Como combinar correspondencia de Excel a Word de 2 xeitos sen esforzo

Se estás loitando para enviar correos electrónicos ou correos masivos a clientes e clientes personalizando o contido de cada documento, a combinación de correspondencia pode axudar. Para a combinación de correspondencia, a mellor combinación é Excel e Word. Descubra aquí como combinar correspondencia de Excel a Word en dous métodos sinxelos.

A combinación de correspondencia é a forma máis económica de automatización do traballo de oficina en ordenadores de escritorio e portátiles. Só precisa configurar a aplicación Microsoft Word para obter datos para textos de marcador de posición dunha base de datos como un ficheiro de Excel para un documento.

Unha vez configurado, pode crear cartas personalizadas, sobres, correos electrónicos, directorios, etiquetas de enderezos, etc. cun só clic. Se aprendes a combinar correspondencia de Excel a Word, podes crear facturas, facturas mensuais, detalles de subscrición e moitos outros documentos oficiais para centos e miles de clientes en poucos clics.

Ao aprender a facer unha combinación de correspondencia en Word desde Excel, pode crear correos electrónicos e correos electrónicos ricos en datos e evitar erros humanos que supoñen un risco ao crear estes documentos manualmente. Entón, imos comezar cos métodos para facer unha combinación de correspondencia de Excel a Word.

Como combinar correspondencia de Excel a Word: Método manual

Hai dúas formas de facer unha combinación de correspondencia de Excel a Word. O primeiro é o método manual no que engades ti mesmo os textos do marcador de posición para un documento e Word fai o resto para o resto de correos electrónicos ou correos electrónicos. Aprende os pasos para a combinación manual de correspondencia aquí:

Crea a fonte de datos nunha folla de traballo de Excel

En primeiro lugar, cómpre crear unha base de datos a partir da cal MS Word obterá datos nos campos de combinación de correspondencia dentro do modelo de correo electrónico, correo electrónico, factura, etc. Debe crear a base de datos de Excel de forma que todos os datos relacionados cun destinatario sexan dispoñible nunha soa fila.

Pode separar varios datos nunha soa fila en diferentes cabeceiras de columna. Estas cabeceiras de columna funcionarán como contrapartida para os campos de combinación de correspondencia en Word. Agora podes crear a cabeceira da columna como queiras. Pero máis tarde, debes facer pequenas modificacións nas cabeceiras das columnas para que coincidan cos campos de Word.

Busca a continuación os pasos básicos para crear unha base de datos para a combinación de correspondencia en Excel. Este tutorial creará unha factura para unha empresa pequena ou doméstica na que pode enviar facturas masivas e facturas mensuais a miles de clientes a un prezo accesible sen depender de custosas solucións en liña ou axencias de terceiros:

• Cree un ficheiro de Excel en branco e cambie o nome da folla a Facturas .
• Debes encher todos os datos para a combinación de correspondencia nesta folla de traballo.
• Agora cree os elementos que quere incluír no documento de combinación de correspondencia como cabeceiras de columna . Estes funcionarán como campos de combinación de correspondencia en Word.
• Escriba un nome de cliente e toda a información relacionada baixo a cabeceira da columna respectiva da mesma fila. Se cambias as filas para o mesmo cliente, Word non poderá encher a información correcta no documento combinado.

A base de datos de Excel para combinar correspondencia de Excel a Word

• A medida que aumente a súa base de clientes, pode comezar a engadir novos nomes de clientes baixo a cabeceira da columna Cliente .
• Ademais, pode engadir novos datos para clientes existentes ou novos baixo as cabeceiras de columnas específicas.
• Cada vez que actualice esta base de datos, a combinación de correspondencia de Word creará automaticamente un novo documento de cliente para os clientes engadidos, omitirá clientes se elimina algúns e tamén actualizará as cifras do documento segundo a información da base de datos de Excel.
• A combinación de correspondencia de Word non importará o formato do número de Excel. Para manter os elementos de formato numérico, como decimais, símbolos de moeda, etc., cómpre inserir un código curto en campos específicos de combinación de correspondencia. Mencionarei o código e o truco para usalo máis adiante neste tutorial.

Iso é! Creou correctamente a base de datos de Excel para o proxecto de combinación de correspondencia. Gran traballo! Comecemos a crear o modelo de combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Crea un correo electrónico ou correo electrónico para o teu cliente

En primeiro lugar, cómpre redactar a factura de correo electrónico ou correo que quere enviar aos seus clientes e clientes. A carta debe conter información básica sobre ti, como se mostra a continuación. Estes son estáticos para todos os correos electrónicos e correos electrónicos.

