Як дізнатися, чи є значення у списку в Excel

Ви створили гігантську електронну таблицю в Excel і маєте проблеми з пошуком певних значень. Пошук даних вручну займе надто багато часу, тож чи є спосіб автоматизувати процес? Є – все, що вам потрібно зробити, це скористатися ярликом або функцією.

Цей посібник покаже вам, як визначити, чи є значення у списку за допомогою ярликів і функцій у Excel.

Як шукати значення в Excel за допомогою ярлика

Хоча Excel інколи може бути складним, інструмент зберігає основні функції простими. Однією з таких легкодоступних функцій є можливість пошуку значень. Метод подібний до того, як ви досягли б цього в Microsoft Word, Блокноті та інших програмах. Точніше, вам потрібно використовувати ярлик «Знайти». 

1. Відкрийте електронну таблицю, у якій ви хочете знайти свої значення.
2. Виберіть стовпець або кілька стовпців, які можуть містити потрібне значення.
   
3. Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + F.
4. Перейдіть до вікна пошуку та введіть значення, яке ви хочете знайти.
5. Перейдіть до «Знайти що», а потім « Знайти все» .
   
6. Якщо інструмент отримує відповідні результати, він відображає їх у вікні. Якщо ні, ви отримаєте діалогове вікно з відображенням помилки.
   

Якщо ви хочете здійснити пошук у книзі чи аркуші, переконайтеся, що жоден стовпець не вибрано.

Як шукати значення в Excel за допомогою функцій

На іншому кінці спектра знаходяться функції. Їх трохи складніше застосувати, ніж функцію швидкого доступу, але багато хто віддає перевагу їм, оскільки вони дозволяють налаштувати пошук. Після використання функції ви можете легко скопіювати формулу на аркуш, щоб застосувати її до інших клітинок.

Ви можете використовувати кілька функцій, щоб визначити, чи містить ваш список певне значення.

MATCH і ISNUMBER

Перша функція, яку ми розглянемо, це вбудована функція. Тут функція MATCH є частиною функції ISNUMBER . Це може здатися страшним, але це відносно легко зробити.

У функції Match перше число – це значення, яке ви шукаєте. Друге число - це список, який може містити значення. Третє число — 0, яке вказує функції шукати ідентичні значення. Функція ISNUMBER перевіряє, чи число справжнє чи щось інше.

1. Відкрийте свою електронну таблицю.
2. Клацніть клітинку, де функція повідомить вам, чи містить ваш список значення.
   
3. Введіть таку функцію: =ISNUMBER(MATCH) .
   
4. Ось приклад, який дасть вам краще уявлення: =ISNUMBER(MATCH D14, C5:C10,0) , де D14 — клітинка, що містить значення, а C5:C10 — діапазон, у якому інструмент шукатиме значення.
   
5. Натисніть Enter, і ви одразу дізнаєтесь, чи є значення у списку. Якщо так, ви отримаєте True . Якщо ні, функція надасть False у початково вибраній комірці.
   

COUNTIF

Ще один простий спосіб перевірити наявність значень у списках Excel — скористатися функцією COUNTIF . Ця зручна функція може врятувати ситуацію, навіть якщо ви шукаєте голку в стозі сіна. 

COUNTIF   є простішою альтернативою; вам потрібно ввести лише два параметри. Спочатку повідомте системі, де вона має шукати значення (діапазон). А по-друге, у лапках повідомляє функції, що вона шукає.

1. Перейдіть до своєї електронної таблиці.
2. Виділіть клітинку, де ви отримаєте кінцевий результат. Іншими словами, саме тут функція повідомить вам, чи є значення у списку.
   
3. Введіть у клітинку таку функцію: =COUNTIF
   
4. Натисніть  Tab , щоб запустити функцію та введіть свої значення. Скористаємося тим самим прикладом: =COUNTIF(C5:C10, “D14”)
   
5. Натисніть Enter , щоб побачити, чи існує значення в списку. Якщо так, функція також покаже, скільки екземплярів зазначеного значення з’являється в даних.
   

IF і COUNTIF

Якщо функція COUNTIF не допомагає, не хвилюйтеся. Вбудована версія може стати порятунком. Ви можете додати цю функцію до функції IF, щоб отримати більше логічних виразів. Це дозволяє ще більше звузити коло пошуку.

Функція COUNTIF підраховує кількість клітинок, які відповідають певному критерію. Для функції потрібні чотири параметри: список, критерії (значення), значення, якщо істина, і значення, якщо невірно.

