Як порівняти текст в Excel: 8 найкращих і простих методів

Якщо ви маєте справу з величезною базою даних в електронній таблиці Excel і вам потрібно очистити базу даних від повторюваних записів, ви можете скористатися наведеними нижче методами для порівняння тексту в Excel.

Електронна таблиця Excel призначена не лише для ведення фінансових рахунків, адресних книг або текстових баз даних. Це також може допомогти вам проаналізувати дані, щоб стерти повторювані записи. Крім того, ви можете використовувати деякі прості формули та логічні функції аркуша Excel, щоб порівняти клітинки та діапазони клітинок, щоб знайти конкретні значення, які ви шукаєте.

Хоча ви можете візуально перевірити весь аркуш на наявність дублікатів або цільових значень, це може бути не ідеальним методом, якщо аркуш Excel містить тисячі записів. Крім того, його різноманітні функції умовного форматування дозволяють автоматично виділяти комірки, коли він виявляє потрібне значення.

Читайте далі, щоб дізнатися, як порівнювати текст у Excel. Ви також дізнаєтеся, як Excel порівнює текст у двох стовпцях за допомогою умовного форматування. Давайте копати!

Чому вам потрібно навчитися порівнювати текст в Excel?

Може бути нескінченна кількість причин виконувати порівняння тексту у функції Excel. Однак найчастіше ви можете стикатися в особистому та професійному житті з наступним:

• Ви ведете бізнес і створили окремі бази даних Excel для клієнтів з усіх 50 штатів США. Тепер хтось переплутав імена клієнтів. Тут замість того, щоб вручну прочищати аркуш, ви можете використовувати порівняння тексту в Excel, щоб знайти імена клієнтів, які переплуталися між 50 станами.
• Ваша компанія має дві окремі бази даних для адрес із чорного та білого списків для доставки товарів із вашого магазину електронної комерції. Співробітник переплутав адреси. У цій жахливій ситуації ви можете скористатися функцією порівняння рядків Excel.
• Ви склали список покупок продуктів на цілий місяць і змішали його з деякими продуктами, які купили минулого місяця. Тут ви можете використовувати порівняння тексту в Excel.
• Якщо ви вчитель середньої школи і вам потрібно автоматично оцінювати відповіді учнів на запитання, ви можете використовувати рядок Excel для порівняння стовпців і рядків.
• З метою просування бізнесу ви роздаєте коди знижок тисячам клієнтів. Тепер ви хочете перенацілити клієнтів, які скористалися кодами знижок, щоб пропонувати преміальні продукти та підписки. Ви можете використовувати функцію порівняння тексту Excel у двох стовпцях, щоб зіставити імена клієнтів, які використовували промо-коди, з головної бази даних клієнтів, яким ви надіслали рекламні листи.

Можуть бути тисячі інших причин для порівняння значень і текстів у Excel. Якою б не була причина, вам знадобляться такі вісім методів Excel для порівняння тексту у двох стовпцях:

1. Порівняйте текст в Excel за допомогою оператора Equals

Наприклад, вам просто потрібно порівняти два стовпці даних, щоб переконатися, що ви отримали всі необхідні матеріали. Тут ви можете порівняти запитані матеріали з доставленими за допомогою оператора порівняння Equals без урахування регістру.

Таким чином, ви можете скопіювати довідкові дані з однієї програми та вставити їх у стовпець довідкового матеріалу або запитаних витратних матеріалів. Потім ви можете імпортувати цільові дані з іншої програми та вставити дані в стовпець ціль або отримані матеріали.

Вам не потрібно думати про зіставлення регістру та значень текстів клітинок, хоча ви імпортуєте дані з різних програм. Ось як працює порівняння без урахування регістру:

• Скопіюйте та вставте таку формулу в клітинку, де ви хочете отримати результат порівняння:

=A2=B2

• Натисніть Enter , і Excel покаже True або False залежно від довідкових і цільових даних.

Дослідіть порівняння тексту в Excel за допомогою оператора Equals

• Якщо формула виглядає добре, скопіюйте та вставте її по всьому стовпцю, щоб отримати миттєве уявлення про отримані та замовлені товари.

