Как да използвате Microsoft Planner, за да следите задачите, когато работите от разстояние

Как да използвате Microsoft Planner, за да следите задачите, когато работите от разстояние:

Създайте план.

Създайте кофи, за да представите етапи от даден процес.

Създавайте задачи и ги плъзгайте между кофи, за да илюстрирате напредъка.

Microsoft Planner е система за управление на задачи в стил Kanban , насочена към заети екипи и отдалечени работници. Planner може да ви помогне да организирате, възлагате и проследявате задачи, когато не можете да ги обсъдите лично.

Работата по планиране се извършва в „планове“, които са свързани с Office 365 Groups. Когато създадете нов план, той автоматично ще създаде нова група (освен ако не добавите плана към съществуваща група). Групата съществува като всяка друга в Office 365 – тя ще има собствен сайт на SharePoint, бележник на OneNote и други ресурси.

Това може да звучи сложно в началото, но помага за захранването на някои от усъвършенстваните интеграции на Planner. При ежедневна употреба не трябва да се тревожите твърде много за основния групов модел. Можете да използвате интерфейса на Planner, за да създавате планове и да добавяте потребители към тях, без да се намесвате в управлението на групата на Office 365.

Планове и задачи

Влезте в Planner на tasks.office.com и щракнете върху „Нов план“ в лявото навигационно меню. Наименувайте плана си и изберете дали да го направите публичен или частен. Публичните планове са автоматично видими за всички във вашата организация.

Задачите в плановете са подредени в колонна структура на Канбан. Те са представени като вертикални списъци („кофи“) с карти, които се показват хоризонтално на екрана ви. Можете да добавите толкова кофи, колкото са ви необходими.

За да създадете задача, щракнете върху която и да е кофа и въведете име за задачата. По желание изберете краен срок и задайте задачата на потребител. След това ще се покаже като задача, която те трябва да изпълнят.

След като задачата е създадена, можете да щракнете върху нея, за да разкриете повече опции. Те включват възможността за добавяне на бележки, контролни списъци, коментари и прикачени файлове. Можете също да посочите приоритета на задачата и текущия напредък.

Дясната страна на панела ви позволява да избирате от цветно кодирани етикети, които да добавите към задачата - те ще се покажат на картата обратно на екрана на дъската. Щракнете върху който и да е етикет, за да промените името му. Етикетите ви помагат да правите разлика между различните видове задачи.

Използване на Planner

Няма зададен начин за използване на наличните опции. За по-малки екипи може да е достатъчна проста настройка с сегменти „За да се направи“, „Прави“ и „Готово“. След това можете да плъзнете картите със задачи между кофите, за да създадете ясен преглед на напредъка.

По-големите екипи с по-голям обем задачи могат да се възползват от по-структуриран подход. Плановете, които представляват линеен процес, могат да включват кофа за всеки етап от процеса (като „Дизайн“, „Разработване“, „Тест“ и „Издаване“ за разработка на софтуер или „Планиране“, „Напиши“, „Редактиране“ , „Преглед“ за писане). След това можете да използвате опцията „Прогрес“ на картите, за да посочите състоянието на завършване.

За да получите повече представа за задачите, можете да използвате вградените възможности за анализ на Planner. Щракнете върху раздела „Диаграми“ в горната част на дисплея, за да получите визуална разбивка на вашия план. Това отчита състоянието на задачата, сегмента и приоритета, така че можете ясно да видите как напредва работата. Разделът "График" ви дава календарен изглед, който ви позволява да видите кога се планира да приключи работата.

Тази статия ви даде преглед на високо ниво на основните концепции на Planner. Имаме по-подробни ръководства за конкретни функции, ако искате да научите повече. Planner се отличава с подмяната на бели дъски в офиса, покрити с колони от лепкави бележки. Можете да получите един поглед върху задачите си, което държи всички информирани дори в разпределени екипи за отдалечена работа.