Kuidas koostada Excelis rippmenüüd: 2 parimat meetodit 2023. aastal

Andmesisestusülesannete veatuks ja kiireks muutmiseks peate õppima, kuidas Excelis ripploendit koostada.

Excel on võimas andmesisestustarkvara. Saate seda kasutada isiklike ja professionaalsete andmesisestusvajaduste jaoks, nagu kontoritarvete loendite loomine, majapidamistarvete loendite koostamine, väikeettevõtte või kodu jaoks inventari loomine ja palju muud.

Iga andmesisestustöö puhul peate sisestama väikesed andmed, nagu nimed, aadressid, kogused, asukohad, hinnad jne. Kui keegi seda andmebaasi auditeerib, võib ta soovida sisestada selliseid kommentaare nagu auditeeritud, ootel audit, leitud viga jne.

Kui teie või teie töötaja hakkate seda käsitsi tegema, võtab eesmärgi saavutamine päevi. Seetõttu peate andmete jäädvustamiseks Exceli lehe automatiseerima. Exceli ripploendi käsk on põhiline automatiseerimine, mida saate kasutada ilma Visual Basicu Exceli kodeerimist õppimata. Lugege edasi, et õppida, kuidas Excelis rippmenüüga loendit koostada.

Mis on Microsoft Exceli rippmenüü?

Kuidas teha Excelis rippmenüüd

Exceli rippmenüü on Exceli rakenduse andmete valideerimise tööriist. Selleks peate valima ripploendi jaoks andmete vahemiku või loendi. Seejärel rakendage andmete sisestamise soovituste saamiseks lihtsalt sihtlahtris või lahtrivahemikus rippmenüü jaoks käsk Andmete valideerimine.

Rippmenüüd välistavad andmesisestusülesande puhul arvamise. Samuti ei tee te Exceli rippmenüü funktsiooni kasutamisel kirjavigu ega muid vigu. See on ka Microsft Exceli kõige laialdasemalt kasutatav andmesisestuse automatiseerimistööriist.

Millal saab rippmenüüd kasutada?

Siin on mõned stsenaariumid, mille puhul saate seda andmete kontrollimise käsku rakendada.

• Loote Excelis andmebaasi ja vajate andmesisestusoperaatoreid, et sisestada vajalikud andmed, ilma prügita.
• Soovite, et andmesisestuse operaatorid kasutaksid Exceli töölehel teabe sisestamisel ainult kategoriseeritud andmeid.
• Loote Excelis tasuta võrgu- või võrguühenduseta vorme ja soovite, et kasutaja sisestaks ainult vormis saadaolevad andmed ja ei midagi muud.
• Teie andmebaas sisaldab korduvaid nimesid, telefoninumbreid, aadresse jne. Olenevalt nendest andmetest maksate ka arveid või arveid. Seetõttu on täpsus projekti jaoks väga oluline. Sellisel juhul peate kasutama Exceli ripploendeid.
• Loote majapidamistarvete jaoks Exceli lehte ja soovite, et pereliikmed teeksid kirjeid ainult lubatud kaupade loendist.
• Teie andmesisestusmeeskonnale meeldib palju kasutada kiirklahve ja selleks pakuvad Exceli ripploendid võrreldamatut mugavust.
• Loote kontoritarvete või ostutaotluste andmebaasi ja soovite, et töötajad koostaksid ostutaotlusi ainult eelnevalt kinnitatud kirjatarvete, IT-riistvara või tarvikute jaoks.

Kuidas teha Excelis rippmenüüd: andmevahemiku kasutamine

Excelis loendi koostamiseks rippmenüü nooltega on kaks võimalust. Üks kasutab eelkonfigureeritud andmevahemikku ja teine ​​tipib valikud käsitsi. Allpool leiate juhised Exceli kõige automatiseeritud rippmenüü jaoks.

• Looge Excelis uus tööleht ja nimetage see andmebaasiks .
• Nüüd looge lahtrisse A1 veerupäis vastavalt tüübile või muule teile meeldivale nimele. Näiteks annan selle õpetuse rippmenüü loendile veerupäise IT riistvara .
• Nüüd kopeerige ja kleepige andmed kusagilt mujalt või sisestage käsitsi, et täita veerupäise all olevad lahtrid rippmenüüst soovitud üksustega.
• Sisestan IT-seadmete ostusoovi valikud nagu monitor, kõlar, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU jne.

Siiani olete edukalt loonud andmebaasi, millest Exceli andmete valideerimise käsk näitab ripploendi suvandeid või valikuid. Nüüd loome tegeliku rippmenüü, järgides siin mainitud samme:

• Valige lahter, kuhu soovite Excelis ripploendi luua.
• Nüüd klõpsake Exceli lindimenüü vahekaarti Andmed .
• Klõpsake jaotises Andmetööriistade käsk rippmenüü noolt Andmete valideerimine .
• Avaneb mõne valikuga kontekstimenüü. Valige Andmete valideerimine .
• Nüüd peaksite töölehel nägema andmete valideerimise käsutööriista , kuhu soovite Exceli jaoks ripploendi lisada.
• See sisaldab kolme vahekaarti. Need on sisendsõnum, sätted ja veahoiatus.
• Klõpsake nuppu Sätted .
• Valideerimiskriteeriumide valiku all klõpsake menüü Luba all olevat ripploendit .
• Valige rippmenüüst loend .
• Vaikimisi tuleks märkida lahtrisisene rippmenüü ja Ignoreeri tühi linnuke . Kui ei, siis kontrollige neid.
• Klõpsake väljal Allikas ülesnoolt . Andmete valideerimise dialoogiboks minimeeritakse nüüd õhukeseks tühja väljaga ribaks.
• Avage andmebaasi tööleht ja valige Exceli ripploendist lahtrivahemik.
• Valige viimase üksuse alt mõned tühjad lahtrid. See aitab teil loendit laiendada ilma allikat uuesti muutmata.
• Excel täidab ripploendi lähteandmed automaatselt. Peate lihtsalt klõpsama õhukesel andmete valideerimisribal allanoolt .
• Nüüd peaksite uuesti nägema laiendatud andmete valideerimise dialoogiboksi. Kuid seekord näete väljal Allikas lähteandmete vahemikku .
• Klõpsake lihtsalt nuppu OK ja oletegi valmis.

