Как да добавите падащ списък в Excel

Excel е полезен за организиране и анализиране на събраните данни на едно място. Въпреки това, тъй като събраната от вас информация става все по-сложна, точността на вашите данни може да пострада. Въвеждането на падащи списъци към вашата електронна таблица в Excel може да ви помогне да опростите и рационализирате въвеждането на данни, да намалите грешките и да поддържате последователност във вашата електронна таблица.

Тази статия ще ви покаже как да създадете падащ списък в Excel в процес стъпка по стъпка, за да улесните въвеждането на данни.

Създаване на падащ списък

Има два основни начина за създаване на падащ списък в Excel: валидиране на данни и използване на таблици на Excel. Тази статия ще ви преведе през двата метода, за да разберете как да създадете падащ списък.

Използване на валидиране на данни

Проверката на данните е функция в Excel, която ще ви позволи да зададете ограничение за това какви данни могат да бъдат въведени в клетка. Валидациите на данни могат да се използват за създаване на падащ списък, като следвате тези стъпки:

1. Щракнете върху клетката, където искате да добавите падащия списък.
   
2. Намерете и изберете раздела „Данни“ на лентата на Excel.
   
3. В групата „Инструменти за данни“ щракнете върху „Проверка на данни“, където ще се появи диалогов прозорец.
   
4. В този диалогов прозорец отидете до раздела „Настройки“.
   
5. Кликнете върху падащото меню „Разрешаване“ и изберете „Списък“. Това казва на Excel, че искате да направите списък с опции.
   
6. От полето „Източник“ можете да въведете директно списъка с опции или да маркирате клетките, които съдържат вашите опции.
   
7. След като въведете вашите опции, натиснете „OK“, за да приложите валидирането.
   

Когато приложите проверката на данните и щракнете върху избраната от вас клетка, ще се появи малка падаща стрелка. Като щракнете върху стрелката, можете да изберете една от опциите от вашия списък.

Като използвате метода за проверка на данните, можете да създадете прост падащ списък в Excel. От друга страна, ако използвате по-сложен или по-голям набор от данни, използването на таблици на Excel е по-добър вариант.

Персонализиране на падащи списъци

Когато падащият списък е създаден, можете да го редактирате както и когато желаете. Например, ако вашият списък съдържа продукти за бизнес, можете да въведете нови продукти чрез списъка с източници или като алтернатива можете да ги премахнете, като ги изтриете от списъка с източници. Освен това можете да редактирате елементи, които вече са в списъка, или да зададете ограничения за въвеждане на данни, за да ограничите каква допълнителна информация може да бъде добавена.

Добавяне/премахване на елементи от падащ списък

Ако искате да добавите или премахнете опции от падащия списък, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете работния лист с вашия падащ списък.
2. Кликнете върху клетката с падащия списък.
   
3. Отидете в раздела „Данни“.
   
4. Кликнете върху „Проверка на данни“.
   
5. В списъка „Източник“ на полето за проверка на данни добавете новите елементи, разделени със запетаи, или премахнете елементите, които искате да изтриете.
   
6. Щракнете върху „OK“, за да запазите промените.
   

Падащият списък вече ще включва новите елементи или ако сте изтрили елементи, те повече няма да се показват в падащия списък на вашия работен лист.

Редактиране на елементи в падащ списък

За да редактирате елементи в падащ списък, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете работния лист, съдържащ падащия списък.
2. Изберете клетката с падащия списък.
   
3. Отидете в раздела „Данни“.
   
4. Отидете до „Проверка на данни“.
   
5. В списъка „Източник“ на полето за проверка на данни редактирайте елементите според изискванията.
   
6. Щракнете върху „OK“, за да запазите промените. Редактираните елементи сега ще се покажат в падащия списък.
   

Задаване на ограничения за въвеждане на данни

За да могат данните да бъдат въведени правилно във формата, който желаете да използвате, можете да зададете конкретни ограничения за типа информация, която потребителите могат да въвеждат.

Това може да включва формата или дължината на клетка, например, ако вашият списък съдържа набор от налични продукти, те трябва да въведат валиден продукт. Ако не въведат валиден продукт, ще получат съобщение за грешка.

Като посочите вашите ограничения за въвеждане на данни, можете да промените текста на вашето съобщение за грешка, за да кажете на вашите потребители да въведат правилната информация в правилния формат. Това ще помогне както на потребителското изживяване, така и ще ви даде по-точни резултати.

По-долу е даден списък как да посочите ограничения за въвеждане на данни:

1. Изберете клетката, към която искате да приложите проверка на данните.
   
2. Отидете до раздела „Данни“.
   
3. Кликнете върху „Проверка на данни“.
   
4. В раздела „Настройки“ на полето за валидиране на данни въведете желаните критерии за валидиране.
   
5. Конфигурирайте вашите критерии според вашите нужди. Например, ако трябва да ограничите въвеждането до дати между конкретен диапазон, изберете „Дата“ като критерии за валидиране и изберете началната и крайната дата, която искате.
   
6. Включете съобщение за въвеждане и предупреждение за грешка, ако е необходимо.
   
7. Щракнете върху „OK“, за да запазите и приложите новите си настройки.
   

Използвайки тези опции, можете да коригирате своя падащ списък, за да отговаря на специфичните нужди на вашия проект.

Полезни съвети при използване на вашите падащи списъци

След като вече знаете как да направите своя падащ списък в Excel, трябва да научите как да го използвате ефективно, за да извлечете максимална ефективност от вашите данни. Ето няколко съвета за използване на вашите падащи списъци:

Поддържайте списъците актуализирани

Редовно актуализирайте работния си лист с най-новата налична информация, за да поддържате точни резултати и целостта на данните.

Защитете своя работен лист

Добавете парола към общия работен лист, за да спрете неоторизираните промени в падащите ви данни. Можете също така да заключите отделни клетки, така че никой да не може да променя информацията, включена във вашия списък.

Освен това, като щракнете с десния бутон върху раздела, в който се съдържа вашият списък за валидиране на данни, след което натиснете „скрий“, ще скриете раздела, така че да е по-трудно за другите потребители да го намерят и да променят.

Обучете потребителите на вашия работен лист

Дайте на вашите потребители преглед на това как вашият работен лист се използва правилно, за да могат да се възползват от цялата налична за тях информация.

Овладяване на вашите падащи списъци

Включването на падащ списък във вашите електронни таблици не само подобрява опита на потребителя при въвеждане на данни, но също така гарантира, че въведените данни са правилни и във валиден формат, за да можете да ги анализирате по подходящ начин. Поради това колко лесни са падащите списъци за редактиране, можете да актуализирате или премахвате опции според случая, като същевременно поддържате високо ниво на контрол чрез защита на листа и заключване на клетки, за да сте сигурни, че неупълномощени потребители не могат да променят изходния списък.

Като използвате стъпките, предоставени в тази статия, за да направите свои собствени падащи списъци в Excel, можете да направите вашите частни или професионални проекти по-способни да разрешават вашите предизвикателства с данни.

Използвали ли сте някои от съветите, включени в тази статия, за да помогнете за съставянето на вашите падащи списъци? Ако е така, как ви помогнаха? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.