Як сортувати в Excel

Хоча більшість організацій збирають дані, щоб допомогти приймати рішення, вони часто потрапляють у Excel у невпорядкованому форматі. Таким чином, може бути важко зрозуміти зв’язки, закономірності та тенденції в даних.

На щастя, ви можете робити різні речі, як-от додавати таблиці та округлювати клітинки в Excel , але як сортувати дані? Ви в потрібному місці, якщо ніколи не використовували Excel для цієї мети. У цій статті пояснюється, як сортувати дані в Excel, у групі чи в усій електронній таблиці. 

Що потрібно знати про сортування даних в Excel

Для успішного сортування даних у Excel потрібно підготувати електронну таблицю різними способами. По-перше, вам слід видалити порожні клітинки, оскільки Excel сортуватиме їх, впливаючи на підсумки та інші сформульовані елементи.

Далі дані в стовпцях повинні бути одного типу. Наприклад, якщо стовпець містить дати, у діапазоні клітинок не повинно бути жодної іншої форми даних, наприклад тексту чи чисел, інакше сортування не вдасться.

Крім того, ви можете перевірити та видалити дублікати в Excel перед сортуванням будь-яких клітинок або стовпців, щоб переконатися, що нічого не йде не так після сортування.

Нарешті, дуже важливо мати резервну копію даних на випадок, якщо під час процесу щось піде не так. 

Сортування даних в алфавітному порядку в Excel

Якщо у вас є простий стовпець, який потрібно відсортувати за алфавітом, ви можете вибрати клітинки та вибрати параметри сортування. Однак Excel сортує лише вибрані клітинки, що може зіпсувати всю електронну таблицю.

Якщо вищевказаний варіант працює для вас, це чудово. Якщо ні, у вас є два варіанти:

• Для електронних таблиць із розривами між рядками або кількома заголовками в одному стовпці виберіть комірки стовпців, які потрібно відсортувати (у межах вибраного стовпця), включно з усіма зв’язаними рядками, а потім виберіть параметри сортування.
  
• Для великих електронних таблиць без проміжків між рядками ви можете вибрати всю електронну таблицю (корисно, якщо включено заголовки), указати стовпець для сортування, а потім вибрати параметри сортування.
  

Обидва параметри сортування Excel, наведені вище, переміщують усі дані рядків разом із відсортованими даними стовпців, щоб зберегти всі зв’язки на місці. Ось як зробити обидва.

Як відсортувати розділ даних в алфавітному порядку в Excel

1. Щоб відсортувати стовпець у розділі, виділіть усі рядки та стовпці, які містять дані стовпця, які потрібно відсортувати. Не вибирайте заголовки.
2. Виберіть вкладку «Дані»  на панелі меню, щоб відкрити відповідну стрічку під нею.
3. Виберіть «Сортувати»  , щоб відкрити діалогове меню сортування. Не використовуйте «AZ» або «ZA», оскільки вони використовують поточні параметри з меню «Сортування»  , які можуть зіпсувати все.
4. Зніміть прапорець Мої дані мають заголовки, якщо це ще не зроблено.
5. Виберіть стовпець сортування зі спадного списку Стовпець  .
6. У розкривному списку «Сортувати за» виберіть «Значення клітинок»  .
7. Виберіть метод сортування від А до Я або Я до А  у розкривному списку «Порядок». Комірки з літерами та цифрами будуть відсортовані зліва направо.
8. Натисніть OK  , щоб зберегти налаштування сортування.
9. Тепер Excel відобразить результати, відсортовані за алфавітом. Рядок даних кожного стовпця також переміщується разом із відсортованими клітинками.

Як відсортувати стовпець даних за алфавітом в Excel

На відміну від сортування розділу даних, сортування стовпця вимагає вибору всієї електронної таблиці. Якщо ви виберете стовпець, переміщуватимуться лише ті дані, які переміщують всю електронну таблицю. Якщо у вас є більше ніж один заголовок у стовпці, ви повинні використовувати описаний вище процес сортування розділів. Вибравши весь аркуш, ви можете вибрати стовпець для сортування та всі інші параметри сортування, виконавши наведені нижче дії.

1. Відкрийте свою електронну таблицю та натисніть кнопку «Вибрати все»  у верхньому лівому куті аркуша під полем «Назви».
   
