Como usar as listas despregábeis de Google Sheets

Ao crear Follas de cálculo de Google que outras persoas deben cubrir, unha lista despregable pode simplificar o proceso de entrada de datos.

Podes extraer os elementos da túa lista despregable doutro rango de celas ou podes introducilos directamente. Aprende a facer as dúas cousas, así como a modificar unha lista despregable existente.

Crea listas despregábeis manuais en Follas de cálculo de Google

A forma máis rápida de crear unha lista despregable de Follas de cálculo de Google é listando os elementos dentro da configuración de validación de datos.

Para facelo:

1. Seleccione a cela onde quere crear unha lista despregable. Seleccione Datos no menú e, a continuación, seleccione Validación de datos .

2. Xunto a Criterios, seleccione Lista de elementos . 

3. No campo xunto a esta selección, escriba os elementos que quere incluír na lista despregable, separados por comas.

4. Seleccione o botón Gardar e verá que a cela que seleccionou agora ten unha lista despregable.

Opcións de validación de datos

Hai que ter en conta algunhas opcións importantes na xanela de validación de datos.

Se desmarca Mostrar lista despregable na cela , a frecha despregable non aparecerá. Non obstante, cando o usuario comece a escribir, aparecerán os elementos da lista.

Na sección Sobre datos non válidos , se selecciona Mostrar aviso , aparecerá un indicador de aviso vermello. Isto mostra unha mensaxe que avisa ao usuario de que o elemento escrito non coincide con nada da lista.

Se seleccionas Rexeitar entrada , Follas de cálculo de Google rexeitará a entrada e substituirase polo primeiro elemento da lista despregable.

Na sección Aparencia , se selecciona Mostrar texto de axuda de validación e escribe texto no campo debaixo dela, ese texto aparecerá cando o usuario seleccione a cela despregable.

Crea listas despregábeis a partir dun rango de follas de cálculo de Google

Unha forma máis dinámica de crear listas despregábeis de Follas de cálculo de Google é utilizar o contido dunha serie de celas para cubrir a lista.

Para facelo:

1. En primeiro lugar, cree as súas listas de validación en calquera rango de celas. Estes non teñen que estar na mesma folla de cálculo. Tamén podes crear e seleccionar estas listas noutras pestanas da folla de cálculo.

2. A continuación, seleccione a cela onde quere crear unha lista despregable. Seleccione Datos no menú e, a continuación, seleccione Validación de datos .

3. Esta vez, seleccione Lista dun intervalo da lista despregable Criterios. A continuación, seleccione a icona de selección de cuadrícula pequena para abrir a xanela de selección de intervalos.

4. Seleccione o intervalo que quere utilizar como a súa lista e verá o texto do intervalo aparecer no campo Seleccionar un intervalo de datos .

5. Seleccione Aceptar para pechar a xanela de selección e volver á xanela de validación. Configure o resto das opcións do menú despregable que desexe e seleccione o botón Gardar para rematar.

6. Agora verás que os datos do intervalo aparecen como elementos da lista despregable na cela que seleccionaches.

7. Continúa este mesmo proceso para calquera outra columna que queiras engadir como lista despregábel dinámica.

Usar intervalos como fonte dos teus datos é unha boa forma de manter as túas follas de cálculo actualizadas sen ter que revisar e actualizar manualmente todas as listas despregábeis que creaches.

Feitos interesantes sobre as listas despregábeis de Follas de cálculo de Google

As listas despregábeis de Follas de cálculo de Google conectadas a intervalos son as máis útiles porque reducen drasticamente o mantemento xeral da túa folla de cálculo.

Actualiza varias celas cun cambio de intervalo

Isto é especialmente certo se tes moitas celas que extraen datos dun único intervalo de elementos. Se queres actualizar ou cambiar eses elementos da lista, só terás que facer o cambio nun único intervalo.

Aínda que haxa centos de celas con eses elementos da lista, ao actualizar o intervalo unha vez, todas esas celas despregables actualizaranse ao instante.

Copiando celas validadas para aforrar tempo

Tamén pode aforrar tempo copiando as celas do menú despregable validadas a calquera outra cela. Isto aforra o tempo de ter que pasar polo proceso de paso polas pantallas de validación de novo.

Copiar celas validadas é especialmente útil para listas de selección como días, meses, hora e outros conxuntos de datos estándar.

Elimina rapidamente a validación da cela

Supoña que non quere incluír os elementos da lista con ningunha cela. Podes eliminalos rapidamente facendo clic co botón dereito na cela, seleccionando Validación e, a continuación, seleccionando Eliminar validación na xanela Validación de datos.

Verás que a frecha do menú despregable desaparece da cela e todos os elementos do menú despregable desaparecen. A cela converterase nunha cela normal da folla de cálculo.

Usando listas despregábeis dobres en Follas de cálculo de Google

Unha forma máis útil de usar as listas despregábeis de Follas de cálculo de Google é pasar información entre as follas . Tamén podes usar esta técnica para transmitir información entre persoas.

Por exemplo, se tes unha folla orixinal que contén unha lista de tarefas realizadas por un equipo, podes basear unha segunda folla de cálculo nesas tarefas completadas.

Pode ou non querer crear esa primeira lista baseándose nas mesmas listas despregábeis dinámicas que se describen na última sección.

De calquera xeito, seleccione a cela da folla á que desexa enviar as tarefas completadas como outra lista despregable e abra a xanela de validación como se describe na última sección. Cando seleccione o intervalo de datos, cambie a esta folla de cálculo de tarefas de orixe e seleccione toda a columna de tarefas (incluídas as celas en branco).

Agora, na folla de cálculo de destino, verás que se recollen os datos da columna de tarefas. Isto significa que o teu segundo equipo pode realizar as súas propias tarefas do proxecto en función das tarefas completadas do primeiro equipo.

O primeiro equipo pode continuar engadindo tarefas recentemente completadas á folla de cálculo orixinal.

Dado que incluíches as celas en branco no intervalo de orixe, esas novas tarefas únicas aparecerán na lista despregable do segundo equipo. 

Teña en conta que só as tarefas únicas aparecerán na segunda lista despregable. Non é a mellor forma de pasar elementos de fila específicos da fonte, pero é unha boa forma para que un segundo equipo vexa todos os elementos únicos engadidos a unha folla de cálculo por outras persoas.

Como usarás as listas despregábeis de Google Sheets?

Como podes ver, Follas de cálculo de Google ofrece moitas formas de extraer información doutras celas para cubrir listas despregábeis. Ou, se as túas necesidades de entrada de datos son bastante sinxelas, podes seguir introducindo manualmente os elementos da lista despregable separados por comas. 

De calquera xeito, deberías poder facer que a entrada de datos de calquera das túas follas de cálculo sexa o máis sinxela e sinxela posible.