Как да сортирате в Excel

Въпреки че повечето организации събират данни, за да помогнат при вземането на решения, те често се озовават в Excel в неорганизиран формат. Поради това може да е трудно да се разберат връзките, моделите и тенденциите в данните.

За щастие можете да правите различни неща като добавяне на таблици и закръгляне на клетки в Excel , но как сортирате данните? Вие сте на правилното място, ако никога не сте използвали Excel за тази цел. Тази статия обяснява как да сортирате данни в Excel, независимо дали в група или цяла електронна таблица. 

Какво трябва да знаете за сортирането на данни в Excel

Успешното сортиране на данни в Excel изисква да подготвите електронната таблица по различни начини. Първо, трябва да премахнете празните клетки, защото Excel ще ги сортира, засягайки общите суми и други формулирани елементи.

След това данните в колоните трябва да са от един и същи тип. Например, ако колона включва дати, в диапазона от клетки не трябва да има друга форма на данни, като текст или числа, или сортирането ще се провали.

Освен това може да поискате да проверите и премахнете дубликати в Excel, преди да сортирате клетки или колони, за да потвърдите, че нищо не се обърка след сортирането.

И накрая, изключително важно е да имате резервно копие на данните, в случай че нещо се обърка по време на процеса. 

Сортиране на данни по азбучен ред в Excel

Ако имате проста колона, която трябва да сортирате по азбучен ред, можете да изберете клетките и да изберете вашите опции за сортиране. Excel обаче сортира само избраните клетки, което може да обърка цяла електронна таблица.

Ако горната опция работи за вас, това е страхотно. Ако не стане, имате две възможности:

• За електронни таблици с прекъсвания между редовете или няколко заглавия в една колона изберете клетките на колоната, които искате да сортирате (в рамките на избраната колона), включително всички свързани редове, и след това изберете вашите опции за сортиране.
  
• За големи електронни таблици без празнини между редовете можете да изберете цялата електронна таблица (полезно, когато са включени заглавки), да посочите колоната за сортиране и след това да изберете вашите опции за сортиране.
  

И двете опции за сортиране на Excel по-горе преместват всички данни от редове заедно със сортираните данни от колони, за да запазят всички асоциации на място. Ето как да направите и двете.

Как да сортирате секция от данни по азбучен ред в Excel

1. За да сортирате колона в секция, маркирайте всички редове и колони, които включват данните от колоната, които искате да сортирате. Не избирайте никакви заглавки.
2. Изберете раздела Данни  в лентата с менюта, за да отворите съответната лента под него.
3. Изберете Сортиране  , за да отворите диалоговото меню за сортиране. Не използвайте „AZ“ или „ZA“, защото те използват текущо зададените опции от менюто за сортиране  , което може да обърка всичко.
4. Премахнете отметката от квадратчето Моите данни имат заглавки, ако вече не е направено.
5. Изберете колоната за сортиране от падащия списък Колона  .
6. Изберете Cell Values ​​от падащия списък Sort On  .
7. Щракнете върху А до Я или Я до А  като метод за сортиране от падащия списък „Поръчка“. Клетките с букви и цифри ще бъдат сортирани въз основа на реда отляво надясно.
8. Щракнете върху OK,  за да запазите вашите настройки за сортиране.
9. Сега Excel ще покаже сортираните по азбучен ред резултати. Редът с данни на всяка колона също се премества със сортираните клетки.

Как да сортирате колона с данни по азбучен ред в Excel

За разлика от сортирането на секция от данни, сортирането на колона изисква да бъде избрана цялата електронна таблица. Ако изберете колоната, само тези данни се преместват, което кодира цялата електронна таблица. Ако имате повече от една заглавка в колона, трябва да използвате горния процес, който сортира секциите. След като бъде избран целият лист, можете да изберете вашата колона за сортиране и всички други опции за сортиране, като използвате стъпките по-долу.

1. Отворете електронната си таблица и щракнете върху бутона Избор на всички  в горния ляв ъгъл на листа точно под полето за име.
   
2. Щракнете върху раздела Данни  в лентата с менюта, за да отворите съответната лента с опции под него.
3. Изберете Сортиране  , за да отворите диалоговото меню за сортиране. Не щраквайте върху „AZ“ или „ZA“ в лентата, тъй като те реагират въз основа на текущите настройки, намерени в менюто за сортиране  . Това може да обърка всичко.
   