2. Натисніть вкладку «Дані»  на панелі меню, щоб відкрити відповідну стрічку параметрів під нею.
3. Виберіть «Сортувати»  , щоб відкрити діалогове меню сортування. Не натискайте «AZ» або «ZA» на стрічці, оскільки вони реагують на поточні параметри, знайдені в меню «Сортування»  . Це може все зіпсувати.
   
4. Поставте прапорець «Мої дані мають заголовки»  в діалоговому вікні «Сортувати», оскільки вибрано всі заголовки. Зауважте, що ви можете мати лише один заголовок на стовпець. В іншому випадку вам доведеться сортувати на основі розділів, використовуючи наведений вище процес.
5. Виберіть стовпець сортування зі спадного списку Стовпець  . Він має відображати назви заголовків замість букв стовпців.
6. У розкривному списку «Сортувати за» виберіть «Значення клітинок»  .
   
7. Виберіть від А до Я або Я до А як варіант сортування зі спадного списку «Порядок»  . Комірки з цифрами та літерами буде відсортовано зліва направо, тому «IN0119» та «IN0118» буде відсортовано як «IN0018», а потім «IN0019», якщо використовується параметр «А до Я».
8. Натисніть OK , коли закінчите. Електронна таблиця відобразиться в алфавітному порядку відповідно до вибраного стовпця. Якщо ви переплутали або не сподобалися результати, скористайтеся опцією «Скасувати»  .

Що потрібно знати про сортування даних у числовому або хронологічному порядку в Excel

Сортування даних у числовому або хронологічному порядку мало чим відрізняється від сортування в алфавітному порядку, але у вас є інші варіанти сортування. Excel ідентифікує дані в клітинках і пропонує параметри сортування на основі цих критеріїв. Як і з усіма параметрами сортування, видаліть порожні клітинки та рядки в документі Excel , інакше це вплине на відсортовані результати.

Дати дадуть вам вірші «від старішого до найновішого» та «від новішого до найдавнішого», «від А до Я» та «від Я до А». Числа дадуть вам «від найменших до найбільших» і «від найбільших» до найменших».

Залежно від того, чи потрібно відсортувати розділ за цифрами/хронологічно чи цілий стовпець, перегляньте наведені нижче процеси.

Як відсортувати розділ даних за числом/хронологією в Excel

Сортування розділу даних у хронологічному порядку (тобто за датами) або за числом (тобто за числами) подібне до сортування їх за алфавітом, за винятком того, що параметри сортування відрізняються.

1. Щоб відсортувати розділ стовпця в числовому/хронологічному порядку в межах розділу даних, виберіть рядки, які містять дані стовпців, які потрібно відсортувати, але не вибирайте жодних заголовків.
   
2. Клацніть вкладку «Дані»  на панелі меню. Ця дія відкриває відповідну стрічку параметрів під ним.
3. Виберіть «Сортувати»  , щоб відкрити діалогове меню сортування. Не натискайте «AZ» або «ZA» на стрічці, оскільки вони реагують на поточні параметри, знайдені в меню «Сортування»  . Це може все зіпсувати.
   
4. Зніміть прапорець Мої дані мають заголовки,  якщо це ще не зроблено, оскільки ви не вибрали жодного заголовка на попередніх кроках. Це чистіший спосіб сортування.
5. Виберіть стовпець сортування зі спадного списку Стовпець  .
   
6. У розкривному списку «Сортувати за» виберіть «Значення клітинок»  .
7. Виберіть «Від старішого до найновішого» або «Від новішого до найстарішого» як параметр сортування зі спадного списку «Порядок»  .
   
8. Натисніть OK,  щоб зберегти налаштування сортування. Ви побачите стовпець розділу, відсортований у хронологічному або цифровому порядку. Усі рядки мають з’явитися з відповідними комірками стовпців.

Як відсортувати кілька стовпців в Excel

Іноді вам може знадобитися кілька критеріїв сортування, щоб зробити дані легшими для інтерпретації. Однак сортування кількох стовпців може неправильно впорядкувати дані залежно від макета електронної таблиці.

Багаторазове сортування має ґрунтуватися на основному сортуванні, за яким слідує точний порядок сортування, наприклад «Дата покупки», за якою йде «Категорія продукту», а потім «Розділ відділу».

Наведений вище приклад означає, що Excel сортуватиме спочатку за датами покупки, а потім за категоріями продуктів у кожній відповідній даті покупки. На цьому етапі ви побачите всі категорії придбаних товарів, перераховані в хронологічному порядку під кожною датою.

