Как да циркулирате поща от Excel към Word по 2 начина без усилие

Ако ви е трудно да изпращате групови имейли или имейли до клиенти и клиенти чрез персонализиране на съдържанието на всеки документ, циркулярното писмо може да ви помогне. За циркулярни документи най-добрата комбинация е Excel и Word. Намерете тук как да циркулирате поща от Excel към Word по два лесни метода.

Обединяването на поща е най-достъпната форма на автоматизация на офис работата на настолни и преносими компютри. Просто трябва да конфигурирате приложението Microsoft Word, за да извлича данни за текстове на контейнери от база данни като Excel файл за един документ.

Веднъж зададени, можете да създавате персонализирани писма, пликове, имейли, директории, адресни етикети и т.н. с едно кликване. Ако научите как да правите циркулярни документи от Excel към Word, можете да създавате фактури, месечни сметки, подробности за абонамент и много други официални документи за стотици и хиляди клиенти с няколко кликвания.

Като научите как да правите циркулярни документи в Word от Excel, можете да създавате имейли и имейли, богати на данни, и да избягвате човешки грешки, които представляват риск, когато създавате такива документи ръчно. И така, нека започнем с методите за извършване на циркулярни документи от Excel към Word.

Как да циркулирате поща от Excel към Word: Ръчен метод

Има два начина да направите циркулярна поща от Excel към Word. Първият е ръчният метод, при който сами добавяте текстовете на контейнерите за един документ, а Word прави останалото за останалите писма или имейли. Научете стъпките за ръчно обединяване на имейли тук:

Създайте източник на данни в работен лист на Excel

Първо, трябва да създадете база данни, от която MS Word ще извлича данни в полета за циркулярни документи в рамките на шаблона за имейл, поща, фактура и т.н. Трябва да създадете базата данни на Excel по такъв начин, че всички данни, свързани с един получател, да са налични в един ред.

Можете да отделите различни данни в един ред под различни заглавки на колони. Тези заглавки на колони ще работят като аналог на полетата за циркулярни документи в Word. Сега можете да създадете заглавката на колоната, както искате. Но по-късно трябва да направите малки редакции в заглавките на колоните, за да съответствате на полетата в Word.

Намерете по-долу основните стъпки за създаване на база данни за циркулярни документи в Excel. Този урок ще създаде фактура за малък или домашен бизнес, където можете да изпращате групови фактури и месечни сметки на хиляди клиенти на достъпна цена, без да разчитате на скъпи онлайн решения или агенции на трети страни:

• Създайте празен Excel файл и преименувайте името на листа на Фактури .
• Трябва да попълните всички данни за циркулярни документи в този работен лист.
• Сега създайте елементите, които искате да включите в документа за циркулярни документи като заглавки на колони . Те ще функционират като полета за циркулярни документи в Word.
• Въведете име на клиент и цялата друга свързана информация под заглавката на съответната колона в същия ред. Ако промените редове за един и същи клиент, Word няма да може да попълни правилната информация в обединения документ.

Базата данни на Excel за циркулярни документи от Excel към Word

• С нарастването на вашата клиентска база можете да започнете да добавяте нови имена на клиенти под заглавката на колоната Клиент .
• Освен това можете да добавите нови данни за съществуващи или нови клиенти под конкретните заглавки на колони.
• Всеки път, когато актуализирате тази база данни, Word mail merge автоматично ще създаде нов клиентски документ за добавени клиенти, ще пропусне клиенти, ако изтриете някои, и също ще актуализира цифрите в документа според информацията от базата данни на Excel.
• Обединяването на поща на Word няма да импортира числовото форматиране от Excel. За да запазите елементи за форматиране на числа, като десетични знаци, валутни символи и т.н., трябва да вмъкнете кратък код в конкретни полета за циркулярни документи. Ще спомена кода и трика за използването му по-късно в този урок.

Това е! Успешно създадохте базата данни на Excel за проекта за циркулярни документи. Добра работа! Нека започнем да създаваме шаблона за циркулярни документи в Microsoft Word.