2. Використовуйте функцію EXACT для порівняння тексту в Excel

Уявімо, що ви працюєте над проектом, де чутливість до регістру є важливою мірою під час зіставлення значень між стовпцями на аркуші Excel. У цьому випадку ви не можете використовувати оператор Equals для порівняння тексту в Excel.

У цьому делікатному сценарії ви можете використати ТОЧНУ формулу, як показано нижче:

• Створіть відповідний заголовок стовпця та введіть довідкові дані в рядки під стовпцем.
• Так само створіть стовпець даних для оцінки поруч із першим стовпцем і заповніть дані в рядках нижче.

Дізнайтеся, як використовувати функцію EXACT для порівняння тексту в Excel

• Закінчивши, поставте знак рівності (=) у клітинці, де ви хочете отримати результат порівняння, TRUE або Fales, і введіть таку формулу:

=EXACT(B2;C2) (для того самого аркуша)

=ТОЧНО(Аркуш8!B2,Аркуш9!C2) (для різних аркушів)

• Ви також можете вибрати довідкові або цільові дані з іншого аркуша тієї самої книги Excel.
• Натисніть Enter , і ви отримаєте швидке порівняння на основі верхнього та нижнього регістрів поданих текстів.

3. Порівняйте текст у Excel за допомогою формули ЯКЩО

Уявімо, що ви хочете використовувати формулу EXACT або оператор Equals для порівняння тексту, але ви не бажаєте бачити TRUE або FALSE як результат порівняння. Фактично, ви хочете показати такі тексти, як "Збігається" та "Не відповідає". У цьому випадку ви можете вкласти будь-яку з наведених вище формул у функцію IF, як описано нижче:

• Введіть знак рівності (=) і починайте формулу з ЯКЩО .
• Потім введіть будь-яку з наведених вище формул як логічний виклик функції IF.
• Після логічної задачі введіть текст, який буде показано, як-от «Збігається» в лапках.

Як порівняти текст в Excel за допомогою формули IF

• Поставте кому, а потім додайте інший текст, який Excel має відобразити, якщо логічне завдання не вдасться. У цьому випадку Not Matched оточується лапками.
• Таким чином, остаточна формула стає такою, як показано нижче:

=ЯКЩО(ТОЧНИЙ(B2;C2);“Збігається”,“Не збігається”)

4. Використовуйте VLOOKUP для порівняння тексту в Excel

Наприклад, вам потрібно знайти імена кандидатів із короткого списку з групи A. Тут ви повинні зіставити імена в групі A з іменами в стовпці всіх кандидатів із короткого списку.

Тут ви можете легко використовувати функцію VLOOKUP, щоб дозволити Excel порівнювати текст у двох стовпцях. Ось як це робиться:

• Перший стовпець аркуша має містити імена з групи А .
• У наступному стовпці ви можете скопіювати та вставити імена кандидатів із короткого списку.

Порівняйте текст у Excel за допомогою VLOOKUP

• У крайньому стовпчику ви можете отримати результати порівняння, які відображатимуть імена кандидатів, які пройшли кваліфікацію в першому турі.
• Тепер просто скопіюйте та вставте наведену нижче формулу туди, куди вам потрібен список порівняння імен групи А з імен із короткого списку .

=ВПР(A2;$C2:2:C$15;1;ХИБНІСТЬ)

• Щоб замінити помилки #N/A текстом Failed, скористайтеся наведеною нижче формулою:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;FALSE);«Помилка»)

5. Порівняйте текст, щоб швидко знайти відсутніх учасників

Уявімо, що ти координатор технічної конференції. Ви повинні зіставити учасників зі списком зареєстрованих осіб, щоб надіслати сертифікати лише тим особам, які з’явилися на семінар. Ось як це можна зробити за допомогою VLOOKUP і формули IFNA, де ви порівнюєте текст у двох стовпцях:

• Створіть заголовок стовпця для Зареєстрованих і помістіть імена в наведені нижче рядки.
• Праворуч від цього стовпця створіть ще один стовпець для осіб, які фактично відвідали семінар.

