Hur man sorterar i Excel

Även om de flesta organisationer samlar in data för att hjälpa till att fatta beslut, hamnar det ofta i Excel i ett oorganiserat format. Som sådan kan det vara svårt att förstå relationerna, mönstren och trenderna i data.

Lyckligtvis kan du göra olika saker som att lägga till tabeller och avrunda celler i Excel , men hur sorterar du data? Du är på rätt plats om du aldrig har använt Excel för detta ändamål. Den här artikeln förklarar hur du sorterar data i Excel, oavsett om det är i en grupp eller ett helt kalkylblad. 

Vad du ska veta om att sortera data i Excel

Att sortera data framgångsrikt i Excel kräver att du förbereder kalkylarket på olika sätt. Först bör du ta bort tomma celler eftersom Excel kommer att sortera dem, vilket påverkar totaler och andra formulerade element.

Därefter bör uppgifterna i kolumnerna vara av samma typ. Till exempel, om en kolumn innehåller datum bör ingen annan form av data som text eller siffror finnas i cellintervallet, annars misslyckas sorteringen.

Du kanske också vill söka efter och ta bort dubbletter i Excel innan du sorterar några celler eller kolumner för att bekräfta att inget går fel efter sortering.

Slutligen är det avgörande att ha en säkerhetskopia om något går fel under processen. 

Sortera data alfabetiskt i Excel

Om du har en enkel kolumn som du behöver sortera i alfabetisk ordning, kan du markera cellerna och välja dina sorteringsalternativ. Excel sorterar dock bara de valda cellerna, vilket kan förstöra ett helt kalkylblad.

Om alternativet ovan fungerar för dig är det bra. Om det inte gör det har du två alternativ:

• För kalkylblad med brytningar mellan rader eller flera rubriker i en kolumn , välj de kolumnceller du vill sortera (inom den valda kolumnen), inklusive alla associerade rader, och välj sedan dina sorteringsalternativ.
  
• För stora kalkylblad utan mellanrum mellan raderna kan du välja hela kalkylarket (nyttigt när rubriker ingår), ange kolumnen som ska sorteras och sedan välja sorteringsalternativ.
  

Båda Excel-sorteringsalternativen ovan flyttar alla raddata tillsammans med de sorterade kolumndata för att hålla alla associationer på plats. Så här gör du båda.

Hur man sorterar en del av data alfabetiskt i Excel

1. Om du vill sortera en kolumn inom ett avsnitt markerar du alla rader och kolumner som innehåller kolumndata som du vill sortera. Välj inga rubriker.
2. Välj fliken Data  i menyraden för att öppna det relaterade menyfliksområdet under det.
3. Välj Sortera  för att öppna sorteringsdialogmenyn. Använd inte "AZ" eller "ZA" eftersom de använder de för närvarande inställda alternativen från Sorteringsmenyn ,  vilket kan förstöra allt.
4. Avmarkera rutan Mina data har rubriker om det inte redan är gjort.
5. Välj din sorteringskolumn från  rullgardinsmenyn Kolumn .
6. Välj Cellvärden från  rullgardinsmenyn Sortera på .
7. Klicka på A till Ö eller Ö till A  som din sorteringsmetod från rullgardinsmenyn "Order". Celler med bokstäver och siffror kommer att sorteras baserat på vänster till höger ordning.
8. Klicka på OK  för att spara dina sorteringsinställningar.
9. Excel kommer nu att visa de alfabetiskt sorterade resultaten. Varje kolumns rad med data flyttas också med de sorterade cellerna.

Hur man sorterar en kolumn med data alfabetiskt i Excel

Till skillnad från att sortera en datasektion kräver sortering av en kolumn att hela kalkylarket är markerat. Om du väljer kolumnen flyttas bara den informationen, vilket förvränger hela kalkylarket. Om du har mer än en rubrik i en kolumn måste du använda ovanstående process som sorterar avsnitt. När hela arket är markerat kan du välja vilken kolumn du vill sortera och alla andra sorteringsalternativ med hjälp av stegen nedan.

1. Öppna ditt kalkylblad och klicka på knappen Markera allt  i det övre vänstra hörnet av bladet precis under "Namnrutan".
   