Създайте имейл или поща за вашия клиент

Първо, трябва да изготвите имейл или имейл за фактура, който искате да изпратите на вашите клиенти и клиенти. Писмото трябва да съдържа основна информация за вас, както е показано по-долу. Те са статични за всички имейли и поща.

Шаблонът на Word за това как да направите циркулярни документи в Word от Excel

• Твоето име
• Вашето фирмено име
• Вашият бизнес адрес
• Лого на фирмата (ако има такова)
• Линия за подпис

Направете циркулярни документи от Excel към Word

Сега, след като създадохте шаблона на Word, към който ще добавите полета за циркулярни документи, нека видим стъпките по-долу:

• Щракнете върху раздела Изпращания на лентата на Word и след това изберете Стартиране на циркулярни документи .

Създайте циркулярни имейл съобщения в Word

• От  падащия списък изберете типа документ, който искате да направите. Нека изберем имейл съобщения .
• Сега отново щракнете върху Изпращания , но този път изберете Избор на получатели .
• Тъй като искате да извършите циркулярна поща от Excel към Word, изберете опцията Използване на съществуващ списък .

Избиране на таблица с база данни за циркулярни документи от Excel

• Сега намерете базата данни за циркулярни документи, създадена по-рано в Excel, и изберете работния лист Фактури в диалоговия прозорец Избор на таблица .
• Сега трябва да видите, че командната група Write & Insert Fields се активира в менюто на лентата на Word > Изпращания .

Досега сте свързали базата данни на Excel за циркулярни документи с Word. След това ще научим как да попълваме задължителните полета в документа с шаблон за циркулярни документи по-долу:

• Щракнете върху опцията Greetings Line в раздела Mailings и създайте поздравителния ред, който искате да добавите. Ще се покаже текстът на контейнера „ GreetingLine“ .

Създайте поздравителен ред в циркулярни документи за Word

• Сега можете да напишете изявление, в което да посочите плащането по фактурата. Това ще бъде статичен отчет, който ще отиде до всички получатели.
• Под поздравителния ред можете да добавите други полета за циркулярни документи като Потребителски имейл «Customer_Email» ; Номер на фактура: «Номер_на_фактура» ; Дата на фактура: «Дата_на_фактура» и т.н.

Създаване на горната част на имейла за циркулярни документи за фактури

• След това щракнете върху опцията Вмъкване на поле за сливане , за да започнете да добавяте динамичните компоненти на проекта за сливане.
• Командата Insert Merge Field ще покаже всички налични заглавки на колони в базата данни на Excel, която сте добавили към документа за циркулярни документи. Отделете време, за да добавите полетата, които искате.

Създаване на основните подробности за фактурата и заключително изявление в имейла за циркулярни документи

• Например, можете да добавите тези полета за сливане: «Services_Line_1» ; «Date_Line_1» ; «Сума_ред_1» ; «Линия_услуги_2» ; «Ред_за_дата_2» ; «Сума_ред_2» ; «Обща_сума_».

Как да направите циркулярно писмо от Excel към Word ръчно Целият шаблон за циркулярно писмо

• След като добавихте всички динамични полета, можете да затворите имейла си, като добавите заключителна забележка и ред за подпис. Отново, това ще бъде статичен компонент.
• Вече можете да щракнете върху бутона Преглед на резултатите под раздела Изпращане, за да видите първия обединен документ.

Както можете да видите във визуализацията, сумата на фактурата не показва валутата или десетичните точки. За да разрешите това, следвайте стъпките, посочени тук:

• Щракнете с десния бутон на мишката върху полето за циркулярна поща «Amount_Line_1» и щракнете върху Превключване на кодове на полета .

Промяна на кодовете за превключване на полета в Word за циркулярни документи

• Сега трябва да видите MERGEFIELD и след това полето.
• Въведете следния код, както е показано на изображението по-горе:

#$0,00

• Сега изберете отново полето, щракнете с десния бутон и Превключете кодовете на полета .

Превключете кодовете на полетата, за да форматирате сумата от Excel

• След това вижте визуализацията, за да потвърдите дали циркулярните документи импортират числовото форматиране или не.
• Вече можете да въведете горния код в други полета за циркулярни документи с числа като «Amount_Line_2» и «Amount_Total_» .

