Як знайти повторювані рядки в Excel

Можливо, ви працюєте з великою кількістю інформації в Excel. Повторювані рядки не полегшують процес. Ви захочете усунути їх, щоб зробити вашу базу даних читабельною, охайною та впорядкованою. Однак перш ніж видаляти їх, вам потрібно буде їх спочатку знайти. На щастя, кілька методів і функцій автоматично визначають ці рядки для вас.

Читайте далі, щоб дізнатися, як знайти повторювані рядки в Excel.

Як знайти повторювані рядки в Excel за допомогою формули COUNTIFS

Вам потрібно буде використовувати формулу COUNTIFS у параметрах форматування Excel, щоб визначити та виділити повторювані рядки. Ось як це зробити:

1. Виберіть потрібний діапазон, де ви хочете перевірити повторювані рядки. Якщо це вся книга, скористайтеся командою CTRL + A.
   
2. Перейдіть на головну вкладку та виберіть опцію «умовне форматування» в групі стилів. Це значок сітки з синіми, білими та червоними квадратами.
   
3. Виберіть параметр «нове правило» та «використовуйте формулу, щоб визначити, які комірки потрібно відформатувати».
   
4. Додайте формулу COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 в поле та виберіть стиль форматування.
   
5. Виберіть «ОК».
   

Однак майте на увазі, що формула передбачає, що дані починаються з A2 і закінчуються на B100. Вам потрібно змінити функцію залежно від конкретного діапазону та додати аргументи для будь-якого додаткового стовпця (наприклад, « ,$C$2:$C$100, $C2 ») до формули COUNTIFS.

Excel автоматично виділить усі повторювані рядки в межах усього вибраного діапазону.

Якщо це не спрацює, скопіюйте формулу до допоміжного стовпця для кожного рядка та відформатуйте її відповідно до результатів цієї клітинки.

Виділення повторюваних значень в Excel

Це найпростіший спосіб визначити повторювані значення у вашій книзі. Вам не доведеться використовувати складні функції, лише вкладку «Домашня сторінка». Ось як це зробити:

1. Виберіть увесь діапазон, у якому потрібно перевірити повторювані рядки.
   
2. Перейдіть на головну вкладку та виберіть опцію «Умовне форматування» в групі стилів. Значок показує сітку з червоними, білими та синіми квадратами.
   
3. У відкритій вкладці виберіть «Правила виділення комірок», а потім виберіть параметр «Повторювані значення».
   
4. Виберіть потрібний стиль форматування у вікні, що з’явиться, і натисніть «ОК».
   

Тоді Excel виділить усі повторювані значення у вибраних клітинках. Ви навіть можете змінити колір виділення у спливаючому меню форматування, коли воно з’явиться.

Це недосконалий метод, оскільки він визначає повторювані значення, а не цілі рядки. Це може дати неточні результати, якщо рядок містить клітинки, які дублюються в стовпцях.

Однак це може бути набагато легше реалізувати та побачити в менших електронних таблицях.

Виділення потрійних значень в Excel

Якщо ви хочете очистити свою книгу, ви також можете визначити потрійні значення. Процес вимагає створення нового правила, а не використання стандартних параметрів форматування Excel. Ось як це зробити:

1. Виберіть потрібний діапазон значень, у якому ви хочете перевірити наявність триплікатів.
   
2. Перейдіть на головну вкладку та виберіть опцію «Умовне форматування» в групі «Стилі».
   
3. Виберіть опцію «Нове правило».
   
4. Натисніть «Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки потрібно відформатувати».
   
5. Використовуйте цю формулу: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. За допомогою цієї формули перевіряється, чи з’являється рядок три рази в межах вибраного діапазону. Це ще раз передбачає, що ви використовуєте діапазон від A2 до B100.
   

Це так просто! Excel визначить і виділить потрійні значення в межах вибраного діапазону. Однак майте на увазі, що наведена вище формула визначає потрійні значення для встановленої вами клітинки (позначеної у функції як (($A$2).

Ви можете спростити формулу за допомогою COUNTIF($A$2:$B$10, A2)замість цього. Це лише перевіряє вміст поточної комірки в межах діапазону, тому клітинки буде виділено в рядках і стовпцях.

Видалення дублікатів і триплікатів в Excel

Можливо, ви виділили всі дублікати або три екземпляри у своїй робочій книзі за допомогою описаного вище методу. Після цього ви можете видалити їх. Це зробить весь ваш робочий зошит охайнішим і менш заплутаним.

На щастя, видалення дублікатів після виділення є простим завданням.

Ось як це зробити:

1. Виберіть виділені рядки, клацнувши номери рядків, утримуючи натиснутою клавішу CTRL (Command у Mac). Це змусить Excel виділити всі виділені рядки.
   
2. Наведіть курсор на один із номерів вибраного рядка, клацніть правою кнопкою миші та виберіть опцію «Видалити».
   

