Si të shkrihet posta nga Excel në Word në 2 mënyra të lehta

Nëse jeni duke luftuar për të dërguar email ose postë me shumicë klientëve dhe klientëve duke personalizuar përmbajtjen e secilit dokument, bashkimi i postës mund të ndihmojë. Për bashkimin e postës, kombinimi më i mirë është Excel dhe Word. Gjeni këtu se si të bashkoni postën nga Excel në Word në dy metoda të thjeshta.

Bashkimi i postës është forma më e përballueshme e automatizimit të punës në zyrë në kompjuterët desktop dhe laptop. Thjesht duhet të konfiguroni aplikacionin Microsoft Word për të marrë të dhëna për tekstet e mbajtësit të vendndodhjes nga një bazë të dhënash si një skedar Excel për një dokument.

Pasi të vendoset, mund të krijoni letra, zarfe, email, drejtori, etiketa adresash etj. me një klikim të personalizuar. Nëse mësoni se si të bëni një shkrirje të postës nga Excel në Word, mund të krijoni fatura, fatura mujore, detaje të abonimit dhe shumë dokumente të tjera zyrtare për qindra e mijëra klientë me disa klikime.

Duke mësuar se si të bëni një bashkim të postës në Word nga Excel, ju mund të krijoni email dhe posta elektronike të pasura me të dhëna dhe të shmangni gabimet njerëzore që vijnë si rrezik kur krijoni dokumente të tilla manualisht. Pra, le të fillojmë me metodat për të bërë një shkrirje të postës nga Excel në Word.

Si të bashkoni postën nga Excel në Word: Metoda manuale

Ka dy mënyra për të bërë një shkrirje të postës nga Excel në Word. E para është metoda manuale ku ju i shtoni vetë tekstet e mbajtësit të vendeve për një dokument dhe Word bën pjesën tjetër për pjesën e mbetur të postës elektronike ose email-it. Mësoni hapat për bashkimin manual të postës këtu:

Krijoni burimin e të dhënave në një fletë pune në Excel

Fillimisht, ju duhet të krijoni një bazë të dhënash nga e cila MS Word do të marrë të dhëna në Fushat e Bashkimit të Mailit brenda shabllonit të postës elektronike, postës, faturës, etj. Duhet të krijoni bazën e të dhënave Excel në atë mënyrë që të gjitha të dhënat që lidhen me një marrës të jenë në dispozicion në një rresht të vetëm.

Ju mund të ndani të dhëna të ndryshme në një rresht të vetëm nën tituj të ndryshëm të kolonave. Këto tituj kolonash do të funksionojnë si homologë për Fushat e Bashkimit të Postës në Word. Ju mund të krijoni kokën e kolonës ashtu siç dëshironi tani. Por më vonë, duhet të bëni modifikime të vogla në titujt e kolonave për të përputhur fushat në Word.

Gjeni më poshtë hapat bazë për të krijuar një bazë të dhënash për bashkimin e postës në Excel. Ky udhëzues do të krijojë një faturë për një biznes të vogël ose shtëpiak ku mund të dërgoni fatura me shumicë dhe fatura mujore për mijëra klientë në mënyrë të përballueshme pa u mbështetur në zgjidhje të kushtueshme në internet ose agjenci të palëve të treta:

• Krijoni një skedar Excel bosh dhe riemërtoni emrin e fletës në Faturat .
• Duhet të plotësoni të gjitha të dhënat për bashkimin e postës në këtë fletë pune.
• Tani krijoni artikujt që dëshironi të përfshini në dokumentin e bashkimit të postës si tituj kolonash . Këto do të funksionojnë si Fushat e bashkimit të postës në Word.
• Shkruani një emër klienti dhe të gjitha informacionet e tjera të lidhura nën kokën e kolonës përkatëse në të njëjtin rresht. Nëse ndryshoni rreshtat për të njëjtin klient, Word nuk do të jetë në gjendje të plotësojë informacionin e saktë në dokumentin e bashkuar.

