Microsoft Teams: Com organitzar els vostres fitxers

Si filtreu i organitzeu amb cura els vostres fitxers, trobareu ràpidament els documents que cerqueu. Un altre avantatge és que mantindràs les teves carpetes sense desordres.

Si heu rebut centenars de fitxers a través de Microsoft Teams i no teníeu un pla clar des del principi, les coses poden semblar una mica desorganitzades ara. Els usuaris sovint se senten aclaparats per la tasca d'organitzar els seus fitxers, de manera que prefereixen posposar-ho una i altra vegada. De fet, organitzar els vostres fitxers és una tasca que requereix molt de temps, però els avantatges que comporta val la pena l'esforç.

Per facilitar-vos tot el procés, hem creat aquesta guia. Compartirem una sèrie de consells i trucs útils per ajudar-vos a organitzar millor els vostres fitxers d'MS Teams.

Bones pràctiques per organitzar els vostres fitxers a MS Teams

Seleccioneu el vostre servei d'emmagatzematge al núvol principal

Microsoft Teams utilitza diferents serveis d'emmagatzematge per emmagatzemar els vostres fitxers i documents. De manera predeterminada, els vostres fitxers s'emmagatzemen a OneDrive i SharePoint. Els fitxers que heu compartit als fils d'equip s'emmagatzemen a SharePoint. Tots els fitxers que intercanvieu als xats s'emmagatzemen a OneDrive.

Però també podeu afegir manualment un servei d'emmagatzematge al núvol que ja esteu familiaritzat.

Sincronitza fitxers amb OneDrive

Us suggerim que utilitzeu el servei d'emmagatzematge al núvol de Microsoft per emmagatzemar fitxers d'equips. Tots dos serveis han estat desenvolupats per Microsoft i no hi ha problemes d'integració o compatibilitat entre ells.

Si sincronitzeu els vostres fitxers Teams amb OneDrive, podeu accedir-hi directament des de l'Explorador de fitxers. En altres paraules, ja no necessiteu obrir Teams per veure aquests fitxers.

Crea carpetes específiques

Independentment del servei d'emmagatzematge al núvol que utilitzeu per emmagatzemar els fitxers d'equips, és important crear carpetes específiques. A continuació, afegiu tots els vostres fitxers a les carpetes adequades. El més important és decidir una estructura i respectar-la.

Per exemple, podeu crear una carpeta individual per a cada persona amb qui interactueu sovint. I deseu els fitxers que heu rebut d'ells a la carpeta corresponent. O podeu utilitzar noms descriptius per als vostres fitxers, com ara informes, contractes, encàrrecs, màrqueting, finances, presentacions, etc.

També pots organitzar les teves carpetes per projecte, client, data, termini, etc.

Utilitzeu noms de canal clars i específics

Tots els fitxers relacionats amb els equips s'emmagatzemen a SharePoint. Cada vegada que creeu un equip nou a Microsoft Teams, es crea automàticament un nou lloc d'equip de SharePoint. Quan creeu un canal, SharePoint crea automàticament una nova biblioteca de documents per a aquest canal.

La biblioteca porta el nom del nom del canal. Per tant, assegureu-vos de triar noms de canals específics per evitar ambigüitats.

Utilitzeu els filtres de fitxers

Microsoft Teams té una sèrie de filtres que podeu utilitzar per llistar els vostres fitxers en un ordre específic. Per exemple, podeu llistar els fitxers en ordre cronològic. O podeu filtrar-los pel nom de la persona que els ha modificat.

Pin a la part superior

També podeu fixar un fitxer a la part superior. Aquesta funció us permet marcar fitxers que són molt importants o urgents. D'aquesta manera, sabreu exactament on trobar aquest fitxer.

Primer, heu de marcar el fitxer i després feu clic a l'  opció Pin to top .

Consells ràpids per organitzar amb èxit els vostres fitxers

• No deseu els vostres fitxers a l'escriptori. Un escriptori desordenat sembla confús i crea soroll visual.
• Emmagatzemeu els vostres fitxers tan aviat com els obtingueu. No esperis a aconseguir 5o fitxers per començar a organitzar-los. Col·loqueu-los a la carpeta correcta just després de tenir-los.
• Utilitzeu noms clars i descriptius per als vostres fitxers. L'ús de noms genèrics com ara "Fitxers", "Documents", "Coses" no ajuda gens.

Quins consells i trucs feu servir per organitzar els vostres fitxers de Microsoft Teams? Comparteix-los als comentaris a continuació.