristiti opisne nazive za svoje datoteke kao što su Izvješća, Ugovori, Zadaci, Marketing, Financije, Prezentacije itd.

Također možete organizirati svoje mape po projektu, klijentu, datumu, roku itd.

Koristite jasne i specifične nazive kanala

Sve datoteke povezane s timovima pohranjuju se u SharePoint. Svaki put kada stvorite novi tim u Microsoftovim timovima, automatski se kreira novo web-mjesto tima SharePoint. Kada izradite kanal, SharePoint automatski stvara novu biblioteku dokumenata za taj kanal.

Knjižnica je nazvana prema nazivu kanala. Stoga svakako odaberite određene nazive kanala kako biste izbjegli dvosmislenost.

Koristite Filtre datoteka

Microsoft Teams ima niz filtara koje možete koristiti za popis vaših datoteka određenim redoslijedom. Na primjer, možete navesti datoteke kronološkim redoslijedom. Ili ih možete filtrirati prema imenu osobe koja ih je izmijenila.

Prikvači na vrh

Također možete prikvačiti datoteku na vrhu. Ova značajka omogućuje označavanje datoteka koje su vrlo važne ili hitne. Na taj ćete način točno znati gdje pronaći tu datoteku.

Prvo morate označiti datoteku, a zatim kliknuti na opciju  Prikvači na vrh .

Brzi savjeti za uspješno organiziranje datoteka

• Nemojte spremati svoje datoteke na radnu površinu. Pretrpana radna površina izgleda zbunjujuće i stvara vizualni šum.
• Pohranite svoje datoteke čim ih dobijete. Nemojte čekati da dobijete 5o datoteka da biste ih počeli organizirati. Stavite ih u pravu mapu odmah nakon što ste ih dobili.
• Koristite jasne i opisne nazive za svoje datoteke. Korištenje generičkih naziva kao što su "Files", "Documents", "Stuff" uopće ne pomaže.

Koje savjete i trikove koristite za organiziranje datoteka Microsoft Teams? Podijelite ih u komentarima ispod.