4. Поставете отметка в квадратчето Моите данни имат заглавки  в диалоговия прозорец Сортиране, тъй като всички заглавки са избрани. Имайте предвид, че можете да имате само едно заглавие на колона. В противен случай ще трябва да сортирате въз основа на секции, като използвате процеса по-горе.
5. Изберете колоната за сортиране от падащия списък Колона  . Трябва да показва имената на заглавките вместо буквите на колоните.
6. Изберете Cell Values ​​от падащия списък Sort On  .
   
7. Изберете А до Я или Я до А като опция за сортиране от падащия списък Поръчка  . Клетките с цифри и букви ще бъдат сортирани чрез подреждане отляво надясно, така че „IN0119“ и „IN0118“ ще бъдат сортирани като „IN0018“, последвано от „IN0019“, когато използвате опцията „А до Я“.
8. Щракнете върху OK, когато сте готови. Електронната таблица ще се появи сортирана по азбучен ред въз основа на избраната колона. Ако сте объркали или не сте харесали резултатите, използвайте опцията Undo  .

Какво трябва да знаете за сортирането на данни числено или хронологично в Excel

Сортирането на данните в числов или хронологичен ред не се различава много от азбучния ред, но имате различни опции за сортиране. Excel идентифицира данните в клетките и представя вашите опции за сортиране въз основа на тези критерии. Както при всички опции за сортиране, изтрийте празните клетки и редове във вашия документ на Excel или това ще повлияе на сортираните резултати.

Датите биха ви дали „От най-старите към най-новите“ и „От най-новите към най-старите“ стихове „А до Я“ и „Я до А“. Числата ще ви дадат „Най-малкото към най-голямото“ и „Най-голямото“ към най-малкото.“

В зависимост от това дали трябва да сортирате раздел числово/хронологично или цяла колона, вижте процесите по-долу.

Как да сортирате секция от данни числено/хронологично в Excel

Сортирането на раздел от данни хронологично (т.е. дати) или числово (т.е. числа) е подобно на сортирането им по азбучен ред, с изключение на това, че опциите за сортиране са различни.

1. За да сортирате секция на колона числово/хронологично в секция с данни, изберете редовете, които включват данните на колоната, които искате да сортирате, но не избирайте заглавки.
   
2. Кликнете върху раздела Данни  в лентата с менюта. Това действие отваря съответната лента с опции под него.
3. Изберете Сортиране  , за да отворите диалоговото меню за сортиране. Не щраквайте върху „AZ“ или „ZA“ в лентата, тъй като те реагират въз основа на текущите настройки, намерени в менюто за сортиране  . Това може да обърка всичко.
   
4. Премахнете отметката от квадратчето Моите данни имат заглавки,  ако още не сте го направили, тъй като не сте избрали никакви заглавки в предишните стъпки. Това е по-чист начин за сортиране.
5. Изберете вашата колона за сортиране, намираща се в падащия списък Колона  .
   
6. Изберете Cell Values ​​от падащия списък Sort On  .
7. Изберете „От старите към най-новите“ или „От най-новите към най-старите“ като опция за сортиране от  падащия списък „Поръчка“ .
   
8. Щракнете върху OK,  за да запазите настройките за сортиране. Ще видите колоната на раздела, сортирана хронологично или числово. Всички редове трябва да се появят със съответните клетки на колони.

Как да сортирате няколко колони в Excel

Понякога може да се нуждаете от множество критерии за сортиране, за да направите данните по-интерпретируеми. Сортирането на няколко колони обаче може да пренареди данните неправилно в зависимост от оформлението на вашата електронна таблица.

Многократното сортиране трябва да се основава на основно сортиране, последвано от точен ред на сортиране, като например „Дата на покупка“, последвано от „Категория на продукта“, последвано от „Раздел на отдела“.

Горният пример означава, че Excel ще сортира първо въз основа на датите на покупка и след това по категориите продукти в рамките на всяка свързана дата на покупка. В този момент ще видите всички продуктови категории на закупени артикули, изброени хронологично под всяка дата.

