3 këshillat kryesore për konvertimin e zyrës tuaj në pa letër

Zgjedhja për t'u kthyer në pa letër është një veprim i shkëlqyeshëm për shumë zyra në ditët e sotme. Jo vetëm që është një zgjedhje miqësore me mjedisin për biznesin tuaj, por është gjithashtu një lëvizje e shkëlqyer për organizimin dhe kujdesin për dokumente të caktuara përreth zyrës. Këtu janë disa nga këshillat tona më të mira për konvertimin tuaj në pa letër.

Përmbajtja

• 1 1. Merre ngadalë
• 2 2. Keni gati dhe në pritje softuerin e duhur
• 3 3. Vendosni se çfarë të arkivoni

1. Merre ngadalë

Një nga gjërat më të këqija që mund të bëni këtu është të përfundoni transferimin shumë shpejt. Kjo duhet të jetë sa më e ngadaltë dhe sa më metodike të jetë e mundur. Nëse jeni shumë shpejt, ekziston rreziku që diçka të humbet lehtësisht. Ju duhet ta merrni ngadalë në mënyrë që të jeni të sigurt se gjithçka është llogaritur siç duhet.

Ju mund të vendosni të trajtoni departamentin e konvertimit sipas departamentit, ose çdo mënyrë tjetër që ju e shihni të arsyeshme. Megjithatë, ju zgjidhni ta bëni atë, sigurohuni që asnjë dokument të mos mbetet pas. Duhet të siguroheni që gjithçka të konvertohet në një format pa letër. Mund të jetë tepër i parëndësishëm, ose mund të jetë një nga skedarët më të rëndësishëm në zyrën tuaj. Të gjithë meritojnë të njëjtin kujdes dhe vëmendje gjatë një konvertimi në një sistem pa letër.

2. Keni gati dhe në pritje softuerin e duhur

Para se të filloni edhe konvertimin, duhet të siguroheni që keni softuerin e duhur në vend. Duke zgjedhur diçka si softueri CAFM , ju do të keni gjithçka që ju nevojitet për të siguruar që konvertimi nga kopje e shtypur në kopje dixhitale të ndodhë pa probleme.

Nuk është aq e thjeshtë sa të bësh ndryshimin për t'u bërë pa letra. Duhet të siguroheni që keni infrastrukturën e duhur për të zëvendësuar disa nga proceset që mund të keni trajtuar më parë në letër. Sigurohuni që ky softuer të jetë intuitiv dhe i lehtë për t'u përdorur dhe përgatituni të trajnoni punonjësit tuaj për të ndihmuar që transferimi të kalojë pa probleme.

3. Vendosni se çfarë të arkivoni

Vetëm për shkak se po kaloni te pa letra nuk do të thotë domosdoshmërisht se do të shkatërroni të gjitha dokumentet që po kalojnë në sistemin e ri. Ndërsa do të digjitalizoni shumë prej tyre, ka disa që mund të dëshironi t'i mbani edhe kopjet në letër. Shembujt mund të përfshijnë kontrata të rëndësishme ose dokumente të tjera të ngjashme.

Me këto, është e rëndësishme që ato të arkivohen siç duhet dhe të depozitohen për ruajtje. Nëse zgjidhni të shkatërroni një dokument në vend të kësaj, sigurohuni që po e bëni këtë në mënyrë korrekte – veçanërisht nëse skedari përmban ndonjë lloj informacioni të ndjeshëm.

Zgjedhja për t'u kthyer në një zyrë pa letra është një veprim i shkëlqyeshëm, por është një veprim që do të kërkojë shumë kujdes dhe planifikim. Merrni kohë për të gjetur rrugën dhe ritmin e duhur për biznesin tuaj në këtë përpjekje, veçanërisht nëse do të vazhdoni të punoni si zakonisht gjatë konvertimit. Me shumë punë të palodhur, së shpejti do të përfundoni dhe do të jeni gati për të nisur këtë kapitull të ri pa letra në historinë e kompanisë suaj.