O modelo de Word sobre como facer unha combinación de correspondencia en Word desde Excel

• O teu nome
• O nome da túa empresa
• O enderezo da túa empresa
• Logo da empresa (se o hai)
• Unha liña de sinatura

Fai a combinación de correspondencia de Excel a Word

Agora que creaches o modelo de Word no que engadirás campos de combinación de correspondencia, vexamos os pasos a continuación:

• Fai clic na pestana Envíos da cinta de Word e selecciona Iniciar combinación de correspondencia .

Crea unha combinación de correspondencia de mensaxes de correo electrónico en Word

• Na  lista despregable , escolla o tipo de documento que quere facer. Imos seleccionar Mensaxes de correo electrónico .
• Agora, fai clic de novo en Envíos , pero esta vez escolla Seleccionar destinatarios .
• Xa que quere realizar unha combinación de correspondencia de Excel a Word, seleccione a opción Usar unha lista existente .

Selección da táboa de base de datos de combinación de correspondencia desde Excel

• Agora, localice a base de datos de combinación de correspondencia creada anteriormente en Excel e seleccione a folla de traballo Facturas no cadro de diálogo Seleccionar táboa .
• Agora, deberías ver que o grupo de comandos Escribir e inserir campos está activado no menú da cinta de Word > Envíos .

Ata agora, conectou a base de datos de Excel para a combinación de correspondencia a Word. A continuación, aprenderemos a encher os campos obrigatorios no documento do modelo de combinación de correspondencia a continuación:

• Fai clic na opción Liña de saúdo na pestana Envíos e crea a liña de saúdo que queres engadir. Aparecerá o texto do marcador de posición «GreetingLine» .

Crea unha liña de saúdo na combinación de correspondencia para Word

• Agora podes escribir unha declaración mencionando o pago da factura. Esta será unha declaración estática que irá a todos os destinatarios.
• Debaixo da liña de saúdo, pode engadir outros campos de combinación de correspondencia como Correo electrónico do usuario «Customer_Email» ; Número de factura: «Número_factura» ; Data da factura: «Data_factura» , etc.

Creando a parte superior do correo electrónico de combinación de correspondencia para as facturas

• A continuación, faga clic na opción Inserir campo de combinación para comezar a engadir os compoñentes dinámicos do proxecto de combinación de correspondencia.
• O comando Inserir campo de combinación mostrará todas as cabeceiras de columna dispoñibles na base de datos de Excel que engadiu ao documento de combinación de correspondencia. Tómate o teu tempo para engadir os campos que queiras.

Creación dos detalles principais da factura e declaración de peche no correo electrónico de combinación de correspondencia

• Por exemplo, pode engadir estes campos de combinación: «Services_Line_1» ; «Data_Liña_1» ; «Amount_Line_1» ; «Liña_Servizos_2» ; «Data_Liña_2» ; «Amount_Line_2» ; «Cantidade_Total_».

Como combinar correspondencia de Excel a Word manualmente Todo o modelo de combinación de correspondencia

• Agora que engadiches todos os campos dinámicos, podes pechar o teu correo electrónico engadindo un comentario de peche e unha liña de sinatura. De novo, este sería un compoñente estático.
• Agora podes facer clic no botón Vista previa dos resultados da pestana Envíos para ver o primeiro documento combinado.

Como podes ver na vista previa, o importe da factura non mostra a moeda nin os decimais. Para resolver isto, siga os pasos indicados aquí:

• Fai clic co botón dereito no campo de combinación de correspondencia «Amount_Line_1» e fai clic en Alternar códigos de campo .

Modificando os códigos de campo de alternancia na combinación de correspondencia Word

• Agora, deberías ver MERGEFIELD e despois o campo.
• Introduza o seguinte código como se mostra na imaxe de arriba:

#$0,00

• Agora, selecciona de novo o campo, fai clic co botón dereito e Alterna os códigos de campo .

Alterna os códigos de campo para formatar a cantidade desde Excel

• A continuación, consulta a vista previa para confirmar se a combinación de correspondencia está a importar o formato do número ou non.
• Agora podes introducir o código anterior noutros campos de combinación de correspondencia con números como «Amount_Line_2» e «Amount_Total_» .

