Como comparar texto en Excel: 8 métodos mellores e sen esforzo

Se estás a tratar cunha enorme base de datos nunha folla de cálculo de Excel e necesitas limpar a base de datos por entradas duplicadas, podes facer uso das seguintes técnicas para comparar texto en Excel.

A folla de cálculo de Excel non é só para manter contas financeiras, axendas de enderezos ou bases de datos de texto. Tamén pode axudarche a analizar os datos para borrar entradas duplicadas. Ademais, pode usar algunhas fórmulas sinxelas e funcións lóxicas da folla de cálculo de Excel para comparar celas e intervalos de celas para descubrir os valores específicos que está a buscar.

Aínda que pode raspar visualmente toda a folla de traballo para obter valores duplicados ou obxectivos, quizais non sexa o método ideal cando a folla de cálculo de Excel contén miles de entradas. Ademais, as súas diversas funcións de formato condicional permítenche resaltar automaticamente as celas cando detecta o valor que estás a buscar.

Continúa lendo para aprender a comparar texto en Excel. Tamén descubrirá como Excel compara o texto en dúas columnas mediante o Formato condicional. Imos cavar!

Por que necesitas aprender a comparar texto en Excel?

Pode haber motivos infinitos para realizar unha comparación de texto na función de Excel. Non obstante, os seguintes son os máis frecuentes que podes enfrontar na túa vida persoal e profesional:

• Dirixes unha empresa e creaches bases de datos de Excel separadas para clientes dos 50 estados dos Estados Unidos. Agora, alguén mesturou os nomes dos clientes. Aquí, en lugar de fregar manualmente a folla de traballo, pode usar o texto de comparación en Excel para atopar os nomes de clientes que se mesturaron entre 50 estados.
• A túa empresa ten dúas bases de datos separadas para os enderezos da lista negra e da lista branca para a entrega de mercadorías da túa tenda de comercio electrónico. Un empregado mesturaba as direccións. Nesta situación terrible, podes usar a función de comparación de cadeas de Excel.
• Creaches unha lista de compras para todo o mes e mesturaches a lista con algúns produtos que conseguiches o mes pasado. Aquí, podes utilizar comparar texto en Excel.
• Se es profesor de secundaria e necesitas avaliar as respostas dos estudantes en función de preguntas automaticamente, podes usar a cadea de Excel para comparar columnas e filas.
• Con fins de promoción comercial, estás regalando códigos de desconto a miles de clientes. Agora, quere reorientar os clientes que usaron os códigos de desconto para presentar produtos e subscricións premium. Podes usar a función de comparación de texto de Excel en dúas columnas para facer coincidir os nomes dos clientes que usaron códigos promocionais da base de datos mestra de clientes aos que enviou os correos electrónicos promocionais.

Podería haber outras miles de razóns para comparar valores e textos en Excel. Sexa cal sexa o motivo, atoparás útiles os seguintes oito métodos para comparar texto de Excel en dúas columnas:

1. Compara o texto en Excel usando o operador Equals

Por exemplo, só precisa comparar dúas columnas de datos para asegurarse de ter todos os materiais que precisa. Aquí podes relacionar as subministracións solicitadas coas entregadas usando o operador de comparación que non distingue entre maiúsculas e minúsculas Equals.

Así, pode copiar os datos de referencia dunha aplicación e pegalos na columna de referencia ou de subministracións solicitadas. Despois, pode importar os datos de destino doutra aplicación e pegar os datos na columna de destino ou subministracións recibidas.

Non necesitas pensar en facer coincidir os casos e os valores dos textos das celas aínda que estás importando datos de diferentes aplicacións. Así é como funciona a comparación que non distingue entre maiúsculas e minúsculas:

• Copia e pega a seguinte fórmula na cela onde queres o resultado da comparación:

=A2=B2

• Preme Intro e Excel mostrará verdadeiro ou falso dependendo da referencia e dos datos de destino.