Можете да маркирате важни данни в имейл шаблона сега. Обединяването на поща на Word ще носи форматирането във всички други документи, които създавате в този проект за обединяване на поща.

Завършване на сливането в Word

След като сте готови, щракнете върху Готово и обединяване > Редактиране на отделни документи > Всички в диалоговия прозорец Обединяване на записи . Щракнете върху OK, за да създадете всички обединени документи за всеки клиент в базата данни на Excel.

Научете как да циркулирате поща от Excel към Word ръчно

Word mail merge ще създаде нов документ с обединените имейли. Така че трябва да запишете файла отделно или да изпратите имейли веднага.

Как да циркулирам от Excel към Word: Съветник за циркулярни до��ументи

Вторият начин за извършване на циркулярни документи е чрез използване на съветника за циркулярни документи на Microsoft Word. Това обаче е труден метод. Трябва да промените изходната база данни в Excel според наличните полета за циркулярни документи в Word. Ето какво трябва да направите, за да изпробвате автоматичното обединяване на имейли в Word:

• Създайте шаблонен документ на Word и след това щракнете върху Изпращане > Стартиране на циркулярни документи > типа документ, който искате да създадете.

Потребителският интерфейс за съветника стъпка по стъпка за циркулярни документи

• След това щракнете отново върху Стартиране на циркулярни документи и след това изберете Съветник за циркулярни документи стъпка по стъпка .

Втората стъпка от циркулярните документи в съветника за циркулярни документи

• Инструкциите ще се покажат в шест стъпки в десния панел за навигация на Word.
• Трябва да изпълните задачата, показана в първата стъпка, и след това да щракнете върху Напред: Начален документ, за да следвате съветника.

Как да циркулирате поща от Excel към Word: ЧЗВ

Как да обединя автоматично данни от Excel към Word?

Можете автоматично да обедините данни в Word от Excel, като използвате функцията за циркулярни документи на Word. За целта трябва да имате Excel файл със себе си. След това създайте нов документ на Word и започнете да пишете своя имейл или поща. На местата, където трябва да импортирате стойности от Excel, щракнете върху полето Insert Mail Merge и добавете необходимата стойност.

Преди да направите това, трябва да добавите базата данни на Excel, като отидете на Mailings > Select Recipients > Use an Existing List и изберете Excel файла. След като създадете шаблонния документ ръчно, финализирайте обединяването на имейли и Word ще създаде всички други имейли или имейли автоматично за съответните получатели.

Как да създам циркулярни документи от данни на Excel?

Можете да създадете циркулярни документи от данни на Excel, както обикновено правите за нов списък с контакти или контакти от Outlook. Но за да използвате данни от работен лист на Excel, изпълнете следните стъпки:

• Запазете файла на Excel и шаблона за циркулярни документи на Word в локалното хранилище.
• Отворете файла на Word и щракнете върху Mailings.
• Сега изберете опцията Избор на получатели и щракнете върху Използване на съществуващ списък.
• Сега отидете до устройството, където съществува файлът на Excel, изберете го и след това щракнете върху Отвори.
• Това е! Успешно сте свързали файла на Excel за циркулярни документи.

Какви са шестте стъпки на циркулярната поща?

Според съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка, следните са шестте стъпки за циркулярни документи в Word:

• Изберете типа документ като писма, пликове, справочници и др.
• Изберете начален документ като текущия документ или съществуващ документ
• Изберете получатели от съществуващ списък (Excel), контакти на Outlook или нов списък
• Напиши писмото си
• Визуализирайте писмата си
• Завършете сливането

Заключение

Сега знаете как да циркулирате поща от Excel към Word, като следвате ръчния метод или съветника за циркулярни документи на Word. Опитайте някой от методите в зависимост от вашия документ за циркулярна поща, база данни и степента на персонализация, от която се нуждаете.

Не забравяйте да коментирате по-долу, ако знаете други лесни методи за това как да направите циркулярни документи в Word от Excel. Може също така да искате да знаете  как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на MS Word за циркулярни документи  и  за сливане на коментари и промени от множество документи .