Як розпочати роботу зі списками Microsoft

Microsoft Lists — це новітнє доповнення до стабільної програми Microsoft 365. Хоча назва може спокусити вас списати її як ще одну ітерацію завдань Outlook, завдань або планувальника, списки насправді є унікальною пропозицією, яка ближче до Excel, ніж будь-яка з перерахованих вище.

На основі SharePoint та доступу через веб-інтерфейс Lists можна розглядати як спробу Microsoft відтворити рішення з низьким кодом, такі як Airtable . Він більше «подібний до програми», ніж електронна таблиця, і при цьому надає користувачам набагато більше контролю, ніж звичайний додаток для розміщення списків, як-от To-Do або його попередник Wunderlist.

Силу списків можна оцінити лише тоді, коли ви побачите її в дії. Якщо ви маєте дійсну підписку, програма з’явиться в панелі програм Office 365 – вона має яскравий значок із теплою палітрою.

Щоб розпочати, натисніть помітну кнопку «Новий список». Варто витратити трохи часу на попередній перегляд шаблонів за замовчуванням, оскільки вони ілюструють спосіб використання списків.

Візьмемо, наприклад, стандартний засіб відстеження проблем. Він використовує макет на основі сітки, який знаходиться десь посередині між електронною таблицею та звичайним додатком для переліку. Далі є Asset Manager, який є ще більш наочним – він містить зображення та ряд кольорових інформаційних мікросхем.

Ви можете створити новий список із шаблону, натиснувши «Використовувати шаблон». Ви також можете створити список з нуля, що вимагатиме використання інтерфейсу в стилі SharePoint для налаштування власних полів. Також можна імпортувати електронну таблицю Excel, що ще більше скорочує розрив між списками та звичайними настільними програмами.

Як би ви не створили свій список, вам потрібно буде дати йому назву, опис, колір та піктограму. Після налаштування список відкриється на порожній аркуші.

Ви можете додати дані, натиснувши кнопку «Новий» у верхньому лівому куті. Це відкриє форму, яка дозволить вам додати новий елемент до списку. Поля форми відповідатимуть налаштованим у списку.

Якщо ви робите кілька додань одночасно, ви можете перейти до режиму сітки у верхньому лівому куті. Це перетворює все на екрані в поле для редагування, дуже схоже на електронну таблицю. Використовуючи цей інтерфейс, ви можете швидко керувати даними у своєму списку.

Ви можете експортувати свої дані в електронну таблицю Excel за допомогою кнопки на верхній панелі інструментів. Інший варіант – отримувати сповіщення електронною поштою або SMS щоразу, коли дані змінюються в списку – клацніть піктограму з трьома крапками ("...") угорі, а потім "Сповісти мене". У діалоговому вікні, що з’явиться, ви зможете вибрати, про що ви отримуватимете сповіщення, а також коли і куди надходять сповіщення.

На цьому наш початковий огляд списків закінчено. У наступних статтях ми розглянемо створення та редагування списків, керування даними у списках та вивчення різних параметрів перегляду, доступних у програмі. Варто також зазначити, що списки можна інтегрувати в багато інших інструментів Microsoft, включаючи Power Apps, Automate і Microsoft Teams, що дозволяє використовувати службу як центральне сховище для вашої інформації.