Explore Comparar texto en Excel usando o operador Equals

• Se a fórmula parece boa, cópiaa e pégaa en toda a columna para ter unha idea instantánea sobre os bens recibidos e os pedidos.

2. Use a función EXACTA para comparar texto en Excel

Consideremos que estás a traballar nun proxecto no que a distinción entre maiúsculas e minúsculas é unha consideración importante ao facer coincidir os valores entre as columnas dunha folla de cálculo de Excel. Neste escenario, non pode usar o operador Igual para comparar texto en Excel.

Neste delicado escenario, podes usar a fórmula EXACTA como se mostra a continuación:

• Cree unha cabeceira de columna adecuada e introduza os datos de referencia nas filas debaixo da columna.
• Do mesmo xeito, cree a columna de datos a avaliar xunto á primeira columna e enche os datos nas filas de abaixo.

Aprende a usar a función EXACT para comparar texto en Excel

• Unha vez feito isto, pon un signo de igual (=) na cela na que queres un resultado de comparación, TRUE ou Fales, e escribe a seguinte fórmula:

=EXACTO(B2,C2) (para a mesma folla de traballo)

=EXACTO(Folla8!B2,Folla9!C2) (para diferentes follas de traballo)

• Tamén pode seleccionar os datos de referencia ou de destino doutra folla de traballo do mesmo libro de Excel.
• Preme Intro e obterás unha comparación rápida baseada nas maiúsculas e minúsculas dos textos indicados.

3. Compara texto en Excel usando a fórmula SE

Consideremos que queres utilizar a fórmula EXACTA ou o operador Igual para comparar texto, pero non queres ver VERDADEIRO ou FALSO como resultado da comparación. De feito, quere mostrar textos como Coincidido e Non coincidente. Nese caso, pode aniñar calquera das fórmulas anteriores dentro dunha función IF como se indica a continuación:

• Introduza un signo igual (=) e comeza a fórmula con SE .
• A continuación, introduza calquera das fórmulas anteriores como desafío lóxico da función SE.
• Despois do desafío lóxico, introduce o texto que se mostrará, como Coincidir entre comiñas.

Como comparar texto en Excel usando a fórmula IF

• Pon unha coma e, a continuación, pon outro texto que queres que apareza Excel se falla o desafío lóxico. Neste caso, Not Matched está rodeado de comiñas.
• Así, a fórmula final queda como se mostra a continuación:

=SI(EXACTO(B2;C2),“Coincidido”, “Non coincide”)

4. Use VLOOKUP para comparar texto en Excel

Por exemplo, cómpre atopar os nomes dos candidatos preseleccionados do Grupo A. Aquí, debes facer coincidir os nomes do Grupo A cos nomes da columna de todos os candidatos preseleccionados.

Aquí, pode usar facilmente a función BUSCAR V para que Excel compare texto en dúas columnas. Velaquí como se fai:

• A primeira columna da folla de traballo debe conter os nomes do grupo A .
• Na seguinte columna, pode copiar e pegar os nomes dos candidatos preseleccionados.

Compare texto en Excel usando VLOOKUP

• Na columna máis externa, podes obter os resultados da comparación que mostrarán o nome dos candidatos que se clasificaron na primeira rolda.
• Agora, simplemente copie e pegue a seguinte fórmula onde quere unha lista de comparación de nomes do Grupo A dos Nomes preseleccionados .

=BUSCARV(A2;$C2:2:C$15;1;FALSO)

• Para substituír os erros #N/D co texto Fallado, use esta fórmula que se menciona a continuación:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Fallo”)

5. Compara o texto para atopar asistentes ausentes rapidamente

Consideremos que es o coordinador de eventos dunha conferencia de tecnoloxía. Debes relacionar os asistentes cunha lista de persoas rexistradas para enviar certificados só ás persoas que se presentaron ao seminario. Aquí tes como podes facelo usando VLOOKUP e IFNA fórmulas onde estás comparando texto entre dúas columnas:

• Crea unha cabeceira de columna para Rexistrado e pon os nomes nas filas de abaixo.
• Á dereita desta columna, crea outra columna para as persoas que realmente asistiron ao seminario.

