Як злити листи з Excel у Word двома простими способами

Якщо вам важко надсилати масові електронні листи або листи клієнтам і клієнтам, персоналізуючи вміст кожного документа, злиття може допомогти. Для злиття найкраще поєднання Excel і Word. Дізнайтеся тут, як злити листи з Excel у Word двома простими способами.

Злиття пошти є найдоступнішою формою автоматизації офісної роботи на настільних і портативних комп’ютерах. Вам просто потрібно налаштувати програму Microsoft Word для отримання даних для текстів-заповнювачів із бази даних, як-от файл Excel, для одного документа.

Після налаштування ви можете створювати персоналізовані листи, конверти, електронні листи, довідники, адресні ярлики тощо в один клік. Якщо ви навчитеся виконувати злиття листів із Excel у Word, ви зможете створювати рахунки-фактури, щомісячні рахунки, дані про підписку та багато інших офіційних документів для сотень і тисяч клієнтів кількома клацаннями миші.

Навчившись виконувати злиття листів у Word із Excel, ви зможете створювати електронні листи та листи, багаті даними, і уникати людських помилок, які становлять ризик під час створення таких документів вручну. Отже, давайте почнемо з методів злиття з Excel у Word.

Як виконати злиття з Excel у Word: ручний метод

Є два способи злиття з Excel у Word. Перший — ручний метод, коли ви самостійно додаєте тексти-заповнювачі для одного документа, а Word виконує решту для решти листів або електронних листів. Дізнайтеся про кроки ручного злиття листів тут:

Створіть джерело даних на аркуші Excel

По-перше, вам потрібно створити базу даних, з якої MS Word отримуватиме дані в поля злиття в шаблоні електронної пошти, пошти, рахунку-фактури тощо. Ви повинні створити базу даних Excel таким чином, щоб усі дані, пов’язані з одним одержувачем, були доступні в одному ряду.

Ви можете розділити різні дані в одному рядку під різними заголовками стовпців. Ці заголовки стовпців працюватимуть як аналоги полів злиття в Word. Ви можете створити заголовок стовпця як завгодно зараз. Але пізніше вам доведеться внести незначні зміни в заголовки стовпців, щоб відповідати полям у Word.

Нижче наведено основні кроки для створення бази даних для злиття в Excel. Цей підручник створить рахунок-фактуру для малого або домашнього бізнесу, де ви зможете надсилати масові рахунки-фактури та щомісячні рахунки тисячам клієнтів за доступною ціною, не покладаючись на дорогі онлайн-рішення чи сторонні агентства:

• Створіть порожній файл Excel і перейменуйте назву аркуша на Рахунки-фактури .
• Ви повинні заповнити всі дані для злиття на цьому аркуші.
• Тепер створіть елементи, які потрібно включити в документ злиття як заголовки стовпців . Вони функціонуватимуть як поля злиття в Word.
• Введіть ім’я клієнта та всю іншу пов’язану інформацію під заголовком відповідного стовпця в тому ж рядку. Якщо змінити рядки для того самого клієнта, Word не зможе заповнити правильну інформацію в об’єднаному документі.

База даних Excel для злиття пошти Excel to Word

• У міру збільшення вашої клієнтської бази ви можете почати додавати нові імена клієнтів під заголовком стовпця «Клієнт» .
• Крім того, ви можете додати нові дані для наявних або нових клієнтів під заголовками певних стовпців.
• Кожного разу, коли ви оновлюєте цю базу даних, злиття Word автоматично створюватиме новий клієнтський документ для доданих клієнтів, пропускатиме клієнтів, якщо ви видалите деяких, а також оновлюватиме цифри в документі відповідно до інформації з бази даних Excel.
• Злиття Word не імпортує форматування чисел із Excel. Щоб зберегти елементи форматування чисел, наприклад десяткові дроби, символи валюти тощо, потрібно вставити короткий код у певні поля злиття. Пізніше в цьому підручнику я згадаю код і трюк для його використання.

Це воно! Ви успішно створили базу даних Excel для проекту злиття. Чудова робота! Давайте почнемо створювати шаблон злиття в Microsoft Word.