Изводът е, че Excel сортира въз основа на реда, който установявате, така че първо сортира колоната „Дата на покупка“, а след това колоната „Категории продукти“ в рамките на всяка дата.

Във всеки случай копирането на електронната таблица, работата върху дубликата за сравнение и защитата на оригиналните данни от повреда е най-добрият.

1. Отворете съответната електронна таблица и изберете която и да е клетка, след което отидете до лентата с менюта в горната част и щракнете върху раздела Данни  .
   
2. Изберете Сортиране  в лентата с менюта в горната част, за да отворите диалоговия прозорец за сортиране.
3. Отидете в секцията Колона  в диалоговия прозорец и щракнете върху  падащото меню Сортиране по . Изберете основната колона за сортиране.
4. Изберете падащото меню Сортиране по  и изберете Стойности на клетки.
   
5. Щракнете върху падащото меню Поръчка  и изберете критериите за сортиране, които искате да използвате.
6. Преместете се в горния ляв ъгъл и изберете Добавяне на ниво.  Това добавя нова секция за сортиране.
   
7. В секцията Колона щракнете върху падащото меню След това по  и изберете следващата колона, която искате да сортирате. Това ще бъде вторичната функция за сортиране, която сортира в рамките на първата.
8. Щракнете върху падащите менюта Сортиране по и Поръчка  и изберете предпочитаните от вас критерии.

Не забравяйте, че избраната от вас първа колона става основен ключ за сортиране. Второто сортиране филтрира в рамките на първото, а третото филтрира във второто. Ако сортирането на втората или третата колона пречи на критериите, които сте задали в първата колона, тя ще остане несортирана.

Как да сортирате данни в персонализиран ред в Excel

Може да искате да сортирате данните си, като използвате опция, която не е посочена в Excel по подразбиране, като например сортиране по Малък , Среден , Голям и X-Голям . Сортирането по азбучен ред ги поставя в неправилен ред, а числовото/хронологичното сортиране не е приложимо. В този случай можете да създадете персонализиран ред на сортиране.

1. Отворете електронната таблица с данните, които искате да сортирате.
2. Придвижете се до лентата с инструменти в горната част и изберете Данни.
   
3. Изберете опцията Сортиране  в лентата с менюта.
4. Отидете в секцията „Колона“, щракнете върху падащото меню Сортиране по  и изберете основната колона за сортиране.
   
5. В падащото меню Сортиране по  изберете Стойности на клетки ,  за да сортирате въз основа на съдържанието.
   
6. Щракнете върху падащото меню Поръчка  , след което изберете А до Я или Я до А  като критерии за сортиране.
7. За да добавите вторично сортиране, щракнете върху бутона Добавяне на ниво  .
8. Следвайте предишните стъпки за сортиране: Задайте опциите за сортиране по , сортиране и ред  , след което натиснете OK.
   

Как да сортирате ред в Excel

Основната структура на Excel организира данните в колони. Понякога обаче вашите данни може да имат хоризонтално оформление, където всеки ред съдържа различен атрибут на набора от данни. В този случай логичният начин за организиране на данните е чрез сортиране на редовете.

Ето как се прави:

1. Когато данните, които искате да сортирате, са отворени във вашата електронна таблица в Excel, натиснете курсора върху първата клетка от реда, който искате да сортирате, и я плъзнете, за да изберете всички клетки с данни. 
   
2. Отидете до лентата за навигация в горната част и докоснете опцията Данни  . 
   
3. Докоснете опцията Сортиране,  за да отворите диалогов прозорец с опции за сортиране. 
4. Изберете Опции в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец. 
5. В изскачащото поле Опции за сортиране изберете Сортиране отляво надясно  и натиснете OK .
   
6. Преминете към секцията Сортиране по  и натиснете падащото меню. 
7. Изберете Ред 1 или Ред 2 или реда, който искате да сортирате, и докоснете бутона OK  . Това автоматично ще сортира данните.
   

Сортирайте вашата електронна таблица

Несортираните данни никога нямат смисъл. Още по-лошо, ръчното организиране може да отнеме време и да доведе до човешки грешки. С Excel можете да сортирате данни в какъвто формат желаете и да създавате персонализирани критерии. 

След това може да искате да научите как да използвате VLOOKUP в Excel, за да намерите данните, от които се нуждаете.