Видалення рядків може змінити загальне форматування книги. Ви також повинні розглянути можливість запису інформації про видалені рядки на випадок, якщо вона вам знадобиться пізніше. Існує також кілька інших способів швидкого видалення виділених повторюваних і потрійних рядків:

1. Виберіть виділені рядки, клацнувши на їхніх номерах, утримуючи натиснутою клавішу CTRL/Command.
   
2. Перейдіть до «Домашня сторінка», розташована на верхній стрічці Excel, у опції «Клітинки»,
   
3. Виберіть «Видалити рядки аркуша».
   

Ще один зручний спосіб видалення рядків — використання команди після їх виділення. Просто використовуйте комбінацію клавіш «CTRL + -», «Cmd + -». Це видалить усі вибрані рядки (або значення), і все готово.

Коли виділяти та видаляти дублікати та три екземпляри в Excel

Є кілька випадків, коли виділення дублікатів і потрійних копій і їх видалення буде корисним для вашої книги. Навіть якщо вам це не потрібно негайно, наведені вище методи можна використати для деяких із наведених нижче реальних прикладів:

• Помилки введення бази даних – ви можете випадково ввести ту саму інформацію двічі. З такими помилками виділення дублікатів може бути простим способом ідентифікації та подальшого видалення помилок.
• Помилки злиття баз даних – іноді вам потрібно об’єднати кілька баз даних в одну. Під час процесу об’єднання можуть виникнути додаткові помилки, що призведе до дублювання рядків.
• Списки електронної пошти та дублікати бази даних клієнтів – дублікати в базах даних клієнтів можуть призвести до надсилання маркетингового матеріалу клієнта, наприклад одного й того самого інформаційного бюлетеня, двічі. Це може дратувати та відлякувати клієнтів від ваших послуг. Найкраще видалити ці рядки.
• Проблеми з управлінням запасами – кожен продукт повинен обліковуватися в середовищах управління запасами на складі. Якщо у важливих базах даних залишаються дублікати та неправильні дані, це може спричинити розбіжності в управлінні. Видалення рядків у цих випадках призводить до набагато більш точного відстеження.

Інші електронні таблиці, які потребують повторної ідентифікації рядків, включають записи співробітників, дослідження, опитування та фінансові дані. Видалення зайвих рядків підвищить точність, заощадить час під час пошуку відповідної інформації та полегшить аналіз даних.

Інші корисні методи Excel, які можуть вам знадобитися

Дублювання рядків є лише одним з аспектів широкого спектру корисних навичок Excel. Вам не доведеться витрачати години на їх вивчення. Їх можна виконати за допомогою кількох простих клавіш. Наприклад, вам може знадобитися:

• Копіювати рядки – просто виділіть потрібні рядки, а потім скористайтеся командою CTRL + C.
• Вставлення рядків. Після того, як рядки скопійовано, ви можете вставити їх за допомогою команди CTRL + V. Крім того, ви можете клацнути правою кнопкою миші та вибрати опцію «Вставити скопійовані клітинки».
• Видалити певні клітинки. Щоб позбутися певних клітинок, все, що вам потрібно зробити, це вибрати їх і використати команду Ctrl + X, щоб вирізати їх, а потім очистити дані.

Це невеликі, але необхідні команди, які можуть знадобитися під час роботи з повторюваними рядками у вашій книзі.

FAQ

Чи потрібно використовувати формули та функції для видалення повторюваних рядків у Excel?

Так, для цього завдання вам потрібно буде використовувати функцію COUNTIFS. Однак для виділення та видалення окремих клітинок не потрібна формула чи функція.

Чи слід видаляти повторювані рядки, коли я знайшов їх у Excel?

Це залежить від призначення вашої робочої книги. Якщо це для ведення інвентаризації, повторювані рядки можуть зіпсувати цілісність і точність документа. У таких випадках найкраще об’єднати їх дані та видалити зайві рядки.

Що робити, якщо моя робоча книга містить багато даних?

Ви можете легко вибрати всі дані у своїй електронній таблиці, незалежно від того, скільки їх є, за допомогою команди CTRL+A. Після вибору ви можете продовжити один із методів виділення та видалення окремих рядків вище.

Очистіть свої дані, виділяючи та видаляючи дублікати в Excel

Виділення та видалення дублікатів є досить простим процесом для користувачів Excel. Вам потрібно використовувати параметр умовного форматування для окремих клітинок і формулу COUNTIFS або COUNTIFS після введення параметра «нове правило». Після того, як усі ваші дублікати та три екземпляри виділені, ви можете видалити їх за допомогою параметра «видалити рядки аркуша» у верхній стрічці Excel або команди «CTRL + -». Знання того, як виділяти та видаляти дублікати, є корисним для багатьох реальних сценаріїв, включаючи перевірки інвентаризації та керування помилками бази даних.

Вам легко було виділити повторювані рядки в Excel? Який метод ви використали? Повідомте нам у розділі коментарів нижче.