Baza e të dhënave Excel për postën bashkon Excel me Word

• Ndërsa baza juaj e klientit rritet, mund të filloni të shtoni emra të rinj klientësh nën kokën e kolonës Klient .
• Gjithashtu, mund të shtoni të dhëna të reja për klientët ekzistues ose të rinj nën titujt e kolonave specifike.
• Sa herë që përditësoni këtë bazë të dhënash, shkrirja e postës së Word-it do të krijojë automatikisht një dokument të ri klienti për klientët e shtuar, do të heqë klientët nëse fshini disa dhe gjithashtu do të përditësojë shifrat në dokument sipas informacionit nga baza e të dhënave Excel.
• Shkrirja e postës Word nuk do të importojë formatimin e numrave nga Excel. Për të mbajtur elementët e formatimit të numrave, si numrat dhjetorë, simbolet e monedhës, etj., duhet të futni një kod të shkurtër në fusha specifike të bashkimit të postës. Do të përmend kodin dhe trukun për ta përdorur më vonë në këtë tutorial.

Kjo eshte! Ju keni krijuar me sukses bazën e të dhënave Excel për projektin e bashkimit të postës. Punë e mrekullueshme! Le të fillojmë krijimin e shabllonit të bashkimit të postës në Microsoft Word.

Krijoni një email ose postë për klientin tuaj

Së pari, duhet të hartoni emailin ose postën e faturës që dëshironi t'u dërgoni klientëve dhe klientëve tuaj. Letra duhet të përmbajë disa informacione bazë për ju siç tregohet më poshtë. Këto janë statike për të gjitha emailet dhe emailet.

Modeli Word për mënyrën se si të bëni një bashkim të postës në Word nga Excel

• Emri juaj
• Emri i biznesit tuaj
• Adresa e biznesit tuaj
• Logoja e kompanisë (nëse ka)
• Një linjë nënshkrimi

Bëni shkrirjen e postës nga Excel në Word

Tani që keni krijuar shabllonin Word në të cilin do të shtoni fushat e bashkimit të postës, le të shohim hapat më poshtë:

• Klikoni skedën Mailings në shiritin Word dhe më pas zgjidhni Start Mail Merge .

Krijo një shkrirje të postës së mesazheve email në Word

• Nga  lista rënëse , zgjidhni llojin e dokumentit që dëshironi të bëni. Le të zgjedhim Mesazhet me E-mail .
• Tani, përsëri klikoni Postimet , por këtë herë zgjidhni Zgjidh Marrësit .
• Meqenëse dëshironi të kryeni një shkrirje të postës nga Excel në Word, zgjidhni opsionin Përdor një listë ekzistuese .

Përzgjedhja e tabelës së bazës së të dhënave të bashkimit të postës nga Excel

• Tani, gjeni bazën e të dhënave të bashkimit të postës të krijuar më herët në Excel dhe zgjidhni fletën e punës Faturat në kutinë e dialogut Zgjidh tabelën .
• Tani, duhet të shihni që grupi i komandës "Write & Insert Fields" aktivizohet në menunë "Word ribbon" > Mailings .

Deri më tani, keni lidhur bazën e të dhënave Excel për bashkimin e postës me Word. Më pas, do të mësojmë se si të plotësojmë fushat e kërkuara në dokumentin e shabllonit të bashkimit të postës më poshtë:

• Klikoni opsionin Greetings Line në skedën Mailings dhe krijoni linjën e përshëndetjes që dëshironi të shtoni. Teksti i mbajtësit të vendeve "GreetingLine" do të shfaqet.

Krijoni një linjë përshëndetëse në bashkimin e postës për Word

• Tani, mund të shkruani një deklaratë që përmend pagesën e faturës. Kjo do të jetë një deklaratë statike që do t'u shkojë të gjithë marrësve.
• Nën vijën e përshëndetjes, mund të shtoni fusha të tjera të bashkimit të postës, si emaili i përdoruesit «Email_Customer» ; Numri i faturës: «Numri_Faturës» ; Data e faturës: «Data_Fatura» etj.