Agora podes destacar datos importantes no modelo de correo electrónico. A combinación de correspondencia de Word levará o formato en todos os demais documentos que crees neste proxecto de combinación de correspondencia.

Rematando a fusión en Word

Unha vez listo, faga clic en Finalizar e fusionar > Editar documentos individuais > Todos no cadro de diálogo Combinar rexistros . Fai clic en Aceptar para crear todos os documentos combinados para cada cliente na base de datos de Excel.

Aprende a combinar correspondencia de Excel a Word manualmente

A combinación de correspondencia de Word creará un novo documento cos correos electrónicos combinados. Polo tanto, debes gardar o ficheiro por separado ou enviar correos electrónicos de inmediato.

Como combinar correspondencia de Excel a Word: Asistente de combinación de correspondencia

A segunda forma de facer unha combinación de correspondencia é mediante o asistente de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Non obstante, este é un método complicado. Debe modificar a base de datos de orixe en Excel segundo os campos de combinación de correspondencia dispoñibles en Word. Isto é o que debes facer para probar a combinación automática de correspondencia en Word:

• Crea o modelo de documento de Word e fai clic en Envíos > Iniciar combinación de correspondencia > o tipo de documento que queres producir.

A interface de usuario do asistente de combinación de correspondencia paso a paso

• A continuación, faga clic de novo en Iniciar combinación de correspondencia e, a continuación, seleccione Asistente de combinación de correspondencia paso a paso .

O segundo paso da combinación de correspondencia no Asistente de combinación de correspondencia

• As instrucións aparecerán en seis pasos no panel de navegación da dereita de Word.
• Debe realizar a tarefa mostrada no primeiro paso e, a continuación, facer clic en Seguinte: Documento de inicio para seguir o asistente.

Como combinar correspondencia de Excel a Word: preguntas frecuentes

Como fusiono automaticamente os datos de Excel a Word?

Pode combinar os datos con Word desde Excel automaticamente mediante a función de combinación de correspondencia de Word. Para iso, debes ter o ficheiro Excel contigo. A continuación, crea un novo documento de Word e comeza a escribir o teu correo electrónico ou correo electrónico. Nos lugares onde necesites importar valores de Excel, fai clic no campo Inserir combinación de correspondencia e engade o valor necesario.

Antes de facelo, debes engadir a base de datos de Excel indo a Correos > Seleccionar destinatarios > Usar unha lista existente e escoller o ficheiro de Excel. Unha vez que cree o documento modelo manualmente, finalice a combinación de correspondencia e Word creará todos os demais correos electrónicos ou correos electrónicos automaticamente para os destinatarios respectivos.

Como creo unha combinación de correspondencia a partir de datos de Excel?

Pode crear unha combinación de correspondencia a partir de datos de Excel como adoita facer para unha nova lista de contactos ou contactos de Outlook. Pero, para utilizar os datos dunha folla de cálculo de Excel, siga estes pasos:

• Garda o ficheiro de Excel e o modelo de combinación de correspondencia de Word no almacenamento local.
• Abre o ficheiro de Word e fai clic en Correos.
• Agora, escolle a opción Seleccionar destinatarios e fai clic en Usar unha lista existente.
• Agora navegue ata a unidade onde existe o ficheiro Excel, selecciónao e, a continuación, fai clic en Abrir.
• Iso é! Ligaches correctamente o ficheiro de Excel para a combinación de correspondencia.

Cales son os seis pasos da combinación de correspondencia?

Segundo o asistente de combinación de correspondencia paso a paso, os seguintes son os seis pasos para a combinación de correspondencia en Word:

• Seleccione o tipo de documento como cartas, sobres, directorios, etc.
• Seleccione o documento de inicio como o documento actual ou o documento existente
• Seleccione destinatarios dunha lista existente (Excel), contactos de Outlook ou unha nova lista
• Escribe a túa carta
• Vista previa das súas cartas
• Completa a fusión

Conclusión

Agora xa sabes como combinar correspondencia de Excel a Word seguindo o método manual ou o asistente de combinación de correspondencia de Word. Proba calquera dos métodos dependendo do documento de combinación de correspondencia, da base de datos e do grao de personalización que necesites.

Non esquezas comentar a continuación se coñeces outros métodos sen esforzo sobre como facer unha combinación de correspondencia en Word desde Excel. Tamén pode querer saber  como imprimir etiquetas desde Excel mediante a combinación de correspondencia de MS Word  e  fusionar comentarios e cambios de varios documentos .