Všechny tipy ke zlepšení uživatelského prostředí Microsoft Teams

Pokud jste správce Teams, šampion nebo zkušený uživatel, část vaší role pravděpodobně pomůže zlepšit prostředí pro koncové uživatele Microsoft Teams.

Sakra, i když jste přátelský člověk, který chce, aby lidé používali jejich nástroje produktivněji, budete to chtít udělat.

V tomto příspěvku si projdeme některé klíčové nástroje a funkce ke zlepšení uživatelského prostředí Microsoft Teams:

1 – Začněte plánem adopce

Vytvoření plánu přijetí pro uživatele je velmi odlišné od vytvoření plánu přijetí pro celou organizaci.

Začněte tím, že zjistíte, proč chcete používat Microsoft Teams. Poté sdělte plán, cestu k přijetí a výhody svým zainteresovaným stranám. Na druhé straně musí tyto informace předávat svým vlastním uživatelům.

Jak budete postupovat při zavádění, informujte všechny zúčastněné strany prostřednictvím pravidelných aktualizací. Pokud všichni vědí, co se děje (a kdy), nebude to takové překvapení.

Během cesty bude spousta lidí žádat o technické, vzdělávací a adopční materiály.

Můžete si samozřejmě vytvořit svůj vlastní na základě vlastních nuancí. K dispozici je také spousta existujících materiálů společnosti Microsoft.

Nezapomeňte zahrnout školicí materiály, jako jsou Microsoft 365 Learning Pathways, školení koncových uživatelů Microsoft Teams pod vedením instruktora a webové semináře vedené inženýry Azure pro školení lístků na podporu.

Budete také muset sdělit, jak chcete, aby koncoví uživatelé získali vstupenky, když se něco pokazí. Poslední věc, kterou potřebujete, je ucpaná doručená pošta, jakmile implementujete Teams.

Pokud chcete, aby byly lístky získávány prostřednictvím centralizovaného portálu, můžete využít služby Azure. Nejprve však prozkoumejte plány podpory.

2 – Osobní přizpůsobení dostupná v Microsoft Teams

Jakmile se váš tým spokojí s každodenním používáním Teams, je důležité přidat osobní přístup.

Například existuje spousta funkcí pro usnadnění přístupu v Microsoft Teams, které čekají na objevení. Zůstanou však neznámé, pokud o nich své uživatele neinformujete.

Mezi funkce usnadnění patří:

• Překlad chatu: Pokud se první jazyk vašich kolegů liší od vašeho, pak je to užitečný nástroj. Inline překlad zpráv pomáhá každému být sám sebou a přitom efektivně komunikovat.

• Hlasové zprávy: Některé dlouhé zprávy se nejlépe přenášejí pomocí hlasových zpráv, protože způsoby mohou pomoci s kontextem a tónem. Také spisovatel s artritidou nebo karpálním tunelem bude tento nástroj také užitečný, protože může psát méně. Jednoduše podržte ikonu nahrávání, mluvte do mikrofonu a po dokončení nahrávání pusťte.

• Zapnout režim TTY: Toto je další funkce, která pomůže lidem s poruchou řeči nebo nedoslýchavými. Chcete-li zapnout dálnopis (TTY), postupujte po kliknutí na svůj profilový obrázek v tomto adresáři – Nastavení > Hovory.

• Živé titulky: Získejte titulky ve stylu titulků v reálném čase na schůzkách Teams.

Zaznamenejte si je také pro pozdější použití.

Nejprve se ujistěte, že se na Stream vztahuje vaše licence Microsoft 365.

Zapněte záznam živého přepisu, když se přihlásíte ke streamu. Vyberte své video a kliknutím na tři tečky otevřete nabídku možností.

Zaškrtněte políčko „Automaticky vygenerovat soubor titulků“.

• Tmavý režim: Tato funkce byla představena v Teams v roce 2018 a je užitečná pro snížení únavy očí a udržení pozornosti.

Klikněte na tlačítko se třemi tečkami a otevřete Nastavení. Ihned v části Obecné můžete vidět tři možnosti osvětlovacích systémů Výchozí, Tmavý a Vysoký kontrast.

Další zásadní součástí přizpůsobení v Teams je typ a frekvence upozornění, která dostáváte. 

Frekvence? To je správně!

I když s počtem zpráv, které vám lidé posílají, nelze nic dělat (i když o tom později), můžete si přizpůsobit, kdy a jak budete upozornění dostávat.

3 – Nejlepší postupy pro oznámení Teams

Pokud na svém účtu Teams spravujete několik týmů a kanálů, můžete se obávat upozornění.

Nebo jste možná jen členem těchto týmů a kanálů.

Přetížení oznámení a únava oznámení jsou skutečné věci, které mohou ovlivnit váš výstup, pokud nejsou správně spravovány.