2. Klicka på fliken Data  i menyraden för att öppna det relaterade menyfliksområdet med alternativ under det.
3. Välj Sortera  för att öppna sorteringsdialogmenyn. Klicka inte på "AZ" eller "ZA" i menyfliksområdet eftersom de reagerar baserat på de aktuella inställningarna som finns i sorteringsmenyn  . Det kan förstöra allt.
   
4. Markera rutan Mina data har rubriker  i dialogrutan Sortera eftersom alla rubriker har valts. Observera att du bara kan ha en rubrik per kolumn. Annars måste du sortera baserat på avsnitt med hjälp av processen ovan.
5. Välj sorteringskolumnen från  rullgardinsmenyn Kolumn . Den ska visa rubriknamnen istället för kolumnbokstäver.
6. Välj Cellvärden från  rullgardinsmenyn Sortera på .
   
7. Välj A till Ö eller Ö till A som ditt sorteringsalternativ från  rullgardinsmenyn Order . Celler med siffror och bokstäver kommer att sorteras från vänster till höger, så "IN0119" och "IN0118" kommer att sorteras som "IN0018" följt av "IN0019" när du använder alternativet "A till Ö".
8. Klicka på OK när du är klar. Kalkylarket visas sorterat i alfabetisk ordning baserat på den valda kolumnen. Om du förstörde eller ogillade resultaten, använd alternativet Ångra  .

Vad du ska veta om att sortera data numeriskt eller kronologiskt i Excel

Att sortera data numeriskt eller kronologiskt är inte mycket annorlunda än alfabetiskt, men du har olika sorteringsalternativ. Excel identifierar data i celler och presenterar dina sorteringsalternativ baserat på dessa kriterier. Som med alla sorteringsalternativ, ta bort tomma celler och rader i ditt Excel-dokument , annars kommer det att påverka de sorterade resultaten.

Datum skulle ge dig verserna "Äldst till Nyast" och "Nyast till Äldst" "A till Ö" och "Ö till A." Siffror skulle ge dig "Minst till Störst" och "Störst" till Minst."

Beroende på om du behöver sortera ett avsnitt numeriskt/kronologiskt eller en hel kolumn, kolla in processerna nedan.

Hur man sorterar en sektion av data numeriskt/kronologiskt i Excel

Att sortera en sektion av data kronologiskt (dvs. datum) eller numeriskt (dvs. siffror) liknar att sortera dem i alfabetisk ordning, förutom att sorteringsalternativen är olika.

1. För att sortera ett kolumnavsnitt numeriskt/kronologiskt inom ett dataavsnitt, välj de rader som innehåller kolumndata du vill sortera, men välj inga rubriker.
   
2. Klicka på fliken Data  i menyraden. Denna åtgärd öppnar motsvarande menyfliksställe med alternativ under den.
3. Välj Sortera  för att öppna sorteringsdialogmenyn. Klicka inte på "AZ" eller "ZA" i menyfliksområdet eftersom de reagerar baserat på de aktuella inställningarna som finns i sorteringsmenyn  . Det kan förstöra allt.
   
4. Avmarkera rutan Mina data har rubriker  om det inte redan är gjort eftersom du inte valde några rubriker i tidigare steg. Det är ett renare sätt att sortera.
5. Välj din sorteringskolumn i  rullgardinsmenyn Kolumn .
   
6. Välj Cellvärden från  rullgardinsmenyn Sortera på .
7. Välj Äldst till Nyast eller Nyast till Äldst som ditt sorteringsalternativ från  rullgardinsmenyn Ordning .
   
8. Klicka på OK  för att spara sorteringsinställningarna. Du kommer att se avsnittets kolumn sorterad kronologiskt eller numeriskt. Alla rader ska visas med motsvarande kolumnceller.

Hur man sorterar flera kolumner i Excel

Ibland kan du behöva flera sorteringskriterier för att göra data mer tolkningsbara. Om du sorterar flera kolumner kan det dock omorganisera data felaktigt, beroende på din kalkylarkslayout.

Multipelsortering bör baseras på en primär sortering följt av en exakt sorteringsordning, till exempel "Inköpsdatum" följt av "Produktkategori" följt av "Avdelningsavdelning".

Ovanstående exempel innebär att Excel kommer att sortera baserat på inköpsdatum först och sedan efter produktkategorier inom varje relaterat inköpsdatum. Vid det här laget kommer du att se alla produktkategorier av köpta varor listade kronologiskt under varje datum.