Krijimi i pjesës së sipërme të emailit të bashkimit të postës për faturat

• Pastaj, klikoni opsionin Fut Fushë Merge për të filluar shtimin e komponentëve dinamikë të projektit të bashkimit të postës.
• Komanda Insert Merge Field do të tregojë të gjitha titujt e kolonave të disponueshme në bazën e të dhënave Excel që keni shtuar në dokumentin e bashkimit të postës. Merrni kohën tuaj për të shtuar fushat që dëshironi.

Krijimi i detajeve kryesore të faturës dhe deklarata mbyllëse në emailin e bashkimit të postës

• Për shembull, mund të shtoni këto fusha të bashkimit: «Services_Line_1» ; «Data_Rreshti_1» ; «Shuma_Linja_1» ; «Linja_2 e shërbimeve» ; «Data_Linja_2» ; «Shuma_Linja_2» ; "Shuma_Total_".

Si të shkrihet me dorë Mail Merge nga Excel në Word Modeli i bashkimit të gjithë postës

• Tani që keni shtuar të gjitha fushat dinamike, mund të mbyllni emailin tuaj duke shtuar një vërejtje mbyllëse dhe një linjë nënshkrimi. Përsëri, ky do të ishte një komponent statik.
• Tani mund të klikoni butonin Preview Results nën skedën Mailings për të parë dokumentin e parë të bashkuar.

Siç mund ta shihni në pamjen paraprake që shuma e faturës nuk tregon monedhën ose pikat dhjetore. Për ta zgjidhur këtë, ndiqni hapat e përshkruar këtu:

• Klikoni me të djathtën në fushën e bashkimit të postës "Amount_Line_1" dhe klikoni "Ndrysho kodet e fushave" .

Modifikimi i Ndryshoni kodet e fushave në shkrirjen e postës Word

• Tani, ju duhet të shihni MERGEFIELD dhe më pas fushën.
• Futni kodin e mëposhtëm siç tregohet në imazhin e mësipërm:

#0,00 dollarë

• Tani, zgjidhni sërish fushën, kliko me të djathtën dhe Ndrysho kodet e fushave .

Ndryshoni kodet e fushës për të formatuar shumën nga Excel

• Më pas, shikoni pamjen paraprake për të konfirmuar nëse bashkimi i postës po importon formatimin e numrave apo jo.
• Tani mund të futni kodin e mësipërm në fusha të tjera të bashkimit të postës me numra si "Shuma_Line_2" dhe "Shuma_Total_" .

Tani mund të nënvizoni të dhëna të rëndësishme në shabllonin e postës elektronike. Shkrimi i postës së fjalës do të mbajë formatimin në të gjitha dokumentet e tjera që krijoni në këtë projekt të shkrirjes së postës.

Përfundimi i bashkimit në Word

Pasi të jetë gati, klikoni Finish & Merge > Redakto Documents Individual > Të gjitha në kutinë e dialogut Merge records . Kliko OK për të krijuar të gjitha dokumentet e bashkuara për çdo klient në bazën e të dhënave Excel.

Mësoni si të bashkoni postën nga Excel në Word me dorë

Shkrirja e postës Word do të krijojë një dokument të ri me emailet e bashkuara. Pra, duhet ta ruani skedarin veçmas ose të dërgoni email menjëherë.

Si të shkrihet posta nga Excel në Word: Magjistari i shkrirjes së postës

Mënyra e dytë për të bërë një bashkim të postës është duke përdorur magjistarin Mail Merge të Microsoft Word. Megjithatë, kjo është një metodë e ndërlikuar. Ju duhet të modifikoni bazën e të dhënave burimore në Excel sipas fushave të disponueshme të bashkimit të postës në Word. Ja çfarë duhet të bëni për të provuar bashkimin automatik të postës në Word:

• Krijoni shabllonin e dokumentit Word dhe më pas klikoni Postimet > Fillimi i bashkimit të postës > lloji i dokumentit që dëshironi të prodhoni.

