Как да разберете дали стойността е в списък в Excel

Създали сте гигантска електронна таблица в Excel и имате проблеми с намирането на определени стойности. Ръчното търсене на данните би отнело твърде много време, така че има ли начин да автоматизирате процеса? Има – всичко, което трябва да направите, е да използвате пряк път или функция.

Това ръководство ще ви покаже как да определите дали дадена стойност е в списък с помощта на преки пътища и функции в Excel.

Как да търсите стойности в Excel с пряк път

Докато Excel понякога може да бъде сложен, инструментът поддържа основните функции прости. Една от тези лесно достъпни функции е възможността за търсене на стойности. Методът е подобен на начина, по който бихте постигнали това в Microsoft Word, Notepad и други програми. По-конкретно, трябва да използвате прекия път Find. 

1. Отворете електронната таблица, където искате да намерите вашите стойности.
2. Изберете колоната или няколко колони, които могат да съдържат желаната стойност.
   
3. Натиснете клавишната комбинация Ctrl + F.
4. Отидете в прозореца Търсене и въведете стойността, която искате да търсите.
5. Придвижете се до Find What, последвано от Find All .
   
6. Ако инструментът извлече съвпадащи резултати, той ги изброява в прозореца. Ако не, ще получите диалогов прозорец, отразяващ грешката.
   

Ако искате да търсите в работната книга или лист, уверете се, че не е избрана колона.

Как да търсите стойности в Excel с помощта на функции

На другия край на спектъра са функциите. Те са малко по-трудни за прилагане от функцията за бърз достъп, но мнозина ги предпочитат, защото ви позволяват да персонализирате търсенето си. След като използвате функция, можете лесно да копирате формулата надолу в листа, за да я приложите към други клетки.

Можете да използвате няколко функции, за да определите дали вашият списък съдържа определена стойност.

MATCH и ISNUMBER

Първата функция, която ще разгледаме, е вградена функция. Тук функцията MATCH е част от функцията ISNUMBER . Може да звучи обезсърчително, но е сравнително лесно да се изпълни.

Във функцията Match първото число е стойността, която търсите. Второто число е списъкът, който може да съдържа стойността. Третото число е 0, което казва на функцията да търси идентични стойности. Функцията ISNUMBER проверява дали числото е действително число или нещо друго.

1. Отворете електронната си таблица.
2. Щракнете върху клетката, където функцията ще ви каже дали вашият списък съдържа стойността.
   
3. Въведете следната функция: =ISNUMBER(MATCH) .
   
4. Ето един пример, за да ви даде по-добра представа: =ISNUMBER(MATCH D14, C5:C10,0) , където D14 е клетката, съдържаща стойността, а C5:C10 е диапазонът, в който инструментът ще търси стойността.
   
5. Натиснете Enter и веднага ще разберете дали стойността е в списъка. Ако да, ще получите True . Ако не, функцията ще предостави False във вашата първоначално избрана клетка.
   

COUNTIF

Друг лесен начин да проверите за стойности в списъците на Excel е да използвате функцията COUNTIF . Тази удобна функция може да спаси положението, дори ако търсите игла в купа сено. 

COUNTIF   е по-проста алтернатива; трябва да въведете само два параметъра. Първо, кажете на системата къде трябва да търси стойността (обхвата). И второ, казва на функцията какво търси в кавички.

1. Отидете до вашата електронна таблица.
2. Маркирайте клетката, където ще получите крайния резултат. С други думи, това е мястото, където функцията ще ви каже дали стойността е в списъка.
   
3. Въведете следната функция в клетката: =COUNTIF
   
4. Натиснете  Tab, за да стартирате функцията и въведете вашите стойности. Нека използваме същия пример тук: =COUNTIF(C5:C10, “D14”)
   
5. Натиснете Enter, за да видите дали стойността съществува в списъка. Ако е така, функцията също ще разкрие колко екземпляра на споменатата стойност се появяват в данните.
   

IF и COUNTIF

Ако функцията COUNTIF не свърши работа, не се притеснявайте. Вградената версия може да бъде спасителна. Можете да добавите тази функция към функцията IF за повече логически изрази. Това ви позволява да стесните търсенето още повече.