Створіть електронну пошту або лист для свого клієнта

По-перше, вам потрібно написати електронний лист із рахунком-фактурою, який ви хочете надіслати своїм клієнтам. Лист має містити деяку основну інформацію про вас, як показано нижче. Вони є статичними для всіх електронних листів і листів.

Шаблон Word для створення злиття в Word із Excel

• Твоє ім'я
• Назва вашої компанії
• Адреса вашої компанії
• Логотип компанії (за наявності)
• Рядок для підпису

Виконайте злиття з Excel у Word

Тепер, коли ви створили шаблон Word, до якого ви додаєте поля злиття, розглянемо наведені нижче дії.

• Клацніть вкладку Розсилки на стрічці Word і виберіть Розпочати злиття .

Створіть злиття електронних листів у Word

• У  розкривному списку виберіть тип документа, який ви хочете створити. Давайте виберемо Повідомлення електронної пошти .
• Тепер знову натисніть Розсилки , але цього разу виберіть Вибрати одержувачів .
• Оскільки ви хочете виконати злиття з Excel у Word, виберіть параметр «Використовувати наявний список» .

Вибір таблиці бази даних злиття з Excel

• Тепер знайдіть базу даних злиття, створену раніше в Excel, і виберіть робочий аркуш Рахунки-фактури в діалоговому вікні Вибір таблиці .
• Тепер ви повинні побачити, що група команд «Написати та вставити поля» стає активованою в меню стрічки Word > « Поштові розсилки» .

Наразі ви підключили базу даних Excel для злиття до Word. Далі ми дізнаємося, як заповнити обов’язкові поля в документі шаблону злиття нижче:

• Клацніть параметр Рядок привітань на вкладці Розсилки та створіть рядок привітання, який потрібно додати. З’явиться текст заповнювача « GreetingLine» .

Створіть рядок привітання у злитті для Word

• Тепер ви можете написати заяву про оплату рахунку. Це буде статична заява, яка надходитиме всім одержувачам.
• Під рядком привітання ви можете додати інші поля злиття, як-от електронна адреса користувача «Customer_Email» ; Номер рахунку: «Номер_рахунка» ; Дата рахунку-фактури: «Invoice_Date» тощо.

Створення верхньої частини електронної пошти злиття для рахунків-фактур

• Потім натисніть опцію «Вставити поле злиття» , щоб почати додавати динамічні компоненти проекту злиття.
• Команда «Вставити поле злиття» покаже всі заголовки стовпців, доступні в базі даних Excel, яку ви додали до документа злиття. Не поспішайте, щоб додати потрібні поля.

Створення основних реквізитів рахунку-фактури та кінцевої заяви в електронному листі злиття

• Наприклад, ви можете додати такі поля злиття: «Services_Line_1» ; «Рядок_дати_1» ; «Сума_рядок_1» ; «Лінія_послуг_2» ; «Рядок_дати_2» ; «Сума_рядок_2» ; «Сума_Загальна_».

Як виконати злиття з Excel у Word вручну Весь шаблон злиття

• Тепер, коли ви додали всі динамічні поля, ви можете закрити свій електронний лист, додавши заключне зауваження та рядок підпису. Знову ж таки, це буде статичний компонент.
• Тепер ви можете натиснути кнопку «Попередній перегляд результатів» на вкладці «Розсилки», щоб переглянути перший об’єднаний документ.

Як ви бачите на попередньому перегляді, сума рахунка-фактури не відображає валюту або десяткову кому. Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені тут дії:

• Клацніть правою кнопкою миші поле злиття «Amount_Line_1» і виберіть Перемкнути коди полів .

Змінення перемикання кодів полів у Word для злиття

• Тепер ви повинні побачити MERGEFIELD, а потім поле.
• Введіть наступний код, як показано на зображенні вище:

#$0,00

• Тепер знову виберіть поле, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Перемкнути коди полів .

Перемикайте коди полів, щоб відформатувати суму з Excel

• Потім перегляньте попередній перегляд, щоб перевірити, чи злиття імпортує форматування чисел чи ні.
• Тепер ви можете ввести наведений вище код в інші поля злиття з такими числами, як «Amount_Line_2» і «Amount_Total_» .

