Як використовувати VLOOKUP в Excel

Обчислення великих обсягів даних у Excel може бути непосильним і займати багато часу, тому автоматизація є корисною. Якщо ви регулярно користуєтеся Excel, ви будете знайомі з усіма його функціями, які дозволяють швидко обчислювати та опрацьовувати числа. Але якщо ви використовуєте кілька електронних таблиць і вам потрібно звернутися до однієї, пошук цифр вручну може бути неприємним.

Саме тут на допомогу приходить VLOOKUP. Вертикальний пошук або VLOOKUP допомагає вибрати певну інформацію з величезного блоку даних. У цій статті ми пояснюємо, як ним користуватися.

Як використовувати VLOOKUP в Excel

Виберіть значення

У цьому прикладі ми будемо використовувати смартфони як значення. У нас будуть iPhone (A2), Samsung (A3), Xiaomi (A4), Nokia (A5) і Google Pixel (A6). Це значення пошуку, які ви використовуватимете для пошуку даних по кожному. Ви можете мати їх будь-де, де вам зручно, але для зручності навігації нехай вони відображатимуться ближче до значення VLOOKUP, яке ви шукаєте.

Виберіть діапазон значень

Виберіть клітинку поруч зі своїм значенням, у якій потрібно створити діапазон значень. Переконайтеся, що ваша комірка починається з (=VLOOKUP), а потім виберіть усі потрібні значення. Ваш діапазон матиме вигляд (A2:B5). У цьому випадку A2 знаходиться в стовпці значень, а B5 буде отримано зі значень діапазону, які ви намагаєтеся знайти. На цьому етапі ваша формула виглядатиме так: (=ВПР (A5, A2:B5).

A5 — вихідне значення, для якого ви шукаєте дані. Завжди включайте його, інакше ваші висновки можуть бути неточними.

Стовпець значення, що повертається

Тепер, коли ви знаєте значення, яке шукаєте, і вибраний діапазон значень, вам потрібно повідомити Excel розташування вашого значення, що повертається. Зверніть увагу на це, тому що ви не використовуватимете звичайну систему імен, яку використовує стовпець Excel. Рахуючи зліва, виберіть число в межах вибраного діапазону залежно від поверненого значення, яке ви хочете знайти.

Наприклад: (=ВПР (A5, A2:B5; 3;0)

Отримання точного або приблизного значення повернення

На останньому кроці ви хочете повідомити Excel знайти вам приблизне або точне значення. Зробіть це, ввівши «FALSE» або «TRUE». Це допоможе вам з’ясувати, чи є ваш аргумент помилковим. Це просто означає, що Excel не може знайти відповідні дані.

Якщо ваші дані ПРАВДИВІ, Excel надасть вам значення, яке буде максимально наближеним до того, що ви шукаєте, що спрощує все.

Якщо ви дотримуєтеся цих чотирьох функцій відповідно до вказівок, ви отримаєте свої значення пошуку та зменшите стрес, який знадобився б для пошуку ваших значень. У цей момент ви не повинні відчувати страху.

Чому VLOOKUP не працює?

Працюючи з величезними наборами даних, легко щось переплутати, особливо якщо вони не впорядковані належним чином. Це може бути джерелом ваших проблем із VLOOKUP. Ось кілька поширених помилок, з якими ви можете зіткнутися під час використання VLOOKUP.

Excel не може знайти значення

Якщо вам не вдасться зіставити значення в електронній таблиці зі значенням у функції VLOOKUP, ви побачите повідомлення про помилку #NA. Це тому, що VLOOKUP не вважає їх збігом. Щоб виправити це, вам потрібно буде знову ввести свої значення та переконатися, що вони збігаються.

Ви не маєте значення в першому стовпці

Перш ніж вводити будь-які інші аргументи, ви повинні мати значення в першому стовпці після відкриття дужки VLOOKUP. Якщо цього не зробити, виникне помилка #NA. Виправте це, розташувавши свої значення в належному порядку.

Значення LOOKUP невелике

Якщо ви отримаєте відповідний збіг, який є меншим за всі інші значення, які ви використовуєте у своїй таблиці, ви отримаєте помилку #NA.

Довге значення LOOKUP

Функція VLOOKUP підтримує довжину до 255 символів. Якщо ви введете щось довше, ніж це, Excel поверне помилку #NA. Щоб виправити це, переконайтеся, що ви дотримуєтеся відповідної довжини. Крім того, якщо вам потрібна більша довжина символів, замість цього використовуйте формулу INDEX, MATCH.