Ndërfaqja e përdoruesit për magjistarin e shkrirjes së postës hap pas hapi

• Më pas, klikoni sërish Start Mail Merge dhe më pas zgjidhni Magjistarin e shkrirjes së postës hap pas hapi .

Hapi i dytë i bashkimit të postës në Mail Merge Wizard

• Udhëzimet do të shfaqen në gjashtë hapa në panelin e lundrimit në anën e djathtë të Word.
• Duhet të kryeni detyrën e treguar në hapin e parë dhe më pas klikoni Next: Dokumenti fillestar për të ndjekur magjistarin.

Si të shkrihet posta nga Excel në Word: FAQ

Si mund të bashkoj automatikisht të dhënat nga Excel në Word?

Mund të bashkoni automatikisht të dhënat me Word nga Excel duke përdorur veçorinë e bashkimit të postës së Word-it. Për këtë, duhet të keni me vete skedarin Excel. Më pas, krijoni një dokument të ri Word dhe filloni të shkruani emailin ose postën tuaj. Në vendet ku duhet të importoni vlera nga Excel, klikoni në fushën Insert Mail Merge dhe shtoni vlerën e kërkuar.

Përpara se ta bëni këtë, duhet të shtoni bazën e të dhënave Excel duke shkuar te Postimet > Zgjidhni Marrësit > Përdorni një listë ekzistuese dhe zgjidhni skedarin Excel. Pasi të krijoni dokumentin shabllon manualisht, finalizoni bashkimin e postës dhe Word do të krijojë automatikisht të gjitha emailet ose postat e tjera për marrësit përkatës.

Si mund të krijoj një shkrirje postare nga të dhënat e Excel?

Mund të krijoni një shkrirje të postës nga të dhënat e Excel, siç bëni zakonisht për një listë të re kontaktesh ose kontaktesh nga Outlook. Por, për të përdorur të dhënat nga një fletë pune në Excel, ndiqni këto hapa:

• Ruani skedarin Excel dhe shabllonin e bashkimit të postës së Word-it në hapësirën ruajtëse lokale.
• Hapni skedarin Word dhe klikoni Postimet.
• Tani, zgjidhni opsionin Zgjidh Marrësit dhe klikoni Përdor një listë ekzistuese.
• Tani lundroni te disku ku ekziston skedari Excel, zgjidhni atë dhe më pas klikoni Open.
• Kjo eshte! Ju keni lidhur me sukses skedarin Excel për bashkimin e postës.

Cilat janë gjashtë hapat e bashkimit të postës?

Sipas magjistarit të shkrirjes së postës hap pas hapi, në vijim janë gjashtë hapat për bashkimin e postës në Word:

• Zgjidhni llojin e dokumentit si letra, zarfe, direktori, etj.
• Zgjidhni dokumentin fillestar si dokumenti aktual ose dokumenti ekzistues
• Zgjidhni marrësit nga një listë ekzistuese (Excel), kontaktet e Outlook ose një listë e re
• Shkruani letrën tuaj
• Shikoni letrat tuaja
• Plotësoni bashkimin

konkluzioni

Tani ju e dini se si të bashkoni postën nga Excel në Word duke ndjekur ose metodën manuale ose magjistarin e shkrirjes së postës së Word-it. Provoni ndonjë nga metodat në varësi të dokumentit tuaj të bashkimit të postës, bazës së të dhënave dhe shkallës së personalizimit që ju nevojitet.

Mos harroni të komentoni më poshtë nëse dini ndonjë metodë tjetër të lehtë se si të bëni një bashkim të postës në Word nga Excel. Ju gjithashtu mund të dëshironi të dini  se si të printoni etiketa nga Excel duke përdorur shkrirjen  dhe  shkrirjen e postës së MS Word nga komentet dhe ndryshimet nga shumë dokumente .