Jak používat Microsoft Planner ke zlepšení pracovního toku

Microsoft Planner, nástroj pro řízení projektů, je podobný bezplatným nebo placeným službám jako Trello nebo Asana. Planner, zabudovaný přímo do Office 365, vám může pomoci snížit chaos v práci a zlepšit váš pracovní postup. Zde je návod.

• Vytvářejte kategorie pro různé úkoly v Planneru pomocí „kbelíků“
• Sledujte úkoly v Planneru nastavením postupu, dat, přidáváním podrobností na karty a dalšími
• Pomocí filtrů nebo seskupení podle funkce vám pomůže vybrat úkoly, na kterých záleží
• Vyzkoušejte grafy, abyste získali analytický pohled na svůj pokrok

Pokud je vaše pracoviště nebo firma přihlášena k odběru Microsoft Office 365 , existuje mnoho skvělých nástrojů, které můžete využít ke zlepšení své efektivity. Některých z nich jsme se již dotkli, včetně Teams , Outlooku , OneDrive a také OneNotu . Nyní je však čas obrátit naši pozornost na Microsoft Planner.

Nástroj pro řízení projektů Planner je podobný bezplatným nebo placeným službám Trello nebo Asana. Přichází bez dalších nákladů a je zabudován přímo do Office 365 a může vaší organizaci pomoci sledovat důležité úkoly a zlepšit pracovní postupy. Zde je více o tom, jak jej používáme v Blog.WebTech360, a průvodce, jak jej můžete použít také na svém vlastním pracovišti.

Vytvářejte kategorie pro různé úkoly pomocí „kbelíků“

Jádrem prostředí Planneru jsou některé věci známé jako „plán“, „kbelíky“ a „tabule“. Za prvé, nástěnka je to, co je domovem vašeho plánu nebo seznamu úkolů. Jakmile vytvoříte plán v Plánovači pomocí tlačítka (+) na postranním panelu, budete mít novou nástěnku. Poté můžete na desce vytvořit různé „kbelíky“ pro organizování různých typů úkolů.

Můžete to udělat kliknutím na odkaz "Přidat nový kbelík" v horní části desky. Zde v Blog.WebTech360 používáme Planner ke sledování zpravodajství. Máme také různé nástěnky pro naše další typy pokrytí, včetně Office 365 a How-Tos. Obvykle máme také kbelíky pro nápady na příběhy, zpravodajské příběhy, DIBS a také speciální kbelíky pro editory k označení dokončených příběhů.

Jakmile přidáte bucket, pod názvem bucketu je samostatné tlačítko (+). To vám umožní vytvořit novou kartu úkolu a nastavit termín dokončení nebo ji přiřadit členovi týmu. Více o tom máme níže.

Pohled na vzorovou desku v microsoft planneru

Sledujte úkoly nastavením postupu, dat, přidáváním podrobností na karty a dalšími

Existuje mnoho způsobů, jak můžete využít karty úkolů v Plánovači ke své produktivitě. Pomocí rozbalovací nabídky jej můžete přesunout do různých segmentů, změnit jeho průběh a nastavit datum zahájení a datum dokončení. Můžete také napsat popis, aby vaši kolegové věděli, na čem pracujete. na. Pro jednoduchost je k dispozici dokonce kontrolní seznam, který může pomoci sledovat průběh toho, co bylo přiřazeno.

Ještě lepší je, že je zde také tlačítko „Přidat přílohu“, pomocí kterého můžete vložit soubory nebo odkazy, které budou viditelné na samotné kartě. Tuto funkci zde v Blog.WebTech360 často používáme ke sdílení odkazů na zdroje pro jakékoli články, o kterých píšeme.

Kromě toho existují různě barevné „štítky“, které se táhnou po stranách každé karty úkolů. K dispozici je celkem šest a každému můžete přizpůsobit název. Díky tomu nalepíte barevný štítek na stranu karty a pomůžete vytvořit vizuální vodítko k tomu, co karta znamená. Pro nás zde v Blog.WebTech360 používáme štítky „vysoká priorita“ a „nízká priorita“.

Vzorová karta v microsoft planneru

Pomocí filtrů nebo seskupení podle funkce vám pomůže vybrat, na čem záleží

Jak do plánovače přidáváte další a další úkoly a seznamy segmentů, může být obtížné sledovat, co se děje. Naštěstí existuje funkce filtru, která může pomoci. Tato funkce je k dispozici v pravé horní části okna a umožní vám filtrovat úkoly pouze na základě vašeho jména --- nebo jména vašeho spolupracovníka.

Alternativně můžete také použít funkci „Seskupit podle“ k přepnutí vzhledu seznamů segmentů. To vám umožní seskupit podle osoby, které je úkol přidělen, podle průběhu nebo podle termínů a štítků.

Možnost „přiřazeno“ pod seskupit podle

Vyzkoušejte grafy, abyste získali analytický pohled na svůj pokrok

Plánovač se může občas zamotat a (jako šéf nebo manažer) nemusíte vždy vidět, na čem se pracuje a kdo je na jakém konkrétním úkolu. Naštěstí má Microsoft v Planneru integrovanou úhlednou malou funkci, která může pomoci.

V horní liště nabídek vedle názvu plánu uvidíte ikonu, která vypadá jako graf. Pokud na to kliknete, přepnete se do režimu grafu. Můžete vidět celkový stav plánů a další podrobnosti o tom, jaké úkoly byly zahájeny, probíhají, pozdě nebo dokončeny. Můžete také vidět počet úkolů na segment a počet úkolů na členy. Na straně je také viditelný seznam se všemi dostupnými položkami bucketu.

Podobná funkce je také dostupná pro kohokoli v týmu, aby mohl vizuálně vidět své úkoly napříč všemi plány a skupinami. Kliknutím na ikonu kruhu na levém postranním panelu spustíte stránku s přehledem. Získáte vizuální přehled o tom, kolik úkolů vám zbývá, a další.

Grafy v plánovači

Jak budete Planner používat?

Jak vidíte, Planner je velmi mocný nástroj. Existuje více než jeden způsob, jak jej použít k odstranění chaosu a lepšímu řízení úkolů na vašem pracovišti. Je zabudován přímo do Office 365 a můžete získat vše, co potřebujete ke správě svého týmu, aniž byste se museli obávat přepínání mezi různými službami nebo aplikacemi. Myslíte si, že Planner využijete ve své firmě? Dejte nám vědět v komentářích níže.