Как да сравнявате текст в Excel: 8 най-добри и безпроблемни метода

Ако имате работа с огромна база данни в електронна таблица на Excel и трябва да почистите базата данни за дублиращи се записи, можете да използвате следните техники за сравняване на текст в Excel.

Електронната таблица на Excel не е само за поддържане на финансови сметки, адресни книги или текстови бази данни. Може също да ви помогне да анализирате данните, за да изтриете дублиращи се записи. Освен това можете да използвате някои лесни формули и логически функции на работния лист на Excel, за да сравнявате клетки и диапазони от клетки, за да откриете конкретните стойности, които търсите.

Въпреки че можете визуално да прегледате целия работен лист за дублирани или целеви стойности, това може да не е идеалният метод, когато работният лист на Excel съдържа хиляди записи. Освен това различните му функции за условно форматиране ви позволяват автоматично да маркирате клетки, когато открие стойността, която търсите.

Прочетете, за да научите как да сравнявате текст в Excel. Ще разберете също как Excel сравнява текст в две колони с помощта на условно форматиране. Нека се разровим!

Защо трябва да научите да сравнявате текст в Excel?

Може да има безкрайни причини да извършите сравняване на текст във функцията на Excel. Въпреки това, следните са най-честите, с които може да се сблъскате в личния и професионалния си живот:

• Вие управлявате бизнес и сте създали отделни бази данни на Excel за клиенти от всичките 50 щата на САЩ. Сега някой е смесил имената на клиентите. Тук, вместо да търкате ръчно работния лист, можете да използвате текст за сравнение в Excel, за да намерите имена на клиенти, които са се смесили между 50 състояния.
• Вашият бизнес има две отделни бази данни за адреси в черен и бял списък за доставка на стоки от вашия магазин за електронна търговия. Служител е объркал адресите. В тази ужасна ситуация можете да използвате функцията за сравнение на низове на Excel.
• Създадохте списък за пазаруване на хранителни стоки за целия месец и смесихте списъка с някои хранителни стоки, които сте закупили миналия месец. Тук можете да използвате текст за сравнение в Excel.
• Ако сте гимназиален учител и трябва автоматично да оценявате отговорите на учениците спрямо въпроси, можете да използвате низ на Excel, за да сравнявате колони и редове.
• За целите на промоцията на бизнеса вие раздавате кодове за отстъпка на хиляди клиенти. Сега искате да пренасочите клиентите, които са използвали кодовете за отстъпка, за да представят първокласни продукти и абонаменти. Можете да използвате функцията за сравнение на текст в две колони на Excel, за да съпоставите имената на клиенти, които са използвали промоционални кодове от главната база данни на клиенти, на които сте изпратили промоционалните имейли.

Може да има хиляди други причини да сравнявате стойности и текстове в Excel. Каквато и да е причината, ще откриете, че следните осем метода за Excel сравняват текст в две колони са полезни:

1. Сравнете текст в Excel с помощта на оператора Equals

Например, просто трябва да сравните две колони с данни, за да сте сигурни, че получавате всички консумативи, от които се нуждаете. Тук можете да съпоставите заявените консумативи с доставените, като използвате оператора за сравнение Equals, който не е чувствителен към малки и главни букви.

По този начин можете да копирате референтните данни от едно приложение и да ги поставите под колоната за референтни или заявени консумативи. След това можете да импортирате целевите данни от друго приложение и да поставите данните в колоната за целта или получените доставки.

Не е нужно да мислите за съпоставяне на регистрите и стойностите на текстовете в клетките, въпреки че импортирате данни от различни приложения. Ето как работи сравнението без значение на малки и главни букви:

• Копирайте и поставете следната формула в клетката, където искате резултатът от сравнението:

=A2=B2

• Натиснете Enter и Excel ще покаже True или False в зависимост от референтните и целевите данни.

Разгледайте Сравнете текст в Excel с помощта на оператора Equals

• Ако формулата изглежда добре, копирайте я и я поставете в цялата колона, за да получите мигновена представа за получените спрямо поръчаните стоки.

2. Използвайте функцията EXACT, за да сравните текст в Excel

Да приемем, че работите по проект, при който чувствителността към малки и главни букви е важно съображение при съвпадение на стойности между колони в работен лист на Excel. При този сценарий не можете да използвате оператора Equals за сравняване на текст в Excel.

В този деликатен сценарий можете да използвате ТОЧНАТА формула, както е показано по-долу:

• Създайте подходящо заглавие на колона и въведете референтните данни в редовете под колоната.
• По подобен начин създайте колона с данни за оценка до първата колона и попълнете данни в редовете по-долу.

Научете как да използвате ТОЧНАТА функция за сравняване на текст в Excel

• След като сте готови, поставете знак за равенство (=) в клетката, където искате резултат от сравнението, TRUE или Fales, и въведете следната формула:

=ТОЧНО(B2,C2) (за същия работен лист)

=ТОЧНО(Лист8!B2,Лист9!C2) (за различни работни листове)

• Можете също да изберете референтните или целевите данни от друг работен лист на същата работна книга на Excel.
• Натиснете Enter и ще получите бързо сравнение на базата на главни и малки букви на дадените текстове.

3. Сравнете текст в Excel с помощта на формулата IF

Да приемем, че искате да използвате или формулата EXACT, или оператора Equals, за да сравните текст, но не искате да виждате TRUE или FALSE като резултат от сравнението. Всъщност искате да показвате текстове като Съвпадащи и Несъвпадащи. В този случай можете да вложите всяка от горните формули във функция IF, както е посочено по-долу:

• Въведете знак за равенство (=) и започнете формулата с IF .
• След това въведете някоя от горните формули като логическо предизвикателство на функцията IF.
• След логическото предизвикателство въведете текста, който да бъде показан, като Съвпадение в кавички.

