Saker som du behöver veta innan du anställer en virtuell assistent

Du kanske har hört talas om virtuella assistenter. Trots hur ofta tjänstetiteln används är det väldigt få som vet vad en virtuell assistent är eller gör. Det kan vara något du bör titta närmare på om du känner dig lite överväldigad med de administrativa aspekterna av ditt företag, om du vet att skattesäsongen skulle vara oändligt mycket lättare om du förde bättre register under dagen, bara du inte har tid att hantera det, eller om kundernas e-postmeddelanden och interaktioner tar upp så mycket av din tid att du inte kan komma till det faktiska arbetet som du behöver göra.

Följande kommer att utforska några saker du behöver förstå om virtuella assistenter innan du bestämmer dig för att anställa en. Visst kan assistenter hjälpa till med en oändlig mängd saker. I anställningsprocessen, se till att fråga assistenter eller byråer vad de kan föreslå, med tanke på vad de vet om ditt företag. Några underbara idéer för effektivisering kan avslöjas för dig.

Innehåll

• 1 Vad är en virtuell assistent?
• 2 Gör klart ansvar
• 3 Gör kommunikation till en prioritet

Vad är en virtuell assistent?

I ett nötskal är en virtuell assistent en administrativ assistent som stödjer ditt företag på distans. Du kanske har hört dem kallade onlinesekreterare (men använd inte denna term om de inte gör det, eftersom det verkar lite daterat) eller onlineassistenter. De gör allt arbete en traditionell sekreterare gör men kräver inget utrymme på ditt kontor eller verkstad.

Vissa byråer tillåter dig att anställa en virtuell assistent vid behov om du behöver hjälp ibland och inte andra. En av de största fördelarna med en virtuell assistent är att de drastiskt kan förbättra din kundsvarstid – i dagens omedelbart-digitala värld kan svarstiden göra eller förstöra ett företag.

Gör klart ansvar

Oavsett vilken position du anställer för, om det är avlägset, måste du ha en tydlig översikt över de olika ansvarsområden du förväntar dig. Virtuellt arbete är inte som arbete på kontoret; du kommer inte att kunna se din anställd; du kommer bara att kunna kontrollera om saker gjordes eller inte gjordes och hur väl.

Att ha tydliga ansvarsområden hjälper dig och din framtida personal att bättre komma överens om kostnaden för den virtuella assistenten i förväg. Det kommer också att göra alla medvetna om vilka uppgifter som är deras och vilka som tillhör någon annan.

Gör kommunikation till en prioritet

I likhet med punkten ovan, om en anställd arbetar virtuellt, vill du vara säker på att du har ställt in tydliga kommunikationslinjer så att ingenting går förlorat i inkorgen. Många människor, när de först börjar arbeta med distanskollegor, provar alldeles för många former av meddelanden – de kommer att ha ett delat dokument som alla uppdaterar, en snygg app (eller två), företagets e-post, telefonnummer, zoomsamtal... etc.

Välj en eller två metoder för kommunikation och håll dig till dem. Med för många ställen att leta efter meddelanden eller uppdateringar, riskerar alla inblandade att missa något viktigt.

Ovanstående punkter bör hjälpa dig att styra dig i rätt riktning när det gäller att anställa en virtuell assistent. Det är viktigt att notera att även om en anställd är avlägsen, är du fortfarande juridiskt skyldig att säkerställa att deras arbetsmiljö är säker och uppfyller hälsostandarder. Du kan behöva inkludera utbildning om rätt hemmakontor, bland annat för att säkerställa att du har gjort din due diligence.