1. Відкрийте електронну таблицю та натисніть потрібну вихідну комірку.
2. Введіть у клітинку такий рядок: =IF(COUNTIF())
   
3. Ось приклад: =IF(COUNTIF(C5:C10, “D14”), “Так”,” Ні”). Тут ви шукаєте дані в клітинці D14 у вибраному діапазоні. Функція дасть вам відповідь «Так» у виділеній клітинці, якщо вона існує. Якщо ні, ви отримаєте Ні в тій же клітинці.
   
4. Натисніть Enter , і все готово.

Як знайти найбільше значення в списку в Excel

Як професіонала Excel, вас можуть попросити отримати найвище значення в певному списку. Наведені вище функції дозволять вам дістатися, лише якщо ви не знаєте точного числа.

У таких випадках функція MAX — ваш рятувальний жилет. Як випливає з назви, він витягує максимальне значення з вибраного списку. Ви не повинні мати проблем із застосуванням цієї формули.

1. Виберіть клітинку.
   
2. Введіть =MAX()
   
3. Виберіть список, у якому інструмент шукатиме найвище значення. Ви можете зробити це за допомогою миші.
   
4. Введіть заключну дужку та натисніть кнопку Enter, щоб завершити формулу. Наприклад, щоб знайти максимальне значення в діапазоні A2:A7, потрібно ввести такий рядок: =MAX(A2:A7) .
   

Це стає ще простіше, якщо значення знаходяться в суміжних (сусідніх) полях. У такому випадку Excel може автоматично ввімкнути формулу MAX . З вашого боку потрібен мінімальний внесок.

1. Відкрийте електронну таблицю Excel.
2. Виберіть комірки, у яких ви хочете, щоб інструмент MAX діяв магічно.
   
3. Перейдіть на головну сторінку та виберіть «Формати» .
   
4. Виберіть «Автосума» та натисніть функцію «Макс» . Тепер функція з’явиться в полі під вашим списком.
   

Якщо клітини несусідні, вам доведеться трохи постаратися. Зокрема, вам потрібно буде посилатися на кожен діапазон перед виконанням функції.

1. Перейдіть до будь-якої пустої клітинки в електронній таблиці.
2. Введіть =MAX(
   
3. Натисніть і утримуйте Ctrl .
   
4. Використовуйте мишу, щоб вибрати діапазон.
   
5. Виділивши останнє поле, введіть круглу дужку.
6. Натисніть Enter, щоб виконати функцію.

Хоча функція MAX зручна, вона не є всемогутньою. Ви повинні знати про такі обмеження під час використання цієї функції:

• Він ігнорує порожні клітинки.
• Ви отримаєте повідомлення про помилку, якщо введете неправильні аргументи (параметри).
• Якщо ваші аргументи не містять чисел, ви отримаєте нуль як кінцевий результат.

Ви завжди можете відсортувати рядок або стовпець в Excel, щоб швидко знайти найнижче або найвище значення. Однак цей спосіб рекомендується використовувати лише при роботі з невеликими електронними таблицями.

Розширюйте свої горизонти Excel

Excel тримає вас за руку з різними навчальними посібниками та основними функціями, які допоможуть вам почати роботу. Але коли ви обробляєте більше даних, ви повинні вдосконалювати свої знання, додаючи нові функції та можливості. Це саме те, що ви робите, застосовуючи наведені вище формули. Вони дозволяють швидко отримувати потрібні значення, стрімко підвищуючи вашу продуктивність.

Пам’ятайте, що ви завжди можете повернутися до попередньої версії Excel, якщо ви внесли багато змін до аркуша, який вам більше не потрібен.

Ви коли-небудь знаходили значення в списку в Excel? Якщо так, чи скористалися ви порадами та хитрощами, наведеними в цій статті? Поділіться своїм досвідом у розділі коментарів нижче.

FAQ

Що робить комбінація IF і ISNUMBER в Excel?

IF обчислює функцію та повертає значення на основі певних результатів, тоді як ISNUMBER перевіряє чисельні значення. Обидва разом означають, що ви отримаєте відповідь, якщо числові значення знаходяться в діапазоні.

Чи можу я написати формулу для пошуку значень у Excel?

Так, ти можеш. Ваша формула має містити деякі функції, які ми досліджували в цьому посібнику, як-от COUNTIF або ISNUMBER.