Как да сравните текст в Excel с помощта на формулата IF

• Поставете запетая и след това поставете друг текст, който искате Excel да показва, ако логическото предизвикателство е неуспешно. В този случай Not Matched е заобиколен от кавички.
• Така крайната формула става както е показано по-долу:

=АКО(ТОЧНО(B2,C2),“Съвпадащи”,“Несъвпадащи”)

4. Използвайте VLOOKUP, за да сравните текст в Excel

Например, трябва да намерите имената на избраните кандидати от група А. Тук трябва да съпоставите имената в група А с имената в колоната на всички избрани кандидати.

Тук можете лесно да използвате функцията VLOOKUP, за да позволите на Excel да сравнява текст в две колони. Ето как се прави:

• Първата колона на работния лист трябва да съдържа имената от група А.
• В следващата колона можете да копирате и поставите имената на избраните кандидати.

Сравнете текст в Excel с помощта на VLOOKUP

• В най-външната колона можете да получите резултатите от сравнението, които ще покажат имената на кандидатите, които са се класирали в първия кръг.
• Сега просто копирайте и поставете следната формула, където искате списък за сравнение на имена от група А от имената в краткия списък .

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,НЕВЯРНО)

• За да замените грешките #N/A с текста Failed, използвайте тази формула, спомената по-долу:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Неуспешно”)

5. Сравнете текст, за да намерите бързо отсъстващи присъстващи

Да помислим, че вие ​​сте координатор на събитие за техническа конференция. Трябва да сравните присъстващите със списък с регистрирани лица, за да изпратите сертификати само на лицата, които са се явили на семинара. Ето как можете да го направите с помощта на формулата VLOOKUP и IFNA, където сравнявате текст между две колони:

• Създайте заглавка на колона за Registered и поставете имената в редовете по-долу.
• Вдясно от тази колона създайте друга колона за хората, които действително са присъствали на семинара.

Как да сравним текст, за да намерим бързо отсъстващите

• В третата колона въведете следната формула:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Отсъстващ”)

• Копирайте и поставете формулата надолу, за да получите състоянието на настояще или отсъствие на регистрираните лица.

Excel ще съпостави регистрираните имена от референтната колона, за да покаже резултатите в трета колона, където искате имената. Освен това формулата IFNA ще гарантира, че ако се появи грешка #N/A, Excel замества кода на грешката с текста Отсъства.

6. Сравнете текст в Excel за частични стойности

Да приемем, че трябва да сравните текстове между колони A и B, но не търсите абсолютно съвпадение. В тази ситуация трябва да използвате формулата FIND, както е описано по-долу:

• Поставете референтните текстови данни в колона A и целевите данни в колона B.

Как да използвате FIND за сравняване на текст в Excel

• В колона C въведете следната формула, за да намерите и покажете стойност за частично текстово сравнение в Excel:

=НАМИРАНЕ(C2,A2)

Използвайте FIND и ISNUMBER заедно

• Функцията FIND връща грешка, когато не може да намери частично съвпадение. Вложих функцията FIND във функцията ISNUMBER . Сега формулата ще показва TRUE , когато има частично съвпадение, и FALSE , когато изобщо няма съвпадение.

=ISNUMBER(НАМИРАНЕ(C2,A2))

7. Сравнете текстове или низове с помощта на условно форматиране

Представете си, че сте в офис, където отговаряте за прегледа на всички покупки. Получавате различни изисквания за покупка от различни отдели на бизнеса. Ваше задължение е да гарантирате, че вашата организация не изпраща поръчки за покупка на дублиращи се артикули.

В този сценарий условното форматиране на Excel може да сравни две или повече колони с данни и да подчертае клетки, които съдържат дублирани стойности. Следвайте тези стъпки, за да практикувате този трик за сравнение на текст в Excel:

• Съставете база данни от текстове, които искате да сравните.
• Изберете целия диапазон и щракнете върху Условно форматиране в началното меню на лентата на Excel.

Изберете Дублирани стойности в опцията Правила за маркиране на клетки

• В падащия списък задръжте курсора на мишката върху опцията Маркиране на правилата на клетките .

Как да сравнявате текстове или низове с помощта на условно форматиране

• Ще се покажат множество правила за клетки. Изберете Дублирани стойности .
• В изскачащия прозорец Дублирани стойности можете да изберете формата за осветяване, като щракнете върху падащия списък Стойности със .

8. Сравнете колоните на Excel, ако текст 1 е вътре в текст 2

Ако трябва да намерите набор от текстове в група от текстове, можете да използвате функцията ТЪРСЕНЕ, както е показано тук:

• Създайте колона с текстове за справка и друга колона за тестови текстове.
• Сега въведете следната формула в третата колона:

=ТЪРСЕНЕ(C2;A2)

• Натиснете Enter . Сега копирайте и поставете формулата в клетките на третата колона.

Как да сравняваме колони на Excel, ако текст 1 е вътре в текст 2

• Натиснете Enter, за да получите повече резултати.

Excel ще покаже номера на знака, откъдето намира съвпадение за тестовия текст в референтната колона.

Заключение

Може да има много други формули и вложени формули за съпоставяне на текстове между две или повече клетки или колони в Excel. Но най-лесните и широко използвани методи са тези, споменати по-горе в тази статия.

Ако знаете някакъв друг интуитивен начин за сравняване на текст в Excel, не забравяйте да споменете метода в полето за коментари по-долу. Междувременно можете да научите  как да използвате формулата IF-THEN на Excel .