Summan av kardemumman är att Excel sorterar baserat på den ordning du upprättar, så det sorterar först kolumnen "Inköpsdatum" och sedan kolumnen "Produktkategorier" inom varje datum.

Hur som helst är det bäst att kopiera kalkylarket, arbeta med dubbletten av jämförelseskäl och skydda originaldata från korruption.

1. Öppna det relevanta kalkylbladet och välj valfri cell, navigera sedan till menyraden högst upp och klicka på  fliken Data .
   
2. Välj Sortera  i menyraden högst upp för att öppna sorteringsdialogrutan.
3. Gå till avsnittet Kolumn  i dialogrutan och klicka på  rullgardinsmenyn Sortera efter . Välj den primära sorteringskolumnen.
4. Välj rullgardinsmenyn Sortera på  och välj Cellvärden.
   
5. Klicka på rullgardinsmenyn Order  och välj de sorteringskriterier du vill använda.
6. Flytta till det övre vänstra hörnet och välj Lägg till nivå.  Detta lägger till en ny sorteringsdel.
   
7. I avsnittet Kolumn klickar du på rullgardinsmenyn Sedan efter  och väljer nästa kolumn du vill sortera. Detta kommer att vara den sekundära sorteringsfunktionen som sorterar inom den första.
8. Klicka på rullgardinsmenyn Sortera efter och Ordna  och välj önskade kriterier.

Kom ihåg att den kolumn du väljer först blir den primära sorteringsnyckeln. Den andra sorteringen filtrerar inom den första, och den tredje filtrerar inom den andra. Om sorteringen av den andra eller den tredje kolumnen stör kriterierna du ställer in i den första kolumnen, kommer den att förbli osorterad.

Hur man sorterar data i anpassad ordning i Excel

Du kanske vill sortera dina data med ett alternativ som inte finns med i Excel som standard, till exempel sortering efter Liten , Medium , Stor och X-stor . Alfabetisk sortering placerar dem i en felaktig ordning, och numerisk/kronologisk sortering är inte tillämplig. I det här fallet kan du skapa en anpassad sorteringsordning.

1. Öppna kalkylarket med de data du vill sortera.
2. Navigera till verktygsfältet högst upp och välj Data.
   
3. Välj alternativet Sortera  i menyraden.
4. Gå till avsnittet "Kolumn", klicka på rullgardinsmenyn Sortera efter  och välj din primära sorteringskolumn.
   
5. I rullgardinsmenyn Sortera på  väljer du Cellvärden  för att sortera baserat på innehållet.
   
6. Klicka på rullgardinsmenyn Order  och välj sedan A till Ö eller Ö till A  som sorteringskriterier.
7. För att lägga till sekundär sortering, klicka på  knappen Lägg till nivå .
8. Följ de föregående sorteringsstegen: Ställ in alternativen Sortera efter , Sortera på och Ordna  och tryck sedan på OK.
   

Hur man sorterar en rad i Excel

Excels primära struktur organiserar data i kolumner. Men ibland kan din data ha en horisontell layout där varje rad innehåller ett annat attribut för datamängden. I det här fallet är det logiska sättet att organisera data genom att sortera raderna.

Så här går det till:

1. Med de data som du vill sortera öppna i ditt Excel-kalkylblad, tryck på markören på den första cellen i raden du vill sortera och dra den för att markera alla celler med data. 
   
2. Gå till navigeringsfältet högst upp och tryck på  alternativet  Data .
   
3. Tryck på alternativet Sortera  för att öppna en dialogruta med sorteringsalternativ. 
4. Välj Alternativ längst upp till höger i dialogrutan. 
5. I popuprutan Sorteringsalternativ väljer du Sortera från vänster till höger  och trycker på OK .
   
6. Flytta till avsnittet Sortera efter  och klicka på rullgardinsmenyn. 
7. Välj Rad 1 eller Rad 2 eller vilken rad du vill sortera och tryck på OK  -knappen. Detta kommer automatiskt att sortera data.
   

Sortera ditt kalkylblad

Osorterad data är aldrig vettig. Ännu värre, att organisera det manuellt kan ta tid och leda till mänskliga fel. Med Excel kan du sortera data i vilket format du vill och göra anpassade kriterier. 

Därefter kanske du också vill lära dig hur du använder VLOOKUP i Excel för att hitta den data du behöver.