Jak tedy můžete spravovat oznámení Teams?

Je to snadné:

• Vytvořte si vlastní nastavení oznámení: To zahrnuje vypnutí oznámení o dohození a vyladění vašich běžných oznámení tak, aby zahrnovala pouze konkrétní věci, jako jsou osobní @zmínky, odpovědi na konverzace, které jsem začal atd.

• Opusťte projekty, které již nepotřebují vaši účast: Pravděpodobně existují týmy nebo kanály, které nejsou relevantní pro vás ani pro vaši práci. Ukliďte nepořádek tím, že tyto projekty opustíte.

4 – Kdy použít skupinové chaty vs kanály

Jakmile si vyberete kanály, ve kterých musíte být, a seřadíte svou strategii oznámení, je důležité vědět, kdy je nejlepší používat skupinové chaty a kdy jsou kanály vhodnější.

Pro uživatele, kteří jsou na platformách spolupráce jako Teams noví, si musíte pamatovat, že se jedná o zcela novou zkušenost. Microsoft Teams  není  platforma ve stylu instant messengeru, na kterou jsou možná zvyklí.

Pokud chcete, může to být tak jednoduché, ale pro spolupráci vašich týmů to může být mnohem více.

Skupinové chaty jsou rozšířením konverzací jeden na jednoho, aby se zapojili ostatní kolegové. Zde mohou všichni členové skupiny Teams sdílet zprávy, GIFy, emotikony, nálepky a dokonce si domlouvat schůzky.

Pokud však potřebujete spolupráci posunout o něco dále, můžete si vše ponechat uspořádané v kanálech Teams. Dvě důležité funkce odlišují kanály Teams od skupinových chatů:

Vlákna zpráv: Konverzace ve skupinových chatech se mohou stát chaotickými a časem ztrácejí na obsahu. V kanálech však mohou členové týmu sledovat zprávy v kontextu, ve kterém jsou zveřejněny.

To je možné prostřednictvím vláken zpráv, které zhušťují konverzace do jednoho bloku chatu. Můžete vidět všechny odpovědi a můžete @zmínit někoho pod odpovědí ve vlákně.

2. Soubory: Na rozdíl od běžných skupinových chatů mají kanály záložku souborů. To je skvělé pro spolupráci na dokumentech a každý soubor, který nahrajete, se také synchronizuje se službou SharePoint.

5 – Výhody vláken zpráv

Jednou z největších výhod používání kanálů ve skupinových chatech je, že získáte přístup k vláknům zpráv.

Je to všechno o snadné spolupráci, že?

Koneckonců, proto je dobrý adopční plán a zbavení se notifikačního přetížení na prvním místě naší agendy.

Ale i když pracujete, vlákna zpráv jsou také skvělým nástrojem pro optimalizaci prostředí Microsoft Teams pro koncového uživatele.

Vlákna poskytují kontext vaší zprávy a ukazují, s kým mluvíte. 

Mezi výhody na vysoké úrovni patří:

• Vlákna zachovávají smysluplný kontext a organizují konverzace.
• Vlákno podporuje otevřenou diskusi o tématech, aniž by rozptylovalo ostatní.
• Vlákna vám poskytují způsob, jak získat větší přehlednost, aniž byste museli zakládat nový DM.
• Vaše vlákna usnadňují sledování informací prohlížením konkrétních konverzací.
• Vlákna udržují oznamovací kanály bez dalšího nepořádku.
• Nitě jsou lepkavé. Když sdílíte zprávu, sdílejí se i odpovědi ve vláknech.

Přesněji řečeno, s vlákny zpráv získáte asynchronnost ve vašich zprávách Teams.

To znamená, že zprávy v kanálu nemusí být synchronizovány – nemusíte odpovídat na všechny zprávy v reálném čase.

I když jsou vaše oznámení úplně vypnutá, můžete se vrátit do vlákna konverzace a zobrazit nové aktualizace. Ve skupinovém chatu byste se normálně báli, že byste mohli ztratit přehled o tom, co se děje, když nejste ve skupině.

To znamená, že budete mít více času soustředit se na jiné věci a být stále ve smyčce.

6 – Co můžete dělat s mobilní aplikací Teams

Mnoho lidí bude používat Teams na cestách. Namísto toho, aby pokaždé, když potřebují chatovat s někým v kanceláři nebo doma, museli vytahovat notebook, mohou místo toho použít mobilní aplikaci Teams.

Někteří  z vašich uživatelů mohou skončit s používáním mobilní aplikace, protože preferují vytváření vláken zpráv v mobilním uživatelském rozhraní.