Функцията COUNTIF ще преброи броя на клетките, които отговарят на определен критерий. Функцията се нуждае от четири параметъра: списък, критерии (стойност), стойност, ако е истина, и стойност, ако е невярно.

1. Отворете електронната си таблица и натиснете желаната изходна клетка.
2. Въведете следния ред в клетката: =IF(COUNTIF())
   
3. Ето един пример: =АКО(COUNTIF(C5:C10, “D14”), “Да,”” Не”). Тук търсите данни в клетка D14 в избрания диапазон. Функцията ще ви даде Да в маркираната клетка, ако съществува. Ако не, ще получите Не в същата клетка.
   
4. Натиснете Enter и сте готови.

Как да намерите най-високата стойност в списък в Excel

Като професионалист в Excel може да бъдете помолени да извлечете най-високата стойност в определен списък. Горните функции ще ви отведат досега само ако не знаете точния брой.

Функцията MAX е вашата спасителна жилетка в такива случаи. Както подсказва името, той извлича максималната стойност от избрания списък. Не би трябвало да имате проблеми с прилагането на тази формула.

1. Изберете клетка.
   
2. Въведете =MAX()
   
3. Изберете списъка, където инструментът ще търси най-високата стойност. Можете да го направите с мишката.
   
4. Въведете затварящата скоба и натиснете бутона Enter, за да финализирате формулата. Например, за да намерите максималната стойност в диапазона A2:A7, трябва да въведете следния ред: =MAX(A2:A7) .
   

Става още по-лесно, ако стойностите са в съседни (съседни) полета. В този случай Excel може автоматично да активира формулата MAX . Изисква се минимално въвеждане от ваша страна.

1. Отворете електронната таблица на Excel.
2. Изберете клетките, в които искате инструментът MAX да направи своята магия.
   
3. Отидете на Начало и изберете Формати .
   
4. Изберете AutoSum и щракнете върху функцията Max . Функцията вече ще се появи в поле под вашия списък.
   

Ако клетките не са съседни, ще трябва да работите малко повече. По-специално, ще трябва да посочите всеки диапазон, преди да изпълните функцията.

1. Придвижете се до всяка празна клетка във вашата електронна таблица.
2. Въведете =MAX(
   
3. Натиснете и задръжте Ctrl .
   
4. Използвайте мишката, за да изберете диапазон.
   
5. След като маркирате последното поле, въведете затварящата скоба.
6. Натиснете Enter, за да изпълните функцията.

Въпреки че е удобна, функцията MAX не е всемогъща. Трябва да сте наясно със следните ограничения, когато използвате функцията:

• Той игнорира празните клетки.
• Ще получите грешка, ако въведете неточни аргументи (параметри).
• Ако вашите аргументи нямат числа, ще получите нула като краен резултат.

Винаги можете да сортирате ред или колона в Excel, за да намерите бързо най-ниската или най-високата стойност. Този метод обаче се препоръчва само при работа с малки електронни таблици.

Разширяване на вашите хоризонти на Excel

Excel държи ръката ви с различни уроци и основни функции, за да ви помогне да започнете. Но докато се справяте с повече данни, трябва да повишите знанията си, като включите нови функции и характеристики. Точно това правите, като възприемете горните формули. Те ви позволяват бързо да извличате желаните стойности, повишавайки производителността ви.

Не забравяйте, че винаги можете да се върнете към предишна версия на Excel, ако сте направили много промени в листа, който вече не ви е необходим.

Откривали ли сте някога стойност в списък в Excel? Ако е така, използвахте ли съвети и трикове, включени в тази статия? Споделете опита си в секцията за коментари по-долу.

ЧЗВ

Какво прави комбинацията IF и ISNUMBER в Excel?

IF оценява функция и връща стойност въз основа на определени резултати, докато ISNUMBER проверява за числени стойности. И двете комбинирани означават, че получавате отговор, ако числовите стойности са в диапазон.

Мога ли да напиша формула за намиране на стойности в Excel?

Да, можеш. Вашата формула трябва да включва някои от функциите, които разгледахме в това ръководство, като COUNTIF или ISNUMBER.