Тепер ви можете виділити важливі дані в шаблоні електронного листа. Злиття пошти Word матиме форматування в усіх інших документах, створених у цьому проекті злиття.

Завершення об’єднання в Word

Коли все буде готово, у діалоговому вікні « Об’єднати записи » натисніть «Завершити та об’єднати» > «Редагувати окремі документи» > «Усі» . Натисніть OK , щоб створити всі об’єднані документи для кожного клієнта в базі даних Excel.

Дізнайтеся, як злиття з Excel у Word вручну

Злиття пошти Word створить новий документ із об’єднаними електронними листами. Отже, ви повинні зберегти файл окремо або негайно надіслати електронні листи.

Як виконати злиття з Excel у Word: Майстер злиття

Другий спосіб злиття — це використання майстра злиття Microsoft Word. Однак це хитрий метод. Ви повинні змінити вихідну базу даних у Excel відповідно до доступних полів злиття в Word. Ось що вам потрібно зробити, щоб випробувати автоматичне злиття в Word:

• Створіть шаблон документа Word, а потім клацніть Розсилки > Розпочати злиття > тип документа, який потрібно створити.

Інтерфейс користувача для покрокового майстра злиття листів

• Потім знову натисніть «Почати злиття» , а потім виберіть «Покроковий майстер злиття» .

Другий крок злиття в Майстрі злиття

• Інструкції відображатимуться у шість кроків на правій навігаційній панелі Word.
• Вам потрібно виконати завдання, показане на першому кроці, а потім натиснути «Далі: початковий документ», щоб слідувати вказівкам майстра.

Як виконати злиття з Excel у Word: поширені запитання

Як автоматично об’єднати дані з Excel у Word?

Ви можете автоматично об’єднати дані з Excel у Word за допомогою функції злиття пошти Word. Для цього вам необхідно мати при собі файл Excel. Потім створіть новий документ Word і почніть писати свою електронну чи пошту. У місцях, де потрібно імпортувати значення з Excel, натисніть поле «Вставити злиття» та додайте потрібне значення.

Перш ніж це зробити, ви повинні додати базу даних Excel, перейшовши до Розсилки > Вибрати одержувачів > Використовувати наявний список і вибрати файл Excel. Після створення документа шаблону вручну завершіть злиття, і Word автоматично створить усі інші електронні листи або листи для відповідних одержувачів.

Як створити злиття з даних Excel?

Ви можете створити злиття з даних Excel, як зазвичай робите для нового списку контактів або контактів з Outlook. Але, щоб використати дані з аркуша Excel, виконайте такі дії:

• Збережіть файл Excel і шаблон злиття Word у локальному сховищі.
• Відкрийте файл Word і натисніть Розсилки.
• Тепер виберіть параметр «Вибрати одержувачів» і натисніть «Використати наявний список».
• Тепер перейдіть до диска, де існує файл Excel, виберіть його та натисніть «Відкрити».
• Це воно! Ви успішно пов’язали файл Excel для злиття.

Які шість кроків злиття пошти?

Згідно з покроковим майстром злиття, нижче наведено шість кроків для злиття в Word:

• Виберіть тип документа, як-от листи, конверти, довідники тощо.
• Виберіть початковий документ, наприклад поточний або існуючий документ
• Виберіть одержувачів із наявного списку (Excel), контактів Outlook або нового списку
• Напиши свого листа
• Перегляньте свої листи
• Завершіть злиття

Висновок

Тепер ви знаєте, як злити листи з Excel у Word, дотримуючись ручного методу або майстра злиття Word. Спробуйте будь-який із методів залежно від вашого документа злиття, бази даних і рівня персоналізації, який вам потрібен.

Не забудьте прокоментувати нижче, якщо ви знаєте будь-які інші легкі методи, як зробити злиття в Word із Excel. Ви також можете дізнатися,  як надрукувати етикетки з Excel за допомогою злиття пошти MS Word  і  об’єднати коментарі та зміни з кількох документів .