Zde jsou některé další skvělé funkce mobilní aplikace Teams:

Rychlá gesta přejetí prstem: Když označíte zprávy jako přečtené nebo nepřečtené pouhým přejetím prstem, vymažte ze zdroje aktivity oznámení.

Tiché hodiny a klidné dny: Poznamenejte si konkrétní hodiny a dny, kdy budete používat PTO. Tím vypnete upozornění během těchto časů.

Klikněte na svůj profil a poté na Oznámení. V části Blokovaná oznámení klikněte na Během tichého času.

Zde budete mít možnost zapínat a vypínat Tiché hodiny a Tiché dny a také si sami upravit další nastavení.

Integrovaný Office Lens: Snadné fotografování je již skvělou funkcí.

Office Lens je však integrován do mobilní aplikace Teams, takže když pořídíte tabuli nebo dokument, automaticky je rozpozná.

Ať už se jedná o jakékoli médium, Office Lens automaticky optimalizuje obraz, což můžete pomocí textu nebo kreseb.

Změna pořadí spodní lišty: Přístupnost k nejnavštěvovanějším kartám v týmech můžete zvýšit změnou pořadí navigační lišty.

Klikněte na ikonu tří teček níže a zobrazí se možnost přetáhnout okno Upravit navigaci do plného zobrazení. Poté můžete změnit pořadí karet, aby lépe vyhovovaly vašim preferencím.

Snadný přechod z mobilu na notebook: Přepínejte konferenční hovory a upozornění mezi notebookem a mobilním zařízením v reálném čase.

Pokud potřebujete být v pohybu, ale právě vedete konferenční hovor, můžete přepnout na své mobilní zařízení, aniž byste přerušili schůzku.

Můžete také nastavit, aby se oznámení pro vaše mobilní zařízení vypnula, jakmile se přihlásíte do Teams na ploše, což sníží přetížení oznámení.

7 – Interoperabilita zpráv

Když mluvíte pouze s lidmi v Teams, není potřeba další aplikace. 

Ale co se stane, když spolupracujete s dodavatelem, který používá Slack? Nebo klient, který trvá na používání Webexu?

Nejčastější scénář? Stáhnete si jejich aplikaci, aby byli spokojení.

Ale co to znamená pro vás? Neustálé přepínání mezi aplikacemi pro správu externích kontaktů.

Interoperabilita zpráv je proces spojení těchto aplikací dohromady, takže můžete poslat zprávu z Microsoft Teams svému externímu kontaktu na Slacku nebo Webexu.

Interoperabilita zlepšuje interní komunikaci a umožňuje skutečnou mezipodnikovou spolupráci.

Pokud váš tým pracuje s lidmi, kteří používají software pro spolupráci, který se liší od vašeho, interoperabilita vám ušetří bolesti hlavy spojené se správou každé samostatné platformy, včetně oznámení a integrací.

Jednoduše s nimi komunikujete, aniž byste opustili místo, kde jste. Tím ušetříte čas, který byste plýtvali správou jiných platforem.

Větší zaměření znamená lepší komunikaci a lepší produktivitu vašeho týmu.

Interoperabilita mezi dnešními nejpopulárnějšími platformami pro spolupráci je s Mio snadná. Pokud je ve vašem tenantovi Teams nainstalováno Mio, můžete poslat zprávu kterémukoli členovi svého týmu a užívat si funkce a integrace, na které jste již zvyklí.

Nainstalujte Mio na Microsoft Teams

Mio se snadno nastavuje:

• Synchronizujte všechny chatovací aplikace, které vaše týmy používají, vytvořením Mio Hub
• Členové týmu ve vašem Mio Hub mohou okamžitě chatovat v DM nebo skupinách se členy na jiných platformách
• Podporováno je sdílení souborů, vláknové zprávy, reakce a možnost upravovat a mazat zprávy
• Nové kanály nebo prostory, do kterých je zaměstnanec pozván, budou synchronizovány s primární chatovací platformou, kterou preferují používat.

Chcete-li se dozvědět více o interoperabilitě chatovací platformy Mio, navštivte m.io.

8- Interoperabilita videa

Videohovory mezi členy týmu jsou v týmové spolupráci stejně zásadní jako zasílání zpráv. 

Ale stejně jako platformy pro zasílání zpráv často najdete klienty nebo dokonce jiná oddělení, která nepoužívají stejnou platformu videa jako vy.

To znamená najít řešení pro schůzky, když lidé používají Webex, Zoom, Skype a všechny ostatní video platformy.

Zadejte Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Přidání 600 integrací však znamená vrátit zpět veškerou skvělou práci, kterou jsme dosud vykonali, abychom zlepšili vaše uživatelské prostředí v Teams.

Místo toho si vyberte z našich vybraných nejlepších integrací Microsoft Teams, které mohou zlepšit prostředí Microsoft Teams pro koncové uživatele.