Суть полягає в тому, що Excel сортує на основі встановленого вами порядку, тому спочатку сортує стовпець «Дата покупки», а потім стовпець «Категорії продуктів» у кожній даті.

У будь-якому випадку найкраще скопіювати електронну таблицю, попрацювати над дублікатом для порівняння та захистити вихідні дані від пошкодження.

1. Відкрийте відповідну електронну таблицю та виберіть будь-яку комірку, потім перейдіть до панелі меню вгорі та натисніть вкладку Дані  .
   
2. Виберіть «Сортувати»  на панелі меню вгорі, щоб відкрити діалогове вікно сортування.
3. Перейдіть до розділу Стовпець  у діалоговому вікні та клацніть  спадне меню Сортувати за . Виберіть основний стовпець сортування.
4. Виберіть спадне меню «Сортувати за»  та виберіть «Значення клітинок».
   
5. Натисніть спадне меню «Порядок»  і виберіть критерії сортування, які ви хочете використовувати.
6. Перейдіть у верхній лівий кут і виберіть Додати рівень.  Це додає новий розділ сортування.
   
7. У розділі Стовпець клацніть спадне меню Потім за  та виберіть наступний стовпець, який потрібно відсортувати. Це буде вторинна функція сортування, яка сортує в межах першої.
8. Натисніть спадні меню «Сортувати за» та «Порядок»  і виберіть бажані критерії.

Пам’ятайте, що стовпець, який ви вибрали першим, стає основним ключем сортування. Друге сортування фільтрує в межах першого, а третє фільтрує в межах другого. Якщо сортування другого або третього стовпця суперечить критеріям, які ви встановили для першого стовпця, він залишиться невідсортованим.

Як відсортувати дані в спеціальному порядку в Excel

Можливо, ви захочете відсортувати свої дані за допомогою параметра, якого немає в Excel за замовчуванням, наприклад сортування за параметрами Small , Medium , Large і X-Large . Алфавітне сортування розміщує їх у неправильному порядку, а числове/хронологічне сортування не застосовується. У цьому випадку ви можете створити спеціальний порядок сортування.

1. Відкрийте електронну таблицю з даними, які потрібно відсортувати.
2. Перейдіть до панелі інструментів угорі та виберіть Дані.
   
3. Виберіть опцію «Сортувати»  на панелі меню.
4. Перейдіть до розділу «Стовпець», натисніть спадне меню «Сортувати за»  та виберіть основний стовпець сортування.
   
5. У розкривному меню «Сортувати за»  виберіть «Значення клітинок»  , щоб відсортувати їх за вмістом.
   
6. Клацніть спадне меню «Порядок»  , а потім виберіть  критерії сортування від А до Я або Я до А.
7. Щоб додати вторинне сортування, натисніть кнопку «Додати рівень»  .
8. Виконайте попередні кроки сортування: встановіть параметри Сортувати за , Сортувати за та Порядок  , а потім натисніть OK.
   

Як відсортувати рядок в Excel

Основна структура Excel організовує дані в стовпці. Однак інколи ваші дані можуть мати горизонтальне розташування, де кожен рядок містить різні атрибути набору даних. У цьому випадку логічним способом організації даних є сортування рядків.

Ось як це робиться:

1. Відкривши в електронній таблиці Excel дані, які потрібно відсортувати, натисніть курсор на першу клітинку рядка, який потрібно відсортувати, і перетягніть її, щоб вибрати всі клітинки з даними. 
   
2. Перейдіть до панелі навігації вгорі та торкніться опції «Дані»  . 
   
3. Торкніться опції «Сортувати»  , щоб відкрити діалогове вікно з параметрами сортування. 
4. Виберіть «Параметри» у верхньому правому куті діалогового вікна. 
5. У спливаючому вікні Параметри сортування виберіть Сортувати зліва направо  та натисніть OK .
   
6. Перейдіть до розділу Сортувати за  та натисніть спадне меню. 
7. Виберіть рядок 1 або рядок 2 або інший рядок, який ви хочете відсортувати, і торкніться кнопки OK  . Це автоматично відсортує дані.
   

Сортуйте свою електронну таблицю

Невідсортовані дані ніколи не мають сенсу. Що ще гірше, організація вручну може зайняти час і призвести до людських помилок. За допомогою Excel ви можете сортувати дані в будь-якому потрібному форматі та створювати власні критерії. 

Далі ви також можете дізнатися про те, як використовувати VLOOKUP в Excel для пошуку потрібних даних.