Palju õnne! Olete Excelis loonud oma esimese ripploendi. Nüüd kopeerige see lihtsalt kuhugi mujale, kus peate näitama samu üksusi, kui töötaja või mõni muu kasutaja sisestab andmesisestuslehe andmeid.

Võite andmebaasi töölehe lukustada, et keegi ei saaks andmesisestuse töölehe ripploendites olevat valikute loendis muudatusi teha. Loendiüksuste kaitsmiseks järgige neid kiireid samme.

• Valige lukustatavad lahtrivahemikud.
• Paremklõpsake ja seejärel valige Format Cells .
• Minge vahekaardile Kaitse ja märkige ruut Lukustatud .
• Lahtrite vormindamise muudatuste rakendamiseks klõpsake nuppu OK .
• Nüüd minge Exceli lindil vahekaardile Ülevaatus .
• Valige ikoon Protect Sheet .
• Dialoogiboksis Protect Sheet sisestage tühjale väljale parool.
• Sisestage parool uuesti ja Excel lukustab töölehe lõplikult.

Nüüdsest ei saa keegi rippmenüü loendi üksusi muuta.

Kuidas teha Excelis rippmenüüd: loendiüksuste kasutamine

Kui soovite lühikest rippmenüüd, nagu Jah/ei, Auditeeritud/Ei auditeeritud, Määratud/Avatud, Täielik/Puudulik jne, saate andmevahemiku meetodi asemel kasutada käsitsi loendit. See säästab aega. Loendiüksuste abil saate Excelis ripploendi luua järgmiselt.

• Rippmenüü kuvamiseks klõpsake lahtril.
• Valige lindimenüü vahekaardil Andmed suvand Andmete valideerimine .
• Menüüs Luba all klõpsake nuppu Loend .
• Nüüd tippige lihtsalt üksuste loend väljale Allikas .
• Eraldage kindlasti kõik üksused komaga.
• Rippmenüü rakendamiseks klõpsake nuppu OK .

See on lihtsaim ja kiireim viis Excelis lihtsa ripploendi loomiseks. Esimene meetod on aga usaldusväärsem, kui kasutate ohtralt ripploendeid.

Kuidas Excelis rippmenüüd luua: sisendsõnumi kuvamine

Tühi rippmenüü ei pruugi andmesisestusoperaatoritele palju öelda. Peate lisama konkreetsed juhised, et nad ei teeks vigu. Saate Exceli ripploenditesse juhenditeate lisada järgmiselt.

• Klõpsake mis tahes lahtrit, mis sisaldab aktiivset andmete kontrollimise käsku .
• Nüüd avage vahekaart Andmed > Andmete valideerimine > klõpsake nuppu Andmete valideerimine .
• Dialoogiboksis Andmete valideerimine klõpsake vahekaarti Sisendsõnum .
• Tippige pealkirja jaoks väike tekst ja seejärel sisendsõnumi väljale üksikasjalik teade .
• Muudatuste rakendamiseks klõpsake nuppu OK .

Nüüd, kui kasutaja valib aktiivse ripploendi andmete valideerimise käsuga lahtri, näeb ta teadet selle kohta, kuidas lahter ripploendi üksuste abil täita.

Kuidas Excelis rippmenüüd luua: kuvage veateade

Kui keegi teeb Exceli andmesisestuslehe rippmenüüde kasutamisel vea, saate kuvada ka veateate. See tagab, et kasutaja võtab tõrke lahendamiseks meetmeid ega jäta lahtrit vahele. Siin on juhised veateate kuvamise aktiveerimiseks.

• Järgige varem mainitud samme, kuni kuvatakse dialoogiboks Andmete valideerimine .
• Nüüd valige vahekaart Veahoiatus .
• Valige vea stiil kolme valiku hulgast: Stopp, Hoiatus ja Teave.
• Seejärel tippige veateate pealkirja jaoks lühike tekst .
• Nüüd sisestage üksikasjalik teade väljale Error message .

Suur töö! Kui on aktiveeritud Kuva veahoiatus, kuvatakse töölehel veadialoogiboks, kui keegi tippib midagi muud peale Exceli ripploendis mainitud üksuste.

Exceli rippmenüü: lõpusõnad

Nüüd teate, kuidas Excelis loendit koostada kahel erineval viisil rippmenüüga. Saate proovida oma töötajate abistamiseks Exceli ripploendite koostamise viise ja andmesisestusvorme.

Exceli rippmenüüde abil saate luua ka intuitiivse kodutarvete loendi toidukaupade, riistvara, riiete, kommunaalteenuste ja muu jaoks.

Ärge unustage allpool kommenteerida, kui teate mõnda muud lahedat viisi Excelis rippmenüü koostamiseks.

Järgmisena õppige  Excelis  ja mõnes  Exceli kalendrimallis iga aasta jaoks ridade või veergude peitmist .