Як порівняти текст, щоб швидко знайти відсутніх учасників

• У третьому стовпці введіть таку формулу:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;FALSE);“Відсутній”)

• Скопіюйте та вставте формулу вниз, щоб отримати поточний чи відсутній статус зареєстрованих осіб.

Excel зіставлятиме зареєстровані імена зі стовпця довідок, щоб відображати результати в третьому стовпці, де вам потрібні імена. Крім того, формула IFNA гарантує, що якщо з’явиться помилка #N/A, Excel замінить код помилки текстом Відсутня.

6. Порівняйте текст у Excel на часткові значення

Скажімо, вам потрібно порівняти тексти між колонками A та B, але ви не шукаєте абсолютної відповідності. У цій ситуації ви повинні використовувати формулу FIND, як описано нижче:

• Помістіть довідкові текстові дані у стовпець A , а цільові дані – у стовпець B.

Як використовувати FIND для порівняння тексту в Excel

• У стовпці C введіть таку формулу, щоб знайти та показати значення часткового порівняння тексту в Excel:

=ЗНАЙТИ(C2;A2)

Використовуйте FIND і ISNUMBER разом

• Функція FIND повертає помилку, якщо не може знайти частковий збіг. Я вклав функцію FIND у функцію ISNUMBER . Тепер формула показуватиме значення TRUE , якщо є часткова відповідність, і FALSE , якщо відповідності немає взагалі.

=ISNUMBER(ЗНАЙТИ(C2;A2))

7. Порівняйте тексти або рядки за допомогою умовного форматування

Уявіть, що ви перебуваєте в офісі, де ви відповідаєте за перегляд усіх покупок. Ви отримуєте різні вимоги до закупівель від різних відділів бізнесу. Ви зобов’язані переконатися, що ваша організація не подає замовлення на закупівлю дублікатів.

У цьому сценарії умовне форматування Excel може порівнювати два чи більше стовпців даних і виділяти клітинки, які містять повторювані значення. Виконайте такі кроки, щоб попрактикуватися в цьому трюку порівняння тексту в Excel:

• Створіть базу даних текстів, які ви хочете порівняти.
• Виділіть увесь діапазон і клацніть «Умовне форматування» в головному меню стрічки Excel.

Виберіть «Повторювані значення» в параметрі «Правила виділення клітинок».

• У розкривному списку наведіть курсор миші на параметр «Правила виділення комірок» .

Як порівняти тексти або рядки за допомогою умовного форматування

• Буде показано кілька правил комірок. Виберіть Повторювані значення .
• У спливаючому вікні «Повторювані значення» можна вибрати формат виділення, клацнувши розкривний список «Значення з» .

8. Порівняйте стовпці Excel, якщо текст 1 знаходиться всередині тексту 2

Якщо вам потрібно знайти набір текстів у групі текстів, ви можете скористатися функцією ПОШУК, як показано тут:

• Створіть колонку текстів для довідок і іншу колонку для тестових текстів.
• Тепер введіть таку формулу в третій стовпець:

=ПОШУК(C2;A2)

• Натисніть Enter . Тепер скопіюйте та вставте формулу в комірки третього стовпця.

Як порівняти стовпці Excel, якщо текст 1 знаходиться всередині тексту 2

• Натисніть Enter , щоб отримати більше результатів.

Excel покаже номер символу, звідки він знайде збіг для тестового тексту в стовпці посилання.

Висновок

Може бути багато інших формул і вкладених формул для зіставлення текстів між двома чи більше клітинками чи стовпцями в Excel. Але найпростішими та найпоширенішими методами є ті, що згадані вище в цій статті.

Якщо ви знаєте будь-який інший інтуїтивно зрозумілий спосіб порівняння тексту в Excel, не забудьте згадати цей метод у полі для коментарів нижче. Тим часом ви можете навчитися  використовувати формулу ЯКЩО-ТО в Excel .