Числа відображаються як текст

Іноді під час використання Excel ваші числа можуть перетворюватися на текст. Якщо це станеться, ви не зможете створити потрібні значення. Натомість з’являється помилка #NA. Якщо це станеться, спочатку перетворіть увесь текст на числові значення, щоб отримати свої значення.

Пробіли у значенні LOOKUP

Якщо ви випадково вставите пробіли між своїми значеннями, ви отримаєте помилку #NA. Щоб виправити це, помістіть значення пошуку у формулу =VLOOKUP і скористайтеся функцією TRIM, щоб видалити всі пробіли.

Ваш стіл розширюється

Додаючи додаткові рядки, вам також потрібно оновити VLOOKUP, щоб він включив їх у процес обчислення. Для цього відформатуйте діапазон, з яким ви працюєте, щоб усі зміни було додано. Для цього виберіть діапазон комірок, які потрібно відформатувати, перейдіть до «Домашня сторінка», а потім «Форматувати як таблицю». Виберіть стиль, який хочете використати. В області дизайну змініть назву таблиці.

VLOOKUP працює лише з даними праворуч

Переконайтеся, що ви розташували всю інформацію праворуч від значення пошуку. Функція VLOOKUP обробляє інформацію, починаючи з того, що знаходиться в крайньому лівому куті, а потім зводить її в таблицю з тим, що знаходиться праворуч. Якщо ви плутаєте дані, вони не враховуватимуть те, що знаходиться зліва, тобто ви отримаєте неправильну інформацію.

Уникайте дублікатів

VLOOKUP не може відокремити інформацію, яка виглядає однаково. Наприклад, якщо у вас є два бренди одного смартфона – Samsung Galaxy S22 і Samsung Galaxy S22 Plus – VLOOKUP використовуватиме той, який буде першим у списку. Розрізняти інформацію залежить від вас.

Неправильні або неповні шляхи

У разі використання кількох електронних таблиць і надсилання неповного зчитування з однієї з них VLOOKUP поверне помилку #VALUE. Переконайтеся, що ваша формула виглядає так:

=VLOOKUP(lookup_value, '[workbook name]sheet name'!table_array, col_index_num, FALSE).

=VLOOKUP(lookup_value, '[назва книги]назва аркуша'!table_array, col_index_num, FALSE) .

Розуміння VLOOKUP в Excel

Щоб ефективно використовувати VLOOKUP, ваші дані в електронній таблиці мають бути розташовані вертикально для ідентифікації. Зазначимо, що ця функція використовує чотири елементи для вибору ваших даних. Використовуючи цей засіб відкривання – =VLOOKUP(), вам потрібно буде ввести чотири елементи в дужки, щоб отримати дані, які ви шукаєте. Серед елементів, які ви вставите в дужки:

• Цінність, яку ви шукаєте
• Діапазон значення, з яким ви працюєте
• Стовпець, у якому знаходиться значення, що повертається
• Точне або приблизне значення, що повертається

Давайте напишемо формулу, щоб ви могли побачити, як вона виглядатиме в Excel:

 =VLOOKUP (значення, діапазон значень, стовпець поверненого значення, точне повернене значення (TRUE) або приблизне повернене значення (FALSE).

Якщо це звучить лякаюче, подумайте про це як про інвентаризацію, де ви зберігаєте записи про свою продукцію. Тепер це має стати легшим, оскільки ми дали вам покрокові вказівки щодо використання цих елементів.

FAQ

Як увімкнути VLOOKUP в Excel?

Ви можете ввімкнути VLOOKUP, перейшовши на вкладку «Формула» в бібліотеці функцій, а потім «Вставити функцію». Знайдіть VLOOKUP або в «Виберіть категорію» виберіть «Пошук і посилання». У розділі «Вибір і функція» виберіть «ВПР». На вкладці «Аргумент функції» введіть формулу VLOOKUP і натисніть «ОК».

Легко керуйте даними за допомогою VLOOKUP

Якщо ви тільки починаєте обчислювати дані в Excel, VLOOKUP може бути важко освоїти. Але якщо ви експерт, ви знаєте, скільки часу та зусиль це може вам заощадити. Вам не потрібно вручну вводити дані або шукати їх. Все, що вам потрібно, це використовувати всі необхідні функції, які надає Excel для перегляду стеків чисел.

Якщо у вас виникли проблеми, ми показали вам, що це таке та як їх можна обійти. Це може здатися приголомшливим, але не поспішайте. Чим більше ви використовуєте VLOOKUP, тим кращим станете.

Для чого ви використовуєте VLOOKUP? Поділіться своїми думками в розділі коментарів нижче.