Ndiqni këta hapa për të menaxhuar më mirë asetet tuaja dixhitale

Kur bëhet fjalë për drejtimin e një biznesi, së shpejti do të zbuloni se shumë aspekte kërkojnë vëmendje dhe analizë të veçantë. Menaxhimi i aseteve dixhitale i referohet procesit të organizimit të zotërimeve dixhitale të një kompanie. Kjo përfshin logon, imazhet, letrat e bardha, studimet e rasteve dhe disa lloje të tjera të përmbajtjes. Meqenëse ato janë të vlefshme për një biznes, bëhet jashtëzakonisht thelbësore ruajtja dhe mbikëqyrja e tyre. Kjo është arsyeja pse ne do t'ju prezantojmë me disa këshilla të mahnitshme për menaxhimin e aseteve dixhitale.

Përmbajtja

• 1 1. Ndërtoni një bibliotekë
• 2 2. Mbani sigurinë në krye të listës së kontrollit
• 3 3. Bëjeni të lehtë lundrimin
• 4 4. Përdorni modele të miratuara nga kompania
• 5 5. Hiqni qafe përmbajtjen e vjetër
• 6 6. Konsultohuni me ekipin tuaj
• 7 7. Mirëmbajtja është çelësi

1. Ndërtoni një bibliotekë

Mund të jetë e vështirë të gjesh skedarë të rëndësishëm nëse nuk keni një dosje të centralizuar që mban të gjitha të dhënat e nevojshme. Për më tepër, ai gjithashtu rrit shanset e vendosjes së gabuar të dokumenteve që përmbajnë informacion thelbësor. Pra, markat duhet të ndërtojnë një bibliotekë dhe të mbajnë gjithçka në një vend. Megjithatë, nëse doni ta bëni procesin edhe më të efektshëm, është mirë të shkoni me mantra më pak është më shumë. Në këtë mënyrë, ju mund të siguroni akses të kufizuar të të dhënave për punonjës të ndryshëm.

2. Mbani sigurinë në krye të listës së kontrollit

Pavarësisht nëse është një kartëvizitë ose PDF e një kompanie, çdo aktiv dixhital është po aq i vlefshëm. Prandaj, është shumë e rëndësishme t'i mbroni ato. Sigurohuni që të investoni një kohë të mirë për t'i dhënë akses të mbrojtur me fjalëkalim në skedarët dhe dosjet tuaja. Për më tepër, vazhdoni të ndryshoni rregullisht fjalëkalimet. Kjo siguron që ish-punonjësit të mos kenë asnjë gjurmë informacioni në lidhje me kompaninë tuaj.

3. Bëjeni të lehtë për të lundruar

Më shpesh, punonjësit kërkon shumë kohë të lundrojnë nëpër qindra skedarë dhe dosje vetëm për të gjetur një imazh. Prandaj, për të shmangur çdo konfuzion, sigurohuni që të menaxhoni dhe renditni përmbajtjen më thjesht.

Pa një sistem konkret të menaxhimit të aseteve dixhitale, të dhënat e ndjeshme të kompanisë suaj mund të jenë në rrezik. Prandaj, është e rëndësishme të kontrolloni punonjësit që kanë akses në dosjet. Nëse dëshironi të menaxhoni asetet e markës suaj , atëherë mënyra më e mirë për ta bërë këtë është duke investuar në softuer që e bën procesin shumë më të lehtë për t'u lundruar. Do të zbuloni se ka opsione të besueshme në internet që duhet t'i shikoni.

Kjo përfshin shtimin e datave, etiketave, fjalë kyçe dhe të kesh një hierarki optimale të dosjeve që e bën të lehtë personalizimin e përmbajtjes. Kjo më vonë mund të përdoret edhe nga anëtarët e tjerë të ekipit.

4. Përdorni modele të miratuara nga kompania

Qoftë një prezantim PowerPoint ose një dokument Word, çdo biznes ose kompani ka një strukturë strikte që duhet ndjekur. Gjëja më e mirë për këto struktura është se ato janë të ndërtuara paraprakisht, dhe kështu punonjësit tuaj nuk do të duhet t'i ripunojnë ato herë pas here. Gjithashtu i mban ata larg kryerjes së gabimeve të mëdha.

Pavarësisht se ka një shabllon të miratuar nga kompania, gjithmonë ka vend për të shtuar pak kthesë dhe për të personalizuar prezantimet ose dokumentet.

5. Hiqni qafe përmbajtjen e vjetër

Është thelbësore të përditësohen asetet aktuale dhe t'i mbash ato në dispozicion. Megjithatë, shumë kompani nuk e ndiejnë nevojën për të hequr qafe informacionin e vjetëruar. Ata mbingarkojnë sistemet, gjë që në fund godet produktivitetin e punonjësve të tyre.

Qëllimi kryesor i një sistemi të menaxhimit të aseteve dixhitale është të ndihmojë ekipin tuaj të gjejë të dhënat shpejt. Por kur sistemi është i mbingarkuar me të dhëna të padëshiruara, mund të rezultojë të jetë një pengesë e madhe kur bëhet fjalë për përmbushjen e afateve dhe përfundimin e detyrave. Për më tepër, ai gjithashtu merr shumë hapësirë ​​që ngadalëson më tej efektivitetin e kërkimit.

6. Konsultohuni me ekipin tuaj

Përpara se të filloni një sistem DAM për organizatën tuaj, është më mirë të flisni me punonjësit tuaj për këtë. Kjo do të qartësojë dyshimet e tyre dhe ata do të kenë një pasqyrë më të mirë se si funksionon. Për më tepër, drejtojini ata nëpër çdo udhëzues që do t'i inkurajojë ata të punojnë me zgjuarsi gjatë përdorimit të dosjeve të përbashkëta. Jepu atyre një përmbledhje se kush mund të hyjë në skedarë dhe dosje të ndryshme për të shmangur çdo konfuzion.

7. Mirëmbajtja është çelësi

Pasi sistemi juaj i menaxhimit të aseteve dixhitale të jetë gati për të funksionuar, ju duhet ta mbani atë të mirëmbajtur. Ndihmon në zbulimin e problemeve të vogla dhe parandalon që ato të kthehen në një rrëmujë të madhe. Meqenëse asetet dixhitale nuk do të ndalojnë kurrë së rrituri, këshillohet gjithashtu të qëndroni të përditësuar me teknologjinë dhe kërcënimet e mundshme.

Një sistem dixhital i menaxhimit të aseteve i ndihmon organizatat të marrin kontrollin mbi të dhënat e rëndësishme në kohë reale. Ai mundëson dërgimin e përmbajtjes së duhur njerëzve të duhur. Për më tepër, punonjësit mund të gjurmojnë dhe kontrollojnë lehtësisht nëse sistemi po funksionon me efikasitet. Nëse po mendoni ta integroni atë në organizatën tuaj, merrni ndihmë nga hapat e përmendur më sipër.