Как да намерите дублиращи се редове в Excel

Може би работите с много информация в Excel. Дублиращите се редове не улесняват процеса. Ще искате да ги премахнете, за да направите вашата база данни четлива, спретната и подредена. Въпреки това, преди да ги изтриете, ще трябва първо да ги намерите. За щастие, няколко метода и функции автоматично идентифицират тези редове вместо вас.

Прочетете, за да научите как да намерите дублиращи се редове в Excel.

Как да намерите дублиращи се редове в Excel с помощта на формулата COUNTIFS

Ще трябва да използвате формулата COUNTIFS в опцията за форматиране на Excel, за да идентифицирате и маркирате вашите дублиращи се редове. Ето как да го направите:

1. Изберете желания диапазон, където искате да проверите за дублиращи се редове. Ако това е цялата работна книга, тогава използвайте командата CTRL + A.
   
2. Отидете до началния раздел и изберете опцията „условно форматиране“ в групата стилове. Това е иконата на мрежата със сини, бели и червени квадратчета.
   
3. Изберете опцията „ново правило“ и „използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате“.
   
4. Добавете формулата COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 в полето и изберете стил на форматиране.
   
5. Изберете „OK“.
   

Имайте предвид обаче, че формулата предполага, че данните започват от A2 и завършват при B100. Трябва да промените функцията в зависимост от вашия конкретен диапазон и да добавите аргументи за всяка допълнителна колона (като „ ,$C$2:$C$100, $C2 “) към формулата COUNTIFS.

Excel автоматично ще маркира всички дублиращи се редове в целия избран диапазон.

Ако това не работи, копирайте формулата в помощна колона за всеки ред и я форматирайте според изхода на тази клетка.

Маркиране на дублиращи се стойности в Excel

Това е най-лесният начин за идентифициране на дублирани стойности във вашата работна книга. Няма да се налага да използвате сложни функции, а само началния раздел. Ето как да го направите:

1. Изберете целия диапазон, в който искате да проверите за дублиращи се редове.
   
2. Отидете в началния раздел и изберете опцията „Условно форматиране“ в групата стилове. Иконата показва решетка с червени, бели и сини квадратчета.
   
3. В отворения раздел изберете „Маркирайте правилата за клетки“, след което изберете опцията „Дублиращи се стойности“.
   
4. Изберете желания стил на форматиране в изскачащия прозорец и щракнете върху „Ok“.
   

След това Excel ще подчертае всички дублирани стойности в избраните от вас клетки. Можете дори да промените цвета на маркирането в изскачащото меню за форматиране, когато се появи.

Това е несъвършен метод, тъй като идентифицира дублиращи се стойности, а не цели редове. Може да доведе до неточни резултати, ако ред съдържа клетки, които се дублират в колони.

Въпреки това може да бъде много по-лесно да се внедри и да се види в по-малки електронни таблици.

Маркиране на трикратни стойности в Excel

Ако искате да почистите работната си книга, можете също да идентифицирате утроени стойности. Процесът изисква създаване на ново правило вместо използване на опциите за форматиране по подразбиране на Excel. Ето как да го направите:

1. Изберете желания диапазон от стойности, където искате да проверите за три екземпляра.
   
2. Отидете в началния раздел и изберете опцията „Условно форматиране“ в групата Стилове.
   
3. Изберете опцията „Ново правило“.
   
4. Кликнете върху „Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате“.
   
5. Използвайте тази формула: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. Използването на тази формула проверява дали редът се появява три пъти в избрания от вас диапазон. Това отново предполага, че използвате диапазон от A2 до B100.
   

Толкова е просто! Excel ще идентифицира и подчертае тройни стойности в избрания от вас диапазон. Имайте предвид обаче, че формулата по-горе идентифицира тройни стойности за зададената от вас клетка (идентифицирана във функция като (($A$2).

Можете да опростите формулата с COUNTIF($A$2:$B$10, A2)вместо това. Това проверява само за съдържанието на текущата клетка в диапазона, така че ще маркира клетки в редове и колони.

Изтриване на дубликати и три екземпляри в Excel

Може би сте маркирали всички дубликати или три екземпляри в работната си книга, използвайки горния метод. След това може да искате да ги изтриете. Това ще направи цялата ви работна книга по-подредена и по-малко объркваща.

За щастие, изтриването на дубликати, веднъж маркирани, е проста задача.

Ето как да го направите:

1. Изберете маркираните редове, като щракнете върху номерата на редовете, като задържите CTRL (Command в Mac). Това ще накара Excel да избере всички маркирани редове.
   
2. Задръжте курсора на мишката върху един от избраните номера на редове, щракнете с десния бутон и изберете опцията „Изтриване“.
   

Изтриването на редове може да промени цялостното форматиране на вашата работна книга. Трябва също така да обмислите записването на информацията за изтритите редове, в случай че ви потрябва по-късно. Има и няколко други начина за бързо изтриване на подчертаните дублиращи се и тройни редове:

1. Изберете маркираните редове, като щракнете върху техните номера, като задържите клавиша CTRL/Command.
   
2. Отидете до „Начало“, намиращ се в горната лента на Excel, в опцията „Клетки“,
   
3. Изберете „Изтриване на редове от лист“.
   

Друг удобен начин за изтриване на редове е чрез използване на команда, след като ги маркирате. Просто използвайте клавишната комбинация „CTRL + -“, „Cmd + -“. Това ще изтрие всички избрани от вас редове (или стойности) и сте готови.

Кога да маркирате и изтриете дубликати и три екземпляри в Excel

Има няколко случая, когато маркирането на дубликати и трипликати и изтриването им ще бъде полезно за вашата работна книга. Дори и да не ви трябва веднага, методите по-горе могат да се използват за някои от следните примери от реалния свят:

• Грешки при въвеждане на база данни – може случайно да въведете една и съща информация два пъти. При такива грешки маркирането на дубликати може да бъде лесен начин за идентифициране и последващо изтриване на грешките.
• Грешки при сливане на бази данни – Понякога ще трябва да комбинирате няколко бази данни в една. По време на процеса на сливане могат да възникнат допълнителни грешки, което да доведе до дублирани редове.
• Имейл списъци и дубликати на клиентски бази данни – Дубликатите в клиентските бази данни могат да доведат до изпращане на клиентски маркетингов материал, като например един и същ бюлетин два пъти. Това може да е досадно и да отблъсне клиентите от вашата услуга. Изтриването на тези редове е най-добрият начин на действие.
• Проблеми с управлението на инвентара – Всеки продукт трябва да бъде отчетен в среди за управление на инвентара на склада. Ако във важни бази данни са оставени дубликати и неправилни данни, това може да причини несъответствия в управлението. Изтриването на редове в тези случаи води до много по-точно проследяване.

Други електронни таблици, които се нуждаят от идентификация на дублирани редове, включват досиета на служителите, изследвания, проучвания и финансови данни. Изтриването на допълнителните редове ще увеличи точността, ще спести време при търсене на подходяща информация и ще улесни анализа на данните.

Други полезни методи на Excel, от които може да се нуждаете

Дублирането на редове е само един аспект от широк набор от полезни умения за Excel. Няма да е необходимо да прекарвате часове в изучаването им. Те могат да бъдат направени само с няколко прости клавишни команди. Например може да се наложи да:

• Копиране на редове – Просто изберете редовете, от които се нуждаете, и след това използвайте командата CTRL + C.
• Поставяне на редове - След като вашите редове бъдат копирани, можете да продължите и да ги поставите, като използвате командата CTRL + V. Като алтернатива можете да щракнете с десния бутон и да изберете опцията „Вмъкване на копирани клетки“.
• Изтриване на определени клетки – За да се отървете от определени клетки, всичко, което трябва да направите, е да ги изберете и да използвате командата Ctrl + X, за да ги изрежете и след това да изчистите данните.

Това са всички малки, но необходими команди, от които може да се нуждаете, когато работите с дублиращи се редове във вашата работна книга.

ЧЗВ

Трябва ли да използвам формули и функции, за да изтрия дублиращи се редове в Excel?

Да, ще трябва да използвате функцията COUNTIFS за тази задача. Маркирането и изтриването на отделни клетки обаче не изисква формула или функция.

Трябва ли да изтрия дублиращи се редове, след като ги намеря в Excel?

Това зависи от целта на вашата работна книга. Ако е за поддържане на инвентара, дублиращите се редове могат да развалят целостта и точността на документа. В такива случаи е най-добре да комбинирате техните данни и да премахнете излишните редове.

Ами ако работната ми книга има много данни?

Можете лесно да изберете всички данни във вашата електронна таблица, независимо колко са, като използвате командата CTRL+A. След като изберете, можете да продължите с един от методите за маркиране и изтриване на отделни редове по-горе.

Почистете вашите данни чрез маркиране и изтриване на дубликати в Excel

Маркирането и изтриването на дубликати е сравнително лесен процес за потребителите на Excel. Трябва да използвате опцията за условно форматиране за отделни клетки и формулата COUNTIFS или COUNTIF, след като въведете опцията „ново правило“. След като всички ваши дубликати и три екземпляри са маркирани, можете да ги изтриете, като използвате опцията „изтриване на редове от листове“ в горната лента на Excel или командата „CTRL + -“. Да знаете как да маркирате и изтривате дубликати е от полза за множество сценарии от реалния свят, включително проверки на инвентара и управление на грешки в базата данни.

Лесно ли ви беше да маркирате дублиращи се редове в Excel? Кой метод използвахте? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.