Как да премахнете междинни суми в Excel

Excel ще създаде междинна сума при прилагане на определена функция към клетки. Това може да бъде средна стойност, сума или медиана на вашите стойности, което ви дава цялостен поглед върху стойностите. Междинните сборове обаче не винаги са за предпочитане. Може да се наложи да анализирате отново данните, да ги импортирате в други платформи или да ги опростите напълно. За щастие има някои прости решения за елиминиране на междинните суми в Excel.

Тази статия ще обясни всичко, което трябва да знаете.

Най-бързият метод за премахване на междинни суми в Excel

Да приемем, че проследявате инвентара на вашия проектен лист в Excel. В долната част на вашите данни имате ред, маркиран като обща сума. Това е пример за подред, който може да искате да премахнете.

Ето как се прави:

1. Придвижете се до горната лента на Excel.
   
2. Изберете групата „контур“ и след това преминете към „междинна сума“.
   
3. Ще се появи изскачащ прозорец. Изберете опцията „премахване“ в горния десен ъгъл.
   

Толкова е просто. Когато изберете опцията за премахване, всичките ви данни се разгрупират и междинните суми ще изчезнат. Ако искате да разгрупирате данни, вместо да изтриете всички междинни суми, вместо това изберете опцията „разгрупиране“.

Добавяне на обратни междинни суми в Excel

Премахването на междинни суми е лесно. Само с няколко щраквания можете да разгрупирате данните си. Въпреки това може да искате да ги приложите отново след повторен анализ на стойностите. Това ще изисква определени функции. Но нека това не ви плаши. Добавянето на междинни суми е лесен процес, който ви позволява да анализирате по-добре данните си за бъдеща употреба.

Ето някои функции за междинна сума, които можете да направите за вашите данни:

• Функцията SUM – Можете да зададете определена група от стойности и да ги съберете всички заедно. Междинната сума ще покаже това число за избраната от вас група стойности.
• Функцията AVERAGE – Тази функция е любима на учителите по целия свят. Той изчислява средната стойност на присвоените таблични данни. Това го прави добър избор за изчисляване на окончателни оценки, съставени от резултати от тестове.
• Функцията COUNT – Когато проследявате инвентара, функцията COUNT е ценен актив. Той преброява въведените стойности, които сте дефинирали.
• Функциите MAX и MIN – Използването на която и да е от тези функции ви дава максимална или минимална стойност в рамките на избран набор от данни.

Сега, след като знаете някои основни функции, можете да преминете към създаване на междинни суми. Уверете се обаче, че вашият списък е сортиран правилно. Ето какво трябва да направите:

1. Отидете до колоните, където искате да изберете данни. Изберете „раздел с данни“ и след това „опция за филтриране“.
   
2. Изберете една от наличните опции за филтриране, като например „Сортиране от A до Z“.
   

Това е. Със сортирано съдържание и без празни стойности можете да добавяте функции и да създавате междинни суми за вашите данни.

1. Изберете клетка, група или стойност, където искате да добавите междинни суми.
   
2. Отидете до горната лента и намерете раздела с данни. След това изберете „междинна сума“. След като се отвори изскачащият прозорец, ще можете да дефинирате условията.
   
3. Ще трябва да изберете функцията, която искате да използвате, колоната, по която да групирате, и кои колони да сумирате, след което изберете „OK“.
   

След като приключите, трябва да видите зададените междинни суми в електронната си таблица.

Неща, които трябва да имате предвид, когато работите с междинни суми на Excel

Въпреки че междинните суми са удобен начин за организиране, анализиране и приоритизиране на вашите данни, те може да изглеждат малко непредвидими. Има няколко причини зад проблема. Междинните суми имат определени условия, на които ще трябва да обърнете внимание, преди да ги добавите или премахнете от вашата електронна таблица в Excel.

Ако сте разочаровани от това, че SUM или AVERAGE не работят, ето как да разрешите проблема:

• Уверете се, че никоя от желаната от вас информация не е филтрирана – в Excel има функция за филтриране. Ако изберете някои стойности за междинна сума, тя няма да включва клетки, скрити от филтриране. Въпреки това, ако е скрит ръчно, междинният сбор ще го включва. Ако искате да пропуснете някои данни, уверете се, че са филтрирани, вместо да ги скриете ръчно.
• Междинните суми отразяват само оригиналните данни – Да приемем, че сте добавили няколко междинни суми и искате да добавите нова. Последната междинна сума ще включва само оригиналните данни от клетката, като игнорира стойността на междинните суми, които вече сте добавили.
• Междинните суми няма да работят с таблици на Excel – Може да забележите, че вашата опция за междинни суми е сива. За съжаление опцията не е налична за таблици на Excel. Уверете се, че работите с нормален диапазон.

Как да се отървете от празни клетки в Excel

Празните клетки могат да бъдат досаден проблем за всеки, който иска да използва междинни суми или да проследява точно своите данни. Excel просто няма да групира клетки, ако са празни. Ако използвате функция, ще трябва да премахнете тези интервали.

За щастие има няколко метода да направите това бързо и лесно:

1. Изберете всички клетки в работния лист, като използвате командата CTRL + A.
   
2. Натиснете клавиша F5 на клавиатурата. Това ще отвори опцията „Отиди на“ на Excel.
   
3. Щракнете върху „Специални“ от опциите и изберете опцията „празни“ и след това щракнете върху „OK“.
   
4. След това използвайте командата CTRL + -. Ще се отвори нов изскачащ прозорец за изтриване, след което изберете „OK“.
   

Горният метод е бърз, защото използва команди. Въпреки това все още има други ефективни начини за изтриване на празни клетки. Ако трябва да изтриете цял празен ред, следвайте стъпките по-долу:

1. Изберете празните редове, които искате да изтриете.
   
2. Отидете до горната лента и изберете опцията за изтриване. Има икона на маса с „X“ върху нея.
   
3. Изберете „изтриване на редове от листа“.
   

Изтриването на празни стойности и редове не само подготвя вашата електронна таблица за оптимално междинно сумиране в Excel, но също така прави данните ви лесни за четене и чисти за анализ. След като се отървете от празните клетки, можете да използвате методите по-горе, за да приложите междинни суми и да ги премахнете, ако е необходимо. Пазете се обаче от всякакви филтрирани или скрити данни, тъй като те няма да се покажат в крайната междинна сума.

ЧЗВ

Има ли повече функции за междинна сума на Excel от споменатите по-горе?

Да, споменатите по-горе са само основните и широко използвани функции за междинни суми. Други примери включват SUMIF, COUNT и COUNTIF.

Мога ли да използвам процентни функции с междинни суми на Excel?

За съжаление не. Excel не позволява процентните функции да работят с междинни суми.

Какви сценарии от реалния свят обикновено се нуждаят от междинни суми?

Можете да използвате функцията за междинна сума във всяко поле, за да организирате и структурирате данните. Това включва преподаване, човешки ресурси, управление на инвентара и други области, където са необходими електронни таблици в Excel.

Загуба на междинни суми и връщането им

Когато работите с данни на Excel, лесно можете да направите грешка с междинните суми. Може да приложите функция само за да осъзнаете, че трябва да анализирате отново определени полета. Можете лесно да го направите, като отидете на горната лента, навигирате до групата с контури и изберете опцията за междинна сума. След като премахнете междинната сума и възстановите данните, можете да ги приложите отново, като добавите функции. Когато работите с междинни суми, уверете се, че клетките ви не са празни и че цялата информация е там и не е филтрирана.

Лесно ли ви беше да премахнете междинните суми? Какво ще кажете да ги добавите отново? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.