Как да експортирате контакти от Outlook в Excel: 2 най-добри метода

Искате ли да съхраните копие на вашите контакти в Outlook в електронна таблица на Excel? Научете как да експортирате контакти от Outlook в Excel с прости методи.

MS Outlook е имейл клиент от Microsoft. Той идва с MS Office, но можете да го използвате и в мрежата като част от пакета Microsoft 365. Подобно на други имейл приложения, той също идва със система за управление на контакти. С тази функция Outlook съхранява имейл адреса, използван за комуникация с вас.

Той също така съхранява допълнителна информация като име, адрес, бизнес адрес, телефонен номер и номер на факс. Не само това, контактът на Outlook поддържа адресите организирани.

Сега, ако искате да използвате данните от адресната книга на Outlook за различни цели или да ги споделите с други, това не е възможно, ако контактите се съхраняват в основния файлов формат PST. Трябва да прехвърлите контактите във всеки удобен формат като Excel.

Нека ви кажа как да експортирате контакти от Outlook в Excel. Но преди да преминем към тази част, нека научим защо може да се наложи да експортирате контакти от Outlook в Excel.

Причини да експортирате контакти от Outlook в Excel

Защо трябва да експортирате контакти от Outlook в Excel

Основната цел на мигрирането на контакти във всеки друг формат като Excel е да се използват тези във всяка друга платформа. Ако сте на път да спрете да използвате Outlook и да преминете към който и да е друг имейл клиент, можете да преместите контактите в Excel, така че да можете да продължите да общувате с контактите си дори от друга платформа.

Събирането на данни за контакт на множество потребители на Outlook и създаването на централен респиратор на адреса е друга причина зад това експортиране на данни. Да предположим, че вашата компания пуска нов продукт или ще предлага разпродажби в края на годината.

За да уведомите максимален брой хора за тези оферти, трябва да изпратите промоционални имейли до всички контакти на служителите на вашия офис. Изпращането на имейли до индивидуални контакти на всеки служител ще се превърне в предизвикателна задача. Вместо това можете да създадете централен списък с контакти с всички адреси и да изпратите имейлите чрез вашия маркетингов екип.

Освен това Excel е идеалният софтуер за филтриране, категоризиране и организиране на данни. От него потребителите могат лесно да търсят и събират данни с минимални усилия. Ако екипът по продажбите, маркетинга или поддръжката иска да използва данните от адресната книга на Outlook, трябва да ги прехвърли в електронна таблица на Excel.

Прочетете също: Как да извикате имейл съобщение в Outlook 365

Как да експортирате контакти от Outlook в Excel на настолно приложение

Ако използвате приложението MS Outlook на вашия компютър с Windows, ето как можете да експортирате контакти от Outlook в MS Excel.

• Отворете MS Outlook .
• Щракнете върху раздела Файл от менюто на лентата на Excel .
• В левия панел изберете Отваряне и експортиране .

Менюто за импортиране и експортиране на приложението Microsoft Outlook

• Изберете иконата Импортиране/Експортиране .
• Съветникът за импортиране и експортиране ще се появи на екрана ви.
• Изберете Експортиране във файл, преди да щракнете върху бутона Напред .

Избиране на Експортиране във файл в съветника за импортиране и експортиране на Outlook

• Там няма да има . Налична опция XLSX . Така че изберете стойности, разделени със запетая, преди да натиснете Напред .
• След това ще видите дървовидната структура на PST файла на Outlook. Превъртете нагоре или надолу, за да намерите опцията Контакти .
• Изберете Контакти и щракнете върху Напред .

Изберете Контакти в папката Избор, за да експортирате от съветника за импортиране и експортиране на Outlook

• Щракнете върху Преглед , за да изберете целевата папка на получения файл.
• Щракнете върху Напред . Уверете се, че квадратчето за отметка Експортиране на контакти от папката: Контакти е отметнато.

Експортирайте във файл в Outlook Import Export Wizard

• Можете също да изберете бутона Map Custom Fields..., за да картографирате потребителските полета на изходния и изходния файл.
• Щракнете върху Готово и контактите ще бъдат запазени във файлов формат CSV . Времето за мигриране ще зависи от броя на контактите и стойностите.
• Сега отидете в папката, в която е записан файлът.
• Щракнете двукратно, за да отворите файла в MS Excel.
• Ще забележите предупреждение точно под лентата с менюта за ВЪЗМОЖНА ЗАГУБА НА ДАННИ .

Научете как да експортирате контакти от Outlook в приложението Excel на компютър

• Кликнете върху Запазване като...
• Ще се появи друг съветник за запазване на файла в различен формат.
• От  падащото меню Запиши като тип изберете Работна книга на Excel . Версията на Excel ще варира.
• Кликнете върху Запазване и файлът ще бъде записан в XLS формат .
• Сега можете да използвате този файл в Excel без никакви проблеми с форматирането или шанс за загуба на данни.

Прочетете също: Как да настроите Отговор извън офиса в Outlook

Как да експортирате контакти на Outlook в Excel от Web App

Уеб потребителите на Outlook могат да изпълнят тези стъпки, за да експортират контакти в поддържан от Excel CSV формат:

• Отворете Outlook в браузъра си.
• Кликнете върху Хора отляво.
• Всички контакти ще бъдат избрани по подразбиране.

В Outlook уеб изберете Хора и след това ще видите Управление на контакти

• Кликнете върху Управление на контакти в горния десен ъгъл и изберете Експортиране на контакти .
• В прозореца Експортиране на контакти можете да изберете Всички контакти и да щракнете върху бутона Експортиране .

Разгледайте как да експортирате контакти от Outlook в Excel от уеб приложението

• Уеб приложението Outlook ще изтегли CSV файл в папката за изтегляния на вашия компютър .
• Щракнете двукратно върху него, за да го отворите в Excel.
• Ако получите предупреждение ЗА ВЪЗМОЖНА ЗАГУБА НА ДАННИ , щракнете върху Запиши като...
• В падащото меню Запиши като тип изберете Работна книга на Excel или Работна книга на Excel xx-xxxx , където xx и xxxx предлагат различни версии на файловите системи на Microsoft Excel.
• Щракнете върху Запиши , за да съхраните този файл във файлов формат, поддържан от Excel.

Как да експортирате контакти от Outlook в Excel: Последни думи

Контактите в Outlook имат голямо значение в личната и бизнес сферата. Може да се наложи да използвате контактите за различни цели и съхраняването им в Outlook няма да помогне.

Поради тази причина трябва да знаете как да експортирате контакти от Outlook в Excel. Като сложно приложение за електронни таблици,

Кажете в коментарите защо искате да експортирате контакти от Outlook в Excel и колко ефективни са методите, които обсъждах. Разпространете тази статия сред приятелите си чрез социални медии или лично споделяне.

Ако се интересувате от Outlook, можете да прочетете  как да активирате или деактивирате полето за известия по имейл  или какво да направите, ако  изгледът на вашия имейл в Outlook се промени .