Como comparar texto para atopar asistentes ausentes rapidamente

• Na terceira columna, introduza a seguinte fórmula:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Ausente”)

• Copia e pega a fórmula cara abaixo para obter o estado actual ou ausente das persoas rexistradas.

Excel fará coincidir os nomes rexistrados da columna de referencia para mostrar os resultados nunha terceira columna onde queiras os nomes. Ademais, a fórmula IFNA garantirá que se aparece un erro #N/A, Excel substitúe o código de erro polo texto Ausente.

6. Compara o texto en Excel para os valores parciais

Digamos que precisa comparar textos entre as Columnas A e B, pero non está a buscar unha coincidencia absoluta. Nesta situación, debes usar a fórmula FIND como se indica a continuación:

• Coloque os datos do texto de referencia na Columna A e os datos de destino na Columna B .

Como usar FIND para comparar texto en Excel

• Na Columna C , introduza a seguinte fórmula para atopar e mostrar un valor para a comparación de texto parcial en Excel:

=BUSCAR(C2;A2)

Usa FIND e ISNUMBER xuntos

• A función FIND devolve un erro no que non pode atopar unha coincidencia parcial. Aniñou a función FIND dentro da función ISNUMBER . Agora a fórmula mostrará VERDADEIRO cando hai unha coincidencia parcial e FALSO cando non coincida en absoluto.

=NÚMERO(BUSCAR(C2;A2))

7. Compara textos ou cadeas usando o formato condicional

Considera que estás nunha oficina na que te encargas de revisar todas as compras. Obtén diferentes requisitos de compra de varios departamentos da empresa. É o teu deber asegurarte de que a túa organización non envíe pedidos de compra de artigos duplicados.

Neste escenario, o formato condicional de Excel pode comparar dúas ou máis columnas de datos e resaltar celas que conteñan valores duplicados. Siga estes pasos para practicar este truco de comparación de texto en Excel:

• Compila unha base de datos de textos que queiras comparar.
• Seleccione todo o intervalo e prema Formato condicional no menú Inicio da cinta de Excel.

Seleccione Duplicar valores na opción Resaltar as regras das celas

• Na lista despregábel, pase o cursor do rato sobre a opción Resaltar regras de cela .

Como comparar textos ou cadeas usando o formato condicional

• Aparecerán varias regras de cela. Seleccione Valores duplicados .
• Na ventá emerxente Valores duplicados, pode seleccionar o formato de resaltado facendo clic na lista despregable Valores con .

8. Compare as columnas de Excel se o texto 1 está dentro do texto 2

Se precisas atopar un conxunto de textos dentro dun grupo de textos, podes usar a función BUSCAR como se mostra aquí:

• Crea unha columna de textos para referencia e outra columna para textos de proba.
• Agora, introduza a seguinte fórmula na terceira columna:

=BUSCAR(C2;A2)

• Preme Intro . Agora, copia e pega a fórmula nas celas da terceira columna.

Como comparar columnas de Excel se o texto 1 está dentro do texto 2

• Preme Intro para obter máis resultados.

Excel mostrará o número de carácter desde onde atopa unha coincidencia para o texto de proba na columna de referencia.

Conclusión

Podería haber moitas outras fórmulas e fórmulas aniñadas para combinar textos entre dúas ou máis celas ou columnas en Excel. Pero os métodos máis sinxelos e utilizados son os mencionados anteriormente neste artigo.

Se coñeces algunha outra forma intuitiva de comparar texto en Excel, non esquezas mencionar o método na caixa de comentarios a continuación. Mentres tanto, podes aprender  a usar